[ABI] Kriterien zu: kaufen oder nicht kaufen?

Mittlerweile wissen wir, dass Institutionen wie Archive, Bibliotheken, Informations- und Dokumentationseinrichtungen oder Museen, nie alles sammeln können. Daher hat jede einzelne von ihnen, auch abhängig von dem jeweiligen Träger, den eigenen Aufgaben (Zweck) und der zu bedienenden Zielgruppe, einen sogenannten Sammlungsschwerpunkt. Im besten Fall ist klar definiert, was gesammelt wird und in welcher Form. Generell sind natürlich Platz und Budget ausschlaggebend.

Exkurs:
– Beispiele für Träger von ABID-Institutionen: Staat/Bund, Land, Gemeinde, Stadt, Universität, Unternehmen, Verein
– Beispiele für eigene Aufgaben (Zweck): Unterhaltung und/oder Bildung der Bevölkerung, Erhalt von kulturellem Erbe, Dokumentation über die Verwaltung von [Träger], Dokumentation von tagesaktuellen Nachrichten von und über [Träger]
– Beispiele für Zielgruppen: Bevölkerung, Schüler*innen und/oder Studierende von [Träger], [Träger]-Interessierte, Mitarbeiter*innen von [Träger]

Der Ankauf als eine der fünf Erwerbungsarten, spielt je nach Art der Institution, eine mehr oder weniger relevante Rolle, aber zumindest ist er immer mit einer vorangegangenen Entscheidung verbunden: kaufen oder nicht kaufen? In weiterer Folge gilt es diese Entscheidung auch begründen zu können. Ankäufe geschehen, um die vorhandenen Bestände zu vervollständigen oder zu ergänzen bzw. auch Zeitgemäßes zu sammeln und zu dokumentieren. Hierbei ist die Relevanz für die Institution ausschlaggebend.

Am Besten lässt sich die Theorie an dieser Stelle mit der Praxis verbinden, daher folgen nun fiktive Beispiele:

Fiktives Beispiel (Unternehmensarchiv): Ein Unternehmen, das seit 80 Jahren existiert, hat erst kürzlich ein internes Firmenarchiv gegründet. Eine Privatperson hat seit der Jugendzeit rund 50 Werbeplakate von dem Unternehmen gesammelt und möchte diese aus Platzmangel dem Unternehmen um EUR 20.000.- verkaufen. In der Sammlung befinden sich u.a. auch sehr frühe Plakate, von denen das Unternehmen nur wenige besitzt. Aus späterer Zeit würden sich jedoch zahlreiche Mehrfachexemplare wiederfinden. Die Privatperson möchte die Sammlung nur als Ganzes verkaufen und keine Einzelstücke. Für das Unternehmen ist es das erste Mal, dass ihm so etwas angeboten wird.
Warum kaufen oder warum nicht kaufen?

Fiktives Beispiel (Stadtbibliothek/Bücherei): Die Bücher der Harry Potter-Saga sind in der Stadtbibliothek äußerst beliebt und vielfach entlehnt. Es gibt auch die entsprechenden Filme auf DVD, wo aber schon wieder vier Stück kaputt scheinen und sich nicht mehr abspielen lassen. Die letzten drei Jahre sind die Entlehnungen von DVDs sehr stark zurückgegangen. Das Bibliothekspersonal vermutet, dass das an den immer beliebter werdenden Streaming-Diensten liegt.
Warum kaufen oder warum nicht kaufen?

Fiktives Beispiel (Dokumentationszentrum): Ein kleines Dokumentationszentrum sammelt Gedichte aus dem deutschsprachigen Raum. In der aktuellen Ankaufsliste finden sich zwei Gedichtbände, wovon mit dem vorhandenen Budget und Regalplatz nur eines angekauft werden kann. Das eine Buch stammt von einem sehr bekannten Autor, wo es bereits andere Gedichtbände im Bestand gibt, das andere von einer noch unbekannten Schriftstellerin, wo Gerüchte aus dem Verlagswesen besagen, sie sei eine vielversprechende Newcomerin.
Welches Buch soll gekauft werden und warum?

Fiktives Beispiel (Museum): Das Museum sammelt hauptsächlich Spielsachen, darunter z.B. Brett- und Kartenspiele, Sammelkarten und Holzspielzeug. In einem Kunst-Auktionshaus wird aktuell ein Spielzeugauto aus Holz aus den 1960er Jahren um EUR 1.500.- angeboten. Eine Museumsmitarbeiterin stellt mit Hilfe der hauseigenen Datenbank fest, dass bereits viele, ähnliche Spielzeugautos im Bestand sind, aber nicht aus dieser Zeit.
Warum kaufen oder warum nicht kaufen?

Zusammenfassung:
Sammlungsschwerpunkt = Träger + Zweck + Zielgruppe
Ankauf = Sammlungsschwerpunkt + Platz + Budget

Der Grund für einen Ankauf ist abhängig von der Relevanz für die Institution, z.B. Bestände vervollständigen, ergänzen, anreichern.

[ABI] Sammeln: Bestandsaufbau in Archiven und Bibliotheken

Der Bestandsaufbau bzw. das strukturierte Sammeln zählt zu den Grundaufgaben einer Informationseinrichtung und ist Teil des Bestandsmanagements. Hier gilt es den eigenen Bestand zu ergänzen, auszuweiten und zu vervollständigen.

Hilfreich dabei ist es, wenn die Institution einen Sammlungsschwerpunkt definiert hat, denn niemand kann alles sammeln. Was gesammelt wird und inwiefern, kann z.B. vom jeweiligen Träger (Bund, Land, Unternehmen) oder dem Zweck der Institution abhängen, sowie der Erwartungshaltung der jeweiligen Benützer_innen.

Auszug aus dem Leitbild der ÖNB:
„[…] erhält die Österreichische Nationalbibliothek […] Belegexemplare von allen in Österreich erschienenen Publikationen […] sowie […] alle an österreichischen Universitäten approbierten Dissertationen. […] ist weiters berechtigt, […] Webpublikationen mit Österreichbezug zu sammeln […]. Darüber hinaus […] im Ausland publizierte österreichspezifische Literatur […].“
Quelle: https://www.onb.ac.at/ueber-uns/leitbild, abgerufen 07.08.2019

Die Medienauswahl wird zusätzlich durch folgende Kriterien beeinflusst: Qualität, Aktualität, zukünftiger Wert, der vorhandene Platz und das verfügbare Budget.

Im Wesentlichen gilt bei der Sichtung und Bewertung von Neuerwerbungen: Je besser man seine Bestände kennt – also das bereits Vorhandene, desto leichter fällt die Entscheidungsfindung beim Erwerb von Neuem. Mehrfachexemplare sowie Ersatzbeschaffungen werden in Sonderfällen erworben.

Manche Bestände wachsen organisch, z.B. durch Zusendung von Belegexemplaren oder durch Abgabe von (Verwaltungs-)Akten der Registratur nach deren Aufbewahrungsfristen an das Archiv (=Akzession). Im Archivwesen gibt es bezüglich der Akzession von Aktenbeständen im Idealfall einen Ablageplan, welcher die systematische Ordnung und Schriftgutverwaltung (records management) festhält.

Überblick über unterschiedliche Erwerbsarten:

#Kauf: Im Zuge der Beschaffung von Medien, kommt es zu einem Kaufvertrag zwischen Bibliotheken und Buchhandlungen/ Verlagen/ Antiquariaten/ Auktionshäusern/ Privatpersonen. Eine Sonderform des Kaufes ist z.B. die Lizenzierung von elektronischen Medien. Oft kommt es bei besonders teuren Informations- und Wissensdatenbanken und elektronischen Zeitschriften auch zu einer kooperativen Erwerbung durch mehrere Bibliotheken (= Konsortium).

#Tausch: Der sogenannte Schriftentausch findet meist zwischen institutsähnlichen Bibliotheken und ähnlichen Einrichtungen statt, auch länderübergreifend. Getauscht werden oft Publikationen, die nicht oder nicht mehr im regulären Buchhandel zu beschaffen sind (antiquarische und Graue Literatur). Die Doubletten der einen Institution füllen die Bestandslücken der anderen.

#Schenkung: Es kann vorkommen, dass Bibliotheken, Archive und weitere Informationseinrichtungen Schenkungen z.B. von Privatpersonen, Firmen oder Verlagen erhalten. Das Aufsetzen eines Schenkungsvertrages ist ab einer gewissen Summe mittlerweile aufgrund einer gesetzlichen Regelung verpflichtend (Finanzamt). Wichtig hierbei ist, dass Schenkungen auch abgelehnt werden können.

#Pflichtstück: Die österr. Gesetzgebung, darunter Mediengesetz, Universitätsgesetzt und Archivgesetz, stellt so sicher, dass Literatur in Form von Belegexemplarenfür die Nachwelt aufbewahrt wird und der Forschung zu Verfügung steht.

#Nachlass: Das Testament bzw. der letzte Wille einer Person kann beinhalten, dass gewisse Beständer an eine öffentliche Informationseinrichtung zu übergeben sind. Dies geschieht z.B. bei Nachlässen von Wissenschaftler_innen, Künstler_innen oder berühmten Persönlichkeiten. Geschieht die Übergabe noch zu Lebzeiten der Person, spricht man hier von einem Vorlass. Im Gegensatz zur Schenkung, kann ein Nachlass bzw. Vorlass nicht abgelehnt werden.

Zusammenfassung:
Der Bestandsaufbau/ die Erwerbung/ das Sammeln gehört zu den Grundaufgaben einer Informationseinrichtung. Zu beachten ist hierbei der Sammlungsschwerpunkt, das vorhandene Budget, der verfügbare Platz sowie die Erwartungen der Benützer_innen. Der Erwerb von Mehrfachexemplaren ist zu vermeiden, außer er wird gefordert. Die unterschiedlichen Erwerbsarten sind Kauf, Tausch, Schenkung, Pflichtexemplar und Nachlass.

Weiterführende Literatur und Informationsquellen:
– Lernunterlagen aus der Berufsschule sowie Berufspraktika
– Böttger, Klaus-Peter. Basiskenntnis Bibliothek, 2011 (5. Aufl.), S. 97-128
– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 125-163
– Reimann, Norbert (Hg.). Praktische Archivkunde, 2014 (3. Aufl.), S. 115f und S. 143-167