[ABI] Know Your Stuff! FAQs bei der LAP

Im Zuge der Lehrabschlussprüfung zum/zur Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistenten/in, kann es vorkommen (muss aber nicht), dass Du generell zu deinem Lehrberuf, zu deinem eigenen Betrieb bzw. auch zu verwandten Institutionen befragt wirst. Deshalb haben wir hier versucht, eine umfangreiche Liste an Fragen zusammenzustellen, die Dir bei der Vorbereitung helfen kann.

Vorschläge für Ergänzungen können gerne über unser Kontaktformular zugeschickt werden.
Diese Liste kann laufend bearbeitet und abgeändert werden.

  • Was sind die allgemeinen Rechte und Pflichten von Lehrlingen?
  • Was definiert meinen Lehrberuf? Welche Aufgaben und Tätigkeiten fallen darunter?
  • Was sind potenzielle Ausbildungsbetriebe bzw. Arbeitgeber?
  • Wo arbeite ich und was sind meine Aufgaben?
  • Gibt es einen Bereich, der mich besonders interessiert?
  • Ist das eine öffentliche/private Einrichtung?
  • Wem ist meine Institution zugehörig? (z.B. Ministerium, Universität, Gemeinde, …)
  • Welche Aufgaben hat meine Institution generell?
  • Welche unterschiedlichen Arbeitsbereiche gibt es bei uns?
  • Welche Aufgaben hat meine Abteilung/Organisationseinheit?
  • Welche kaufmännische Tätigkeiten werden an meiner Institution/Arbeitsplatz durchgeführt und in welchem Zusammenhang?
  • Welche Arten von Medien befinden sich bei uns?
  • Sammeln wir alles Mögliche oder nur etwas Bestimmtes?
  • Wie kommen diese Medien zu uns?
  • Welchen Prozess durchlaufen Medien, bis sie verfügbar sind?
  • Wer entscheidet, was genau wir erwerben?
  • Nach welchen Kriterien wird entschieden, was erworben wird?
  • Wie sind unsere Bestände geordnet?
  • Welche Aufstellungsarten kenne ich und was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile?
  • Gibt es besondere Bestände bei uns? Wenn ja, welche?
  • Womit verwalten wir unsere Bestände? Haben wir eine Datenbank bzw. ein Verwaltungssystem? Wenn ja, welches?
  • Kann ich einzelne Medien zu Bestandsgruppen zuordnen?
  • Welche Informationen stehen auf unserer Website?
  • Welche Informationen stehen auf unserem Folder/Broschüre?
  • Haben wir Social Media-Kanäle? Wenn ja, was wird dort veröffentlicht?
  • Richten wir Veranstaltungen aus? Wenn ja, welche?
  • Gibt es Gesetze bzw. Regeln, die ich befolgen muss? Wenn ja, welche zum Beispiel?
  • Dürfen Benützer/innen unsere Bestände benutzen? Wenn ja, was müssen sie tun, damit sie das dürfen?
  • Gibt es Regeln, an die sich unsere Benützer/innen halten müssen? Wenn ja, welche zum Beispiel und wo stehen diese Regeln?
  • Was dürfen Benützer/innen nicht tun?
  • Was tue ich, wenn sich Benützer/innen nicht an Regeln halten?
  • Dürfen sich Benützer/innen etwas ausborgen? Wenn ja, wie?
  • Sind das ganz bestimmte Menschen, die zu uns kommen?
  • Habe ich mit Benützer/innen zu tun? Wenn ja, wann?
  • Welche Rolle spielt Sicherheit an meinem Arbeitsplatz?
  • Was ist bei Gebäudesicherheit und Brandschutz zu beachten?
  • Was bedeutet Mediensicherung?
  • Was bedeutet Datensicherung?
  • Gibt es besondere klimatische Vorgaben an meiner Institution?
  • Gibt es Maßnahmen zur Schadensprävention?
  • Habe ich in einer verwandten Institution einmal ein Praktikum gemacht? Wenn ja, was habe ich dort kennengelernt und was durfte ich dort tun?
  • Welche Arten von Medien befinden sich dort?
  • Wie sind die Medien dort geordnet?  
  • Welche Arten von Bestandskatalogen kenne ich?
  • Kann ich jeweils mindestens ein Beispiel für ABID-Institutionen (Archiv, Bibliothek, Informationseinrichtung, Dokumentationsstelle) geben?
  • Was tun Archivar/innen bzw. Bibliothekar/innen? Wie sieht das Berufsbild aus und welche Tätigkeiten üben sie jeweils aus?
  • Wie kann ich Archivar/in bzw. Bibliothekar/in werden? Welche Ausbildungswege sind mir bekannt?
  • Wie bzw. wo kann ich mich weiterbilden?
  • Welche Vereine bzw. Interessenvertretung zu meinem Beruf kenne ich und was sind ihre Aufgaben?
  • Was ist der Unterschied zwischen Archivar/innen und Bibliothekar/innen?
  • Was ist der Unterschied zwischen einem Archiv und einer Bibliothek?
  • Was ist der Unterschied zwischen einer öffentlichen und einer wissenschaftlichen Bibliothek?
  • Kann ich einen groben Überblick über die Geschichte des Bibliothekswesens geben?
  • Kann ich einen groben Überblick über die Geschichte des Archivwesens geben?
  • Was ist der Unterschied zwischen einem Verlag und einer Buchhandlung?
  • Welche Arbeitsbereiche bzw. Aufgaben kommen in einem Verlag vor?
  • Welche unterschiedliche Verlagsarten gibt es?
  • Welche Arbeitsbereiche bzw. Aufgaben kommen in einer Buchhandlung vor?
  • Welche Arten des Buchhandels gibt es?
  • Welche Buchmessen kenne ich und wozu dienen sie?
  • Was ist das Buchpreisbindungsgesetz?
  • Was ist ein Bibliotheksrabatt?
  • Kann ich einen groben Überblick über die Geschichte des Buchhandels bzw. Verlagswesens geben?
  • Kann ich einen groben Überblick über die Geschichte des Buches bzw. Buchdrucks geben?
  • Kann ich einen groben Überblick über die Entwicklung der Schrift geben?
  • Welche literarische Gattungen und Genres kenne ich?
  • Kann ich jeweils ein Beispiel für ein Genre nennen bzw. ein Werk zuordnen?
  • Kann ich einen Überblick über literarische Epochen (Literaturgeschichte) geben?
  • Kann ich jeweils ein Beispiel für eine Epoche geben bzw. ein Werk zuordnen?
  • Was ist das?  
    Absenzquote, Achsabstand, Adjustierung, Akzession, anonymes Werk, Antiquariat, Anthologie, Aussonderung, AV-Medien, Barrierefreiheit, Benützungsordnung, Bibliografie, Bibliothek, Buchbindearbeit, Buchdruck, Buchnummer, Bücherei, BVÖ, Carrel, CD, Cutter-Sanborn-Notation, Datenbank, Deskriptoren, Dewey-Dezimalklassifikation, Document Delivery-Dienste, Dublette, DVD, eBook, eJournal, Entlehnungshäufigkeit, EZB, Fernleihe, Formalerschließung, Fraktur, Graue Literatur, Handapparat, Hörbuch, IFLA, ISBD, ISBN, ISSN, Katalog, Katalogisierung, Karteikarte, KVK, mehrbändiges Werk, Langzeitarchivierung, Laufmeter, Leitsystem, Makulierung, Metadaten, Mikroformen, Monographie, Nationalbibliothek, NBM, numerus currens, OBVSG, ÖFLO, OPAC, ÖZZDB, Periodika, Pflichtexemplar, Präsenzbestand, Preußische Instruktionen, Sacherschließung, Sammelband, Schlagwort, SFX, Signatur, Stichwort, Synonym, Systematik, Teaching Library, Thesaurus, Restaurierung, RAK, Regelwerk, RDA, RFID, RVK, Verbundkatalog, VLB, Vormerkung, VÖB, Vorakzession, Zeitschrift, Zeitung, Zettelkatalog, ZVAB, etc.
  • Was ist das?
    Akt, Akzession, Aktenzahl, Archiv, Archivarten, Archivgut, archivieren, Archivregister, Archivwürdigkeit, Autograph, Beschreibstoffe, Bestandspflege, Bundesarchivgesetz, Citizen Science, Crowdsourcing, Denkmalschutzgesetz, Dossierprinzip, DSGVO, ELAK, Faksimile, Faszikel, Findbehelf, Foliierung, Heraldik, ISAD(G), Klimavorgaben, Kompaktusanlage, Konvolut, Konzept, Kurrent, Matrikelblätter, Nachlass, OCR, ÖGDI, Open Access, Paginierung, Pertinenzprinzip,  Provenienzprinzip,  Provenienzstelle, Records Management, Registratur, Registraturprinzip, Reinschrift, reprografische Verfahren, Retrokonversion, Schadensprävention, Sammlungsschwerpunkt, Schutzfrist, Sicherungsverfilmung, Siegelkunde, Skartierung, Staatsarchiv, Tektonik, Thermohygrometer, Urheberrecht, Urkunde, VÖA
  • Was ist das?
    Angebot, Adressat, Ausgangsrechnung, Bestellung, Eingangsrechnung, Fakturierung, Kalkulation, Kassabericht, Kennzahlen, Kostenvoranschlag (verbindlich, unverbindlich), Lieferbedingungen, Lieferüberprüfung, Lieferungsverzug, Listenpreis, Münzliste, Zahlungsfrist, Mahnung, Mehrwertsteuer, Rabatt, Rechnung, Sammelmahnung, Skonto, Tageslosung, Verkaufspreis, Verzugszinsen

[ABI] Sammeln: Bestandsaufbau in Archiven und Bibliotheken

Der Bestandsaufbau bzw. das strukturierte Sammeln zählt zu den Grundaufgaben einer Informationseinrichtung und ist Teil des Bestandsmanagements. Hier gilt es den eigenen Bestand zu ergänzen, auszuweiten und zu vervollständigen.

Hilfreich dabei ist es, wenn die Institution einen Sammlungsschwerpunkt definiert hat, denn niemand kann alles sammeln. Was gesammelt wird und inwiefern, kann z.B. vom jeweiligen Träger (Bund, Land, Unternehmen) oder dem Zweck der Institution abhängen, sowie der Erwartungshaltung der jeweiligen Benützer_innen.

Auszug aus dem Leitbild der ÖNB:
„[…] erhält die Österreichische Nationalbibliothek […] Belegexemplare von allen in Österreich erschienenen Publikationen […] sowie […] alle an österreichischen Universitäten approbierten Dissertationen. […] ist weiters berechtigt, […] Webpublikationen mit Österreichbezug zu sammeln […]. Darüber hinaus […] im Ausland publizierte österreichspezifische Literatur […].“
Quelle: https://www.onb.ac.at/ueber-uns/leitbild, abgerufen 07.08.2019

Die Medienauswahl wird zusätzlich durch folgende Kriterien beeinflusst: Qualität, Aktualität, zukünftiger Wert, der vorhandene Platz und das verfügbare Budget.

Im Wesentlichen gilt bei der Sichtung und Bewertung von Neuerwerbungen: Je besser man seine Bestände kennt – also das bereits Vorhandene, desto leichter fällt die Entscheidungsfindung beim Erwerb von Neuem. Mehrfachexemplare sowie Ersatzbeschaffungen werden in Sonderfällen erworben.

Manche Bestände wachsen organisch, z.B. durch Zusendung von Belegexemplaren oder durch Abgabe von (Verwaltungs-)Akten der Registratur nach deren Aufbewahrungsfristen an das Archiv (=Akzession). Im Archivwesen gibt es bezüglich der Akzession von Aktenbeständen im Idealfall einen Ablageplan, welcher die systematische Ordnung und Schriftgutverwaltung (records management) festhält.

Überblick über unterschiedliche Erwerbsarten:

#Kauf: Im Zuge der Beschaffung von Medien, kommt es zu einem Kaufvertrag zwischen Bibliotheken und Buchhandlungen/ Verlagen/ Antiquariaten/ Auktionshäusern/ Privatpersonen. Eine Sonderform des Kaufes ist z.B. die Lizenzierung von elektronischen Medien. Oft kommt es bei besonders teuren Informations- und Wissensdatenbanken und elektronischen Zeitschriften auch zu einer kooperativen Erwerbung durch mehrere Bibliotheken (= Konsortium).

#Tausch: Der sogenannte Schriftentausch findet meist zwischen institutsähnlichen Bibliotheken und ähnlichen Einrichtungen statt, auch länderübergreifend. Getauscht werden oft Publikationen, die nicht oder nicht mehr im regulären Buchhandel zu beschaffen sind (antiquarische und Graue Literatur). Die Doubletten der einen Institution füllen die Bestandslücken der anderen.

#Schenkung: Es kann vorkommen, dass Bibliotheken, Archive und weitere Informationseinrichtungen Schenkungen z.B. von Privatpersonen, Firmen oder Verlagen erhalten. Das Aufsetzen eines Schenkungsvertrages ist ab einer gewissen Summe mittlerweile aufgrund einer gesetzlichen Regelung verpflichtend (Finanzamt). Wichtig hierbei ist, dass Schenkungen auch abgelehnt werden können.

#Pflichtstück: Die österr. Gesetzgebung, darunter Mediengesetz, Universitätsgesetzt und Archivgesetz, stellt so sicher, dass Literatur in Form von Belegexemplarenfür die Nachwelt aufbewahrt wird und der Forschung zu Verfügung steht.

#Nachlass: Das Testament bzw. der letzte Wille einer Person kann beinhalten, dass gewisse Beständer an eine öffentliche Informationseinrichtung zu übergeben sind. Dies geschieht z.B. bei Nachlässen von Wissenschaftler_innen, Künstler_innen oder berühmten Persönlichkeiten. Geschieht die Übergabe noch zu Lebzeiten der Person, spricht man hier von einem Vorlass. Im Gegensatz zur Schenkung, kann ein Nachlass bzw. Vorlass nicht abgelehnt werden.

Zusammenfassung:
Der Bestandsaufbau/ die Erwerbung/ das Sammeln gehört zu den Grundaufgaben einer Informationseinrichtung. Zu beachten ist hierbei der Sammlungsschwerpunkt, das vorhandene Budget, der verfügbare Platz sowie die Erwartungen der Benützer_innen. Der Erwerb von Mehrfachexemplaren ist zu vermeiden, außer er wird gefordert. Die unterschiedlichen Erwerbsarten sind Kauf, Tausch, Schenkung, Pflichtexemplar und Nachlass.

Weiterführende Literatur und Informationsquellen:
– Lernunterlagen aus der Berufsschule sowie Berufspraktika
– Böttger, Klaus-Peter. Basiskenntnis Bibliothek, 2011 (5. Aufl.), S. 97-128
– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 125-163
– Reimann, Norbert (Hg.). Praktische Archivkunde, 2014 (3. Aufl.), S. 115f und S. 143-167

[ABI] Bewahren: Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken

Die fachgerechte Bestandsaufbewahrung zählt zu den vier Grundaufgaben von Informationseinrichtungen. Damit einhergehend auch die Bestandspräsentation, -pflege und -erhaltung.

Prinzipiell gilt es die eigenen Bestände vor physikalischen, biologischen und chemischen Einwirkungen zu schützen. Der Schutz des Originals ist besonders relevant für Unikate.

Exkurs: Bestandsordnung – der kleine Unterschied

Noch bevor es um die physische Aufbewahrung geht, ist es relevant zu wissen, ob es sich um eine Freihandaufstellung (für BenützerInnen frei zugänglich) oder Magazinaufstellung (für BenützerInnen nicht zugänglich) handelt und ob es sich um Präsenzbestände (nicht ausleihbar) oder Ausleihbestände (ausleihbar) handelt. Mischformen unter diesen vier Arten sind jedenfalls möglich und machen einen Unterschied, wie die Bestände letztendlich geordnet oder verstandortet werden.

Arten der Bestandsordnung sind systematisch nach Wissensgebieten, mechanisch nach numerus currens (fortlaufender Nummer), Ordnung in Sachgruppen. Innerhalb dieser Ordnungen vielleicht alphabetisch nach den erstgenannten VerfasserInnen oder chronologisch nach dem Erscheinungsjahr oder sogar nach dem Größenformat (Oktav, Quart, Folio). Zusätzlich kommen noch unterschiedliche Medienarten (Bücher, AV-Medien, etc.), Publikationsformen (Zeitschriften) oder auch Sonderbestände wie Nachlässe hinzu.
In der Praxis sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt.

Im Folgenden wird von einem Idealzustand ausgegangen und dementsprechende Beispiele oder Ideen aufgezählt.

Was sind geeignete Räume?
Ein barrierefreier Freihandbereich mit einem nachvollziehbaren Leitsystem, das BenützerInnen durch die geordneten Bestände führt.
Ein separat abgetrenntes Magazin mit Kompaktusregalen, zu dem nur MitarbeiterInnen Zutritt haben – bevorzugt ohne Tageslichtquelle, ohne Wasserzufuhr oder Brandquellen. Schmutz- und Staubfreiheit wären ebenfalls wünschenswert.

Was ist ein geeignetes Klima?
Je nach Material gibt es hier unterschiedliche Richtwerte für Temperatur und Luftfeuchtigkeit. Bei z.B. Büchern und weiteren Papiermedien geht man im Magazin von einer Temperatur von 15-18°C aus und einer relativen Luftfeuchtigkeit von ca. 40-50% , langfristig betrachtet mit geringen Schwankungen. Zum Messen von Temperatur und Luftfeuchtigkeit verwendet man üblicher Weise ein sogenanntes Hygrometer. Die Luftqualität ist manchmal auch wichtig, denn schlechte Sauerstoffwerte können gut für Bücher sein, aber dafür schlecht für Menschen. Hier geht es um eine Balance zwischen der Verhinderung von Schimmelbildung (bei zu hoher Luftfeuchtigkeit) und dem Brüchig werden von Papier (bei zu niedriger Luftfeuchtigkeit).

Was ist eine fachgerechte Lagerung?
Bücher: Bücherregale aus Stahl oder Holz, welche nicht höher als 2 – 2,25 m sind mit max. 6 Regalbrettern. Die Bücher sollten aufrecht und weder zu eng noch zu locker stehen. Bei Bedarf sind Buchstützen zu verwenden. Sehr kleine Oktav– oder große Folio-Formate könnten auch liegend gelagert werden, z.B. auch in entsprechenden Archivboxen.

Bestandsrevision?
Es lohnt sich, die eigenen Bestände regelmäßig auf Vollständigkeit und Standort zu überprüfen. Die vorhandenen Medien werden mit Hilfe des Standortkatalogs/Datenbank abgeglichen. Ausgeliehene Medien sollten hier berücksichtigt werden und vermisste Medien sollten einen Vermerk im System erhalten.

Restaurierung?
Sofern keine hauseigene Restaurierwerkstätte vorhanden ist, lohnt es sich besonders wertvolle Einzelstücke restaurieren bzw. konservieren zu lassen. Jede Gattung (Papier, Gemälde, Holz- und Metallobjekte, Möbel) hat ihre eigenen SpezialistInnen. Bei Schadensfällen (Wasser, Schimmel, Brand, mechanische Schäden) empfiehlt es sich auf jeden Fall ExpertInnen zu Rate zu ziehen.

Langzeitarchivierung?
Eine Form der Bestandserhaltung umfasst die Herstellung von Sekundärformen. Druckfähige Digitalisate werden als Bilddatei oder maschinenlesbare Texte mit Hilfe von OCR (optical character recognition) abgespeichert. Die Mikroverfilmung ist bei großen Literaturbeständen nach wie vor üblich, da die Lebensdauer von Mikroformen bei idealer Lagerung etwa 100+ Jahren entsprechen kann. In Sonderfällen können gedruckte Faksimile hergestellt werden, eine Kopie des Originals.

Zusammenfassung:
Das Bewahren bzw. Erhalten der eigenen Bestände zählt zu den alltäglichen Aufgaben in Informationseinrichtungen. Der Schutz vor physikalischen, biologischen und chemischen Einwirkungen steht hier im Vordergrund. Angefangen von geeigneten Räumlichkeiten, über Aufbewahrungsmöglichkeiten, Klimaregulierung, bis hin zur Restaurierung und Digitalisierung. Je nachdem wie ein Bestand grundsätzlich geordnet ist und benutzt wird, können sich diese Elemente unterscheiden.


Weiterführende Literatur und Informationsquellen:

– umfangreiche Link- und PDF-Sammlung der FH-Potsdam zum Thema Bestandserhaltung, abrufbar unter https://www.fh-potsdam.de/studieren/fachbereiche/studium-informationswissenschaften/fachbereich/landesfachstelle/archivberatung/bestandserhaltung/

E-Learning-Kurs zur Bestandserhaltung in Archiven von fünf Archiven aus Belgien, Deutschland, Luxemburg und den Niederlanden.
abrufbar unter https://www.bestandserhaltung.eu/

– Haberditzl Anna. Kleine Mühen große Wirkung: Maßnahmen der passiven Konservierung bei der Lagerung, Verpackung und Nutzung von Archiv- und Bibliotheksgut, in: Weber, Hartmut (Hg.): Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken, Stuttgart 1992.
abrufbar unter https://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/47093/weber_1992_haberditzl.pdf

– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 225-247

fast druckfrische Literaturempfehlung des VÖA:
– Engel, Patricia. Schriftgutverwaltung in Archiven und Bibliotheken, 2018
(Buchbesprechung in: scrinium, Band 73/2019)

[ABI] Erschließen: Das Erstellen von Bestandskatalogen

Dieser Beitrag betrachtet die Erschließung von Literatur etwas genauer.

Das Erschließen von Beständen zählt zu den Grundaufgaben von Informationseinrichtungen, wie Archiven und Bibliotheken, und ist die Voraussetzung für das Benutzen dieser Bestände.

Ein Bestandskatalog ist ein geordnetes Verzeichnis der vorhandenen Bestände und gleichzeitig das wichtigste Arbeitsinstrument, um zu Recherchieren bzw. um ungewollte Dubletten zu vermeiden (für die Vorakzession). Er dient ebenfalls der Bestandskontrolle und Revision.

Ein Online Public Access Catalogue (OPAC) ist besonders für die Handhabung durch Benützer aufbereitet und wie der Name schon verrät, online im Internet abrufbar. Hier sind interne Daten nicht einsehbar.

Ein Online-Katalog bildet die eigenen Bestände systematisch und strukturiert im Internet ab. Nicht jeder Bestandskatalog ist online und nicht jeder Online-Katalog ist gleichzeitig ein OPAC.


Unterschied zwischen Bibliothekskatalog – Bibliografie – Buchhandelsverzeichnis

Ein Bibliothekskatalog verzeichnet den kompletten Bestand einer Bibliothek und ist daher bestandsabhängig.

Eine Bibliografie verzeichnet Literatur zu bestimmten Themen, ohne wiederzugeben, wo es diese gibt und ist daher bestandsunabhängig.

Ein Buchhandelsverzeichnis verzeichnet die im Buchhandel verfügbaren Medien und wo man diese beziehen kann, z.B. Verzeichnis lieferbarer Bücher (VLB).


Formalerschließung/Katalogisierung:

Die Formalerschließung bezeichnet die Erfassung eines Objektes nach formalen Regeln. Bei der Titelaufnahme einzelner Werke, werden vorwiegend Daten erfasst, die sich belegen lassen: VerfasserIn, Titel, Erscheinungsvermerk (Verlag, Ort, Jahr), Kollationsvermerk (Umfang, Illustrationen), ISBN/ISSN.

Hier die gängigsten Regelwerke:
– RDA = Resource Description and Access (aktuell)

– RAK= Regelwerk für die alphabetische Katalogisierung
– RAK-WB= Regelwerk für wissenschaftliche Bibliotheken
– RAK-ÖB= Regelwerk für öffentliche Bibliotheken
– Preußische Instruktionen
Es gibt Sonderregeln für: Musikalien, Karten, unselbstständig erschienene Werke, Nicht-Buch-Materialien

Sacherschließung/Inhaltserschließung/Indexierung:

Die Sacherschließung erfolgt verbal oder klassifikatorisch.
Bei der verbalen Sacherschließung, der inhaltlichen Beschreibung, erfolgt eine
1. Inhaltsanalyse des vorliegenden Werks mit Hilfe von Abstracts und dem Verstehen des Dokumenteninhaltes, danach folgt die
2. Begriffsfindung und
3. Schlagwortbildung.
Abschließend werden die gefundenen Schlagwörter mit einem vorhandenen Thesaurus abgeglichen (4. terminologische Kontrolle).

Bei der klassifikatorischen Sacherschließung erfolgt aufgrund der Inhaltsanalyse eine hierarchische Einordnung in Klassen bzw. Haupt- und Untergruppen, oft zusätzlich mit einer Notation (Kennzahl).

Schlagwörter sind kurze Beschreibungen des Inhalts, auch Deskriptoren genannt. Sie werden entweder dem Werk entnommen (Extraktionsmethode) oder passend hinzugefügt (Additionsmethode). Diese Suchbegriffe haben auch den Zweck, ein Werk wiederzufinden. Deskriptoren sollten daher spezifisch (keine zu allgemeinen Begriffe) und eindeutig (Wörter können mehrere Bedeutungen haben) sein.

Stichwörter, also im Titel enthalte Wörter sind, eignen sich nicht immer für die Beschlagwortung, da der Titel manchmal nicht genau den Inhalt eines Werks wiedergibt.

Synonyme sind unterschiedliche Begriffe für die gleiche Sache. Das gebräuchlichere Wort laut Wörterbuch wird erst gereiht oder dient als Oberbegriff. Beispiel: Reifeprüfung/Matura/Abitur

Homonyme sind gleiche Wörter für verschiedene Begriffe. Beispiel: Bank (Sitzbank)/Bank (Geldinstitut)

Ein Kompositum (Mehrzahl Komposita) ist ein Wort, das sich aus mehreren Begriffen zusammensetzt. Beispiel: Nummernschildbedruckungsmaschine

Es gibt unterschiedliche Kategorien von Schlagwörtern:

P – Personenschlagwörter, Personennamendatei (Namen)
G – geographische Schlagwörter (Länder, Regionen)
S – Sachschlagwörter (allgem. Begriffe, Individualbegriffe)
Z – Zeitschlagwörter (Zeitraum, Zeitpunkt)
F – Formschlagwörter (Medienart, Erscheinungsweise)

RSWK = Regeln für den Schlagwortkatalog
GND = Gemeinsame Normdatei, die kooperativ von der Deutschen Nationalbibliothek und Bibliotheksverbünden erstellt wurde
– GKD = Gemeinsame Körperschaftsdatei
– PND = Personannamendatei
– SWD = Schlagwortnormdatei

VIAF = Virtual International Authority File
Ein gemeinsames Projekt der Library of Congress in Washington und der Deutschen Nationalbibliothek, bei dem die Personennamendateien Deutschands und der USA verknüpft werden sollen.

Katalogarten:

Alphabetischer Katalog: alphabetische Ordnung nach z.B. dem Nachnamen der/des VerfasserIn
Der alphabetische Katalog ist praktisch, wenn formale Merkmale der Suchkriterien bekannt sind, allerdings ist die Suche nach Schlagwörtern hier nicht möglich.

Schlagwortkatalog: alphabetische Ordnung nach Schlagworten (Sachkatalog)
Der Schlagwortkatalog ist einfach zu verwenden, ähnlich wie ein Lexikon, allerdings werden hier oft die sachlichen Zusammenhänge auseinander gerissen.

Systematischer Katalog / Sachkatalog: Ordnung nach Systematik, Klassifikation oder Notation
Vorteilhaft ist beim Sachkatalog, dass sachlich zusammenhängende Werke bei einander stehen, allerdings muss man als NutzerIn die Systematik vorher kennen.

Standortkatalog: Ordnung nach systematischem Standort, mechanisch oder alphabetisch
Der Standortkatalog ist besonders hilfreich für die Bestandsrevision und die allgemeine Signaturvergabe, allerdings ist er aus Sicht der Benutzerfreundlichkeit am ehesten sinnvoll bei einer mechanischen Aufstellung.

Teil- und Spezialkataloge: für Sonderbestände wie Nachlässe geeignet
Vorteilhaft bei einem Spezialkatalog ist, dass man bei der Suche noch mehr in die Tiefe eingrenzen kann. Wenn eine übergreifende Suche nicht das geforderte Ergebnis bietet, muss man wissen, dass das gesuchte Werk Teil eines Sonderbestandes ist.

Verbundkataloge / Gesamtkataloge / Zentralkataloge: umfassen meist Bestände mehrerer Bibliotheken (in einem Verbund)
Vorteil von Verbundkatalogen ist, dass eine Suchabfrage mehrere Bibliotheken abdeckt, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, etwas Passendes zu finden. Sie dienen als Hilfsmittel für die Fernleihe, allerdings kann es allgemein vorkommen, dass Titelaufnahmen gegebenenfalls uneinheitlich sind.

Exkurs: „alte“ Katalogformen

Bandkatalog / Inventarbuch: Katalog in Buchform
Bandkataloge bzw. Inventarbücher sind besonders für kleine und abgeschlossene Bestände geeignet. Der Nachteil in der Handhabung besteht hier, dass dieser meist handschriftlich entsteht und einen zentralen Standort benötigt sowie nur fortlaufend bearbeitet werden kann. Korrekturen im Nachhinein zu machen, kann mühsam sein.

CD-ROM-Katalog: nur um ihn zu erwähnen.

Mikro(fiche)-Katalog: um auch diesen zu erwähnen. Hier wurden Titelaufnahmen auf Mikroformen gespeichert, welche nur mit einem speziellen Lesegerät wiedergegeben werden können.

Zettelkatalog / Karteikartensystem: eine Titelaufnahme steht auf mindestens einer Karteikarte. Je nach Umfang kann formal, alphabetisch oder nach Schlagwörtern gesucht werden (v.a. in Verbindung mit damaligen Preußischen Instruktionen). Ein Zettelkatalog ist zwar beliebig erweiterbar, kann auf Dauer aber viel platz benötigen. Oft ist die Suche nur eindimensional möglich.

Beispiele für Verbundkataloge / Zentralkataloge:

Zusammenfassung:

Bestandskataloge verzeichnen nicht nur vorhandene Bestände in Informationseinrichtungen, sie sind ein essenzielles Arbeitsmittel für das Recherchieren und Wiederfinden einzelner Werke sowie für die Bestandskontrolle und Standortverwaltung. Die formale und sachliche Erschließung ist mit ganz bestimmten Regeln verbunden, um einheitliche Einträge zu gewährleisten. All dies erleichtert im Allgemeinen die Benützung und die Benutzerfreundlichkeit.

Weiterführende Literatur und teilw. Informationsquellen:
– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 164-221, 293-335
– Böttger, Klaus-Peter. Basiskenntnis Bibliothek, 2011 (5. Aufl.), S. 192-186

[ABI] Vermitteln: Das Zurverfügungstellen von Medien und Informationen

Die Bestandsvermittlung zählt zu den Grundaufgaben von Informationseinrichtungen wie Archiven und Bibliotheken. Darunter fallen z.B. die Bekanntmachung der eigenen Aufgaben und des Leistungs- und Bestandsangebotes. Die Öffentlichkeit soll wissen, was Archive und Bibliotheken tun und wozu sie dienen.

Ein angemessener Webauftritt ist diesbezüglich nicht mehr wegzudenken. Wer im Internet nicht (bei Suchmaschinen) aufscheint, den gibt es nicht. Angefangen von Online-Bestandskatalogen über die Veröffentlichung digitalisierter Bestände bis hin zu Ankündigungen von Veranstaltungen.

Die sogenannte interne Öffentlichkeitsarbeit, auch „inreach“ genannt, beschreibt die Positionierung innerhalb des eigenen Unternehmens, die Beantwortung von internen Anfragen sowie Führungen und Schulungen für Mitarbeiter*innen. Archive sind wesentliche Kompetenzzentren für die Geschichte des eigenen Hauses und sollten – wenn möglich – bei der eigenen Geschichtsschreibung aktiv involviert sein. Für Archive hieße das z.B. die Miteinbeziehung in die Einführung von Aktenplänen, Skartierordnungen und elektronische Verwaltungsprozesse.

Besonders öffentlich zugängliche Bibliotheken werden als Informationskompetenzzentren bezeichnet. Sie nehmen als Lern- und Wissensorte eine bedeutsame Rolle als Serviceeinrichtung für die Allgemeinbildung der Bevölkerung ein.

Überblick über unterschiedliche Vermittlungskonzepte:

#Entlehnung: Im Zuge der Entlehnung von Medien in Bibliotheken, kommt es zu einem Leihvertrag mit ihren Benützer*innen. Die ausgeliehenen Medien werden zeitlich begrenzt (z.B. 14 Tage) und kostenlos (im Gegensatz zu Benutzungs- und Mahngebühren) zum persönlichen (nur die Person, die es ausleiht) und ordentlichen Gebrauch (keine Zweckentfremdung) zur Verfügung gestellt.
Archive und Sammlungen überlassen Einzelstücke z.B. anlassbezogen für Ausstellungen in Museen. Die Dauerleihgabe ist eine Sonderform des Leihvertrages. Hier werden Leihnehmer*innen Objekte für einen unbestimmten oder langfristigen Zeitraum überlassen, um diese der Öffentlichkeit zu präsentieren.

#Ausstellungen: Museen und ähnliche Einrichtungen präsentieren der Öffentlichkeit regelmäßig Bestände zu bestimmten Themen oder Personen. Dies ist nicht nur wesentlich für den Bereich Erwachsenenbildung, sondern auch für Schulgruppen. Gegenstände und Dokumentationsmaterialien, die normalerweise nicht für Privatpersonen zugänglich sind, werden für einen bestimmten Zeitraum allen Interessierten zugänglich gemacht.

#Publikationen: Das Publizieren der eigenen Forschungsergebnisse ist eine weitere Form wie Informationen an die Öffentlichkeit gelangen. Sei es die eigene Hausgeschichte zu dokumentieren, einen Begleitkatalog für Ausstellungen zu gestalten oder das Ergebnis der eigenen Bestandsaufarbeitung zu veröffentlichen, die Möglichkeiten sind hier so variabel wie die einzelnen Themenfelder. Publikationen fördern Forschung und Kooperationen und sind ein essenzieller Output.

#Tag der offenen Tür: Ein Open House bietet die Möglichkeit, eine breitere Öffentlichkeit auf die Informationseinrichtung aufmerksam zu machen. Sinnvoll ist es hier auch an größeren PR-Veranstaltungen anzuknüpfen, z.B. „Lange Nacht der…“ oder Archiv-/Bibliothekartage. Ein Tag der offenen Tür bietet sich an für Spezialführungen hinter die Kulissen oder auch kleine Ausstellungen zu Sonderstücken. Ein (Bücher-)Flohmarkt bietet sich hier ebenfalls an.

#Werbemittel bzw. Merchandising: Flyer und Broschüren zählen nach wie vor zu den beliebtesten physischen Werbemitteln der Branche. Diese sollten die wichtigsten Informationen auf einen Blick abbilden: Sammlungsschwerpunkte, Benutzungsbedigungen, Öffnungszeiten, Errechbarkeit, Kontaktinformationen.
Zu Merchandiseartikeln können zählen: Stifte, Lesezeichen, Grußkarten, Tassen, Taschen, etc. Alles was Besucher*innen gerne sammeln und mit nach Hause nehmen würden.

#Online-Datenbanken/Online-Kataloge/Digitalisate: Der Ausbau elektronischer bzw. online verfügbarer Medien wird heutzutage vielerorts von den Benützer*innen vorausgesetzt. Bis es einmal so weit ist, sind oft zahlreiche Arbeitsschritte und Ressourcen notwendig.

#Sponsoring: Maßnahmen wie „Adopt a …“ oder Crowdfunding sind in den letzten Jahrzehnten immer notwendiger geworden, da eine staatliche Unterstützung für kleinere Einrichtungen oft äußerst schwierig ist. Besonders in musealen Institutionen ist dies ein beliebter Weg geworden, Fördergelder zu erhalten. Restaurierkosten oder Buchbindearbeiten sehr kostspielig und es gibt zum Glück zahlreiche Sammler*innen oder Liebhaber*innen besonderer Stücke, die bei der Bestandserhaltung gerne finanziell unterstützen.

#Crowdsourcing/Citizen Science: Bei Croudsourcing versucht man v.a. Wissens-Ressourcen von außerhalb zu nutzen. Die sogenannte „Schwarmintelligenz“ der Bevölkerung zu nutzen, ist in Österreich noch nicht weit verbreitet. Vereinzelt nutzen Museen oder Archive Crowdsourcing z.B. für Fehlerbereinigung, Bestandsaufarbeitungen oder Transkriptionsprojekte. Als Vorreiter können hier das Technische Museum Wien und das Naturhistorische Museum Wien genannt werden, wo Bürger*innen ihr Wissen zu bestimmten Objekten für die Bestandsaufarbeitung einbringen können. Beliebt sind u.a. auch Pensionist*innen, welche bei der Transkription von von Kurrentschrift oder Stenografie behilflich sind.

#Teaching Library: Hiemit sind Kurse von Bibliotheksmitarbeiter*innen zur Steigerung der Informationskompetenz gemeint. Angefangen von Führungen durch die Bibliothek, Einführung in eine effiziente Literaturrecherche über den Umgang mit Datenbanken bis hin zum korrekten Zitieren. Teilweise gibt es Angebote zu den Themen Medienkompetenz und Medienkritik. Es ist hier auch möglich, dass vor allem an Hochschulbibliotheken solche Kurse als Teil des Curriculums gesehen werden.

Weiterführende Literatur und teilw. Informationsquellen:
– Deutscher Bibliotheksverband e.V. (o.J.). Teaching Library [Online Ressource], abgerufen am 16.04.2020 von https://bibliotheksportal.de/ressourcen/bildung/teaching-library/
– Hütte, Mario (2006). Zur Vermittlung von Informationskompetenz an Hochschulbibliotheken – Entwicklung, Status quo und Perspektiven [Online-Ressource], abgerufen am 21.2.2020 von http://www.forschungsnetzwerk.at/downloadpub/huette2006_bibliotheken_137_167.pdf
– Isler, Eveline (2019). Crowdsourcing – Vielfältige Erfahrungen [Online-Ressource], abgerufen am 21.2.2020 von https://vsa-aas.ch/crowdsourcing-vielfaeltige-erfahrungen/
– Naturhistorisches Museum Wien (o.J). Mitmachen! Citizen Science im NHM Wien [Online-Ressource], abgerufen am 16.04.2020 von https://www.nhm-wien.ac.at/forschung/mitmachen

[ABI] Bestandsordnung: der kleine Unterschied

Noch bevor es um die physische Aufbewahrung geht, ist es relevant zu wissen, ob es sich um eine Freihandaufstellung (für BenützerInnen frei zugänglich) oder Magazinaufstellung (für BenützerInnen nicht zugänglich) handelt und ob es sich um Präsenzbestände (nicht ausleihbar) oder Ausleihbestände (ausleihbar) handelt. Mischformen unter diesen vier Arten sind jedenfalls möglich und machen einen Unterschied, wie die Bestände letztendlich geordnet oder verstandortet werden.

Freihandaufstellung:
Bei der Freihandaufstellung ist zwar der Zugang zu den Beständen für BenützerInnen frei, jedoch benötigt man mehr Platz aufgrund breiterer Regalabstände und sie bedeutet einen erhöhten Aufwand für das Aufsichtspersonal und die eigentliche Bestandspflege. Die Gefahr der Beschädigung/Abnützung sowie der Verreihung ist ebenfalls höher. Außerdem ist ein Diebstahlschutz für Freihandbestände von Vorteil.

Magazinaufstellung:
Der größte Vorteil ist der vergleichsweise geringere Raumbedarf, auch wenn die Bestände in der Magazinaufstellung für gewöhnlich nicht frei für BenützerInnen zugänglich ist. Der Aufwand bei der Bestandspflege scheint unmittelbar geringer, ebenso wie die Bestandsabnützung und Diebstahlgefahr.

Ausleihbestände:
Beispiele hierfür können sein: aktuelle Literatur (Belletristik, Lehrbücher, Gesamtdarstellungen, Studienliteratur), Mehrfachexemplare.
Der Vorteil liegt hier eindeutig in der Benutzerfreundlichkeit, da man Medien innerhalb einer bestimmten Leihdauer mit nach Hause nehmen darf, um sie in Ruhe durchzugehen.
Nachteilhaft kann für BenützerInnen sein, dass man ein ausgeliehenes Medium erst benutzen kann, wenn dieses wieder retouniert wurde. Für Informationseinrichtungen bedeutet das, dass diese einen Ausleihbetrieb mit allen Funktionalitäten einrichten müssen. In der Regel können sich Medien in diesem Fall auch schneller abnützen als Präsenzbestände.

Präsenzbestände:
Beispiele hierfür können sein: besonders alte, wertvolle und seltene Bestände (Inkunabeln, Graue Literatur), Unikate (Autographen), Nachschlagewerke, besondere Sammlungen, Handapparate.
Der Vorteil liegt hier eindeutig darin, dass die Medien sich immer vor Ort befinden und benutzbar sind. Die Wartezeit Werke einzusehen ist je nach Öffnungszeiten kürzer und mehrere Personen können in kurzer Zeit darauf zugreifen, da im Normalfall kein Medium durch andere Benutzer blockiert wird. Meist lässt sich z.B. gesuchte Fachliteratur zu einem bestimmten Gebiet innerhalb einer Spezialbibliothek finden, dadurch spart man als Benützer auch Zeit.
Nachteilhaft können eingeschränkte Öffnungszeiten sein bzw. begrenzte Sitzplätze für BenützerInnen.

Sowohl  Präsenz- als auch Ausleihbestände können jeweils in Freihand- oder in Magazinaufstellung vorkommen. Es gibt also vier Möglichkeiten:

  1. Freihand-Präsenzbestände (z.B. WBs Lesesäle)
  2. Freihand-Ausleihbestände (z.B. in ÖBs)
  3. Magazin-Präsenzbestände (z.B. ältere Werke in WBs)
  4. Magazin-Ausleihbestände (z.B. aktuelle Werke in WBs)

Arten der Bestandsordnung sind systematisch nach Wissensgebieten, mechanisch nach numerus currens (fortlaufender Nummer), Ordnung in Sachgruppen. Innerhalb dieser Ordnungen vielleicht alphabetisch nach den erstgenannten VerfasserInnen oder chronologisch nach dem Erscheinungsjahr oder sogar nach dem Größenformat (Oktav, Quart, Folio). Zusätzlich kommen noch unterschiedliche Medienarten (Bücher, AV-Medien, etc.), Publikationsformen (Zeitschriften) oder auch Sonderbestände wie Nachlässe hinzu.
In der Praxis sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt.

Ordnung nach Systematik:
Hierbei befinden sich Medien zu einem Thema meist nahe bei einander und oft kann man – wenn man sich bei den Regalen gut zurechtfindet – auch ohne Katalog zum Gesuchten finden, allerdings erfordert diese Bestandsordnung eher viel Platz, da man genügend Reserven für Neuzugänge einplanen sollte. Veränderungen in der Systematik können ebenfalls zu Änderungen in der Signatur führen sowie zu Umstellungen in den Regalen.

Ordnung nach Mechanik (numerus currens):
Bestände werden hier nach fortlaufender Nummer aufgestellt und der vorhandene Raum möglichst gut genutzt. Man vermeidet hier auch mühsames Nachrücken oder Umstellen. Nachteilhaft bei der Suche ist, dass mann die Signatur und den Standort genau kennen muss. Beispiel: Gruppenaufstellung und innerhalb mechanisch.

Ordnung nach Sachgruppen:
Bestände werden hier in Themengebiete gegliedert und innerhalb dieser z.B. alphabetisch, mechanisch oder einer Kombination beider Aufstellungsarten geordnet. Sämtliche Vor- und Nachteile beider Ordnungsarten treffen auch hier zu.

Ordnung nach Alphabet:
Bei der klassisch alphabetischen Aufstellung lassen sich gesuchte Werke meist rasch finden, wobei man sich im Fall von Mehrfachexemplaren ohnehin eine Lösung für die Signatur einfallen lassen muss (meist n.c.). Auch hier kann es zu häufigem Nachrücken kommen, da manche Buchstaben mehr Neuzugänge haben und rascher wachsen als andere. Beispiel: Zeitschriften und Romane (Belletristik).

Ordnung nach Chronologie:
Bestände werden hier nach dem Erscheinungsjahr geordnet. Nachteilhaft kann sein, dass altere Neuzugänge häufigeres Nachrücken verursachen. Wenn das Erscheinungsjahr nicht bekannt ist, stehen unterschiedlich alte Werke nebeneinander, was eine Unterscheidung in alt/wertvoll und neu/beständig erschweren kann. Beispiel: Unterordnung bei Zeitschriftenjahrgängen.

Ordnung nach Format:
Hier erfolgt die Aufstellung nach Größe bzw. Bogenformat.
unter 10 cm: Angabe in cm
Sedez (16°) ca. 10-18 cm Höhe
Oktav (8°) ca. 18-25 cm Höhe
Quart (4°) ca. 25-35 cm Höhe
Folio (2°) über 35 cm Höhe

Medienbearbeitung – zwischen Katalogisierung und Bereitstellung

Die Medienbearbeitung, auch Adjustierung genannt, beinhaltet das hinzufügen des Eigentumsvermerks (z.B. Stempel), Bindearbeiten, die Beschilderung und das Anbringen des Diebstahlschutzes.

Zusammenfassung:
Je nach Art der Informationseinrichtung und je nach Art der Bestände, kann die Ordnung und Aufstellung von Medien variieren. Ob Freihand- oder Magazinaufstellung oder Ausleih- und Präsenzbestände, ob alphabetisch, mechanisch oder chronologisch, die Wahl hängt immer von der Funktionalität der Institution und dem Umgang mit den Beständen ab. So betrachtet gibt es kein richtig und kein falsch, sondern eine Auswahl an Bestandsaufstellungs- und Nutzungskonzepten und deren Umsetzung.

Weiterführende Literatur und teilw. Informationsquellen:
Aufstellungen in Bibliotheken bzw. Büchereien (Überblick)
– Böttger, Klaus-Peter. Basiskenntnis Bibliothek, 2011 (5. Aufl.), S. 209-215
– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 225-247
– Holste-Flinspach, Karin. Prüfungshandbuch FaMI-Ausbildung, 2015 (2., erw. Aufl.), S. 162, 176f