[ABI] Warum Kennzahlen?

Veröffentlicht am von Die-Archivarin-mit-Herz

Statistische Erhebungen in Form von Kennzahlen dienen dem Vergleich zu Vorjahren im eigenen Betrieb, wie auch dem generellen Vergleich mit anderen Betrieben. Dabei handelt es sich um Informationen, die in Zahlen ausgedrückt werden können. Rubriken von Kennzahlen orientieren sich einerseits am Unternehmen selbst (z.B. Unternehmensgröße, Personalstand) und andererseits an dem angebotenen Produkt oder der Dienstleistung (z.B. Umsatz, Gewinn). Sie unterstützen bei Entscheidungen, dem Steuern und Kontrollieren von Maßnahmen (z.B. im Bereich Marketing und Öffentlichkeitsarbeit) wie auch dem Erkennen von Trends (vgl. Gabler Wirtschaftslexikon: Kennzahlen).

Mathematisch betrachtet handelt es sich um „Absolutzahlen wie Einzelzahlen (z.B. Absatz Produkt X), Summen (z.B. Gesamtumsatz), Differenzen (z.B. Gewinn) und  Mittelwerte (z.B. durchschnittlicher Tagesumsatz)“ (Gabler Wirtschaftslexikon: Kennzahlen).  

Kennzahlen für Archive und Bibliotheken:

Mit Hilfe von Kennzahlen lassen sich die erbrachten Leistungen eines Archivs oder einer Bibliothek messen und dokumentieren. Diese statistischen Aufzeichnungen können die Basis bilden für das Augmentieren und Begründen mit den jeweiligen Trägern, z.B. wenn mehr Budget oder mehr Personal benötigt wird, um die eigene Leistung aufrecht zu erhalten bzw. zu verbessern. Zudem können so (Sammlungs-)Schwerpunkte erkannt, definiert und ausgebaut werden, und Nutzungstrends festgestellt werden, um dahingehende Maßnahmen zu planen (vgl. Büchereiverband Österreichs, o.J.).

Fiktive Annahme als Beispiel: Aufgrund von COVID-bedingten Maßnahmen der Regierung in den letzten beiden Jahren, wie etwa Lockdowns und die teilweise Schließung von Bibliotheken und Archiven für die Öffentlichkeit, konnten geringere Nutzungszahlen vor Ort und eine Steigerung des Bedarfs an Online-Angeboten festgestellt werden. Um das Online-Angebot für das kommende Jahr auszubauen, z.B. mit Hilfe eines Updates der Website, Umstiegs der Bestandsverwaltungs-Software oder eines vermehrten Ankaufs elektronischer Medien, wird für das kommende Jahr hierfür mehr Budget benötigt.

Fiktive Annahme als Beispiel: Die Trägerinstitution fokussiert sich vermehrt auf digitale (Dienst-)Leistungen. Um dem gerecht zu werden, wird Budget z.B. für die Digitalisierung von analogen Beständen benötigt. Darunter fallen u.a. Geldmittel für die Anschaffung von geeigneten Scann-Geräten, Budget für die Einrichtung oder den Ausbau einer Online-Datenbank sowie das für die Umsetzung benötigte Personal.

Beispiel: Kulturstatistik des BMKÖS

Archivstatistik in Österreich

Als Teil der Kulturstatistik des Bundesministeriums für Kunst, Kultur, öffentlicher Dienst und Sport (BMKÖS), wird basierend auf dem vom Österreichischen Staatsarchiv geführten Archivregister in zeitlich versetzten Abständen, die Archivstatistik erhoben. Mit zeitlich versetzt ist gemeint, dass im Jahr 2021 die zu erhebenden Kennzahlen für das Berichtsjahr 2019 angefragt wurden.

Dabei wurden Rubriken abgefragt, wie z.B.:

  • Institutionsfläche in m²,
  • Anzahl der Leseplätze,
  • Bestandsumfang in Laufmeter,
  • Anzahl der benützten Archivalien,
  • Anzahl der persönlichen Benützer*innen (Inland und Ausland)
  • Anzahl der gestellten Anfragen (schriftlich und telefonisch)
  • Archivpersonal in Vollzeitäquivalenten (darunter fachlich ausgebildete Archivar*innen)
  • Ausgaben in EUR 1.000.- (darunter Personalausgaben)
  • Öffentlichkeitsarbeit in Form von Ausstellungen und Publikationen

Die Ergebnisse der Archivstatistik der letzten Jahre können öffentlich eingesehen werden.

Öffentliche und wissenschaftliche Bibliotheken, Spezialbibliotheken:

Im Zuge der Kulturstatistik werden natürlich auch österreichische Bibliotheken berücksichtigt. Neben Erhebungen zur Nutzung der Bibliotheken (registrierte Benützer:innen, Entlehnungen/Benützungsfälle), werden hierbei besonders die unterschiedlichen Bestandsgruppen (z.B. Printmedien, AV-Medien, digitale Bestände) und laufende Neuzugänge unter die Lupe genommen. Zusätzlich wird ein besonderes Augenmerk auf das Bibliothekspersonal gelegt, darunter das Anstellungsverhältnis (hauptberuflich, nebenberuflich, ehrenamtlich) sowie der Einstufungsgrad (höherer Bibliotheksdienst, gehobener Bibliotheksdienst).

Die Ergebnisse der Kulturstatistik für Bibliotheken können im Detail öffentlich eingesehen werden.

Die gesamte Kulturstatistik 2019 kann als PDF heruntergeladen werden.

Beispiel: Jahresmeldung des BVÖ

Der Büchereiverband Österreichs (BVÖ) ruft jährlich zur Jahresmeldung und zum Befüllen einer standardisierten Kennzahlentabelle auf. Dabei werden vier große Rubriken berücksichtigt, nämlich Ressourcen (z.B. Fläche, Personal, Ausgaben), Angebote (z.B. Medien, Öffnungsstunden, Öffentlichkeitsarbeit), Nutzer*innen (z.B. Besuche vor Ort und virtuell) und Nutzung (z.B. Entlehnungen, Absenzquoten, Effizienz von Teilbeständen).

Die Ergebnisse der Kennzahlentabellen aus dem Vorjahr können öffentlich eingesehen werden.

„Die Daten werden von den Servicestellen für die Statistik öffentlicher Bibliotheken in Österreich (Österreichische Büchereistatistik) und für Entwicklungspläne herangezogen und bilden die Grundlage der Subventionsvergabe.“ (Büchereiverband Österreichs, o.J.)

Als Unterstützung hat der BVÖ hierfür eine Broschüre herausgebracht, die den Nutzen und die Arbeit mit Kennzahlen erläutert, darunter auch Hilfestellungen und Formeln für die Errechnung:

Büchereiverband Österreichs (2015): Was kann meine Bibliothek? Kennzahlen in der Praxis. https://www.bvoe.at/sites/default/files/attachments/kennzahlenbroschuere.pdf

Quellen:

Beitragsbild: https://pixabay.com/images/id-3938447/