[ABI] Archivwesen kompakt

Was ist ein Archiv?

Archiv = Institution, die im Auftrag ihres Trägers archivwürdige Unterlagen (zwischen 2-5% potenzieller Unterlagen, die nicht mehr im täglichen Geschehen benötigt werden) zum Zweck der Rechtssicherheit, Verwaltung, Wissenschaft und Forschung auf Dauer aufbewahrt. Das heißt Unterlagen von historischer, politischer und kulturhistorischer Relevanz, Belege für Rechtsangelegenheiten und Verwaltungstätigkeiten sowie Aufzeichnungen berechtigter Interessen der Bevölkerung. Die Bestände bestehen meist aus Unikaten und sind daher einzigartig, wachsen organisch (z.B. jährlich kommen neue Unterlagen hinzu) und können sich in einer Bestands-Tektonik (Abbild einzelner Bestandsgruppen) hierarchisch anordnen (Neuroth, 2017, S.213f.; Wasner & Stettler, 2020, S.2).

Abb.: Beispiel einer Bestands-Tektonik anhand von Personalakten (Nathalie Feitsch, 2021).
Ein weiteres Beispiel für das Abbild einer Bestandstektonik findet sich z.B. hier WAIS – Wiener Archivinformationsystem – Tektonik

Das Wort „Archiv“ leitet sich ab aus dem Lateinischen archivum (Aktenschrank) bzw. Alt-Griechischen archeíon (Amtsgebäude). Es ist nicht einheitlich definiert und wird im Alltag unterschiedlich verwendet. Bei einem Archiv kann es sich um eine Institution handeln, um einen Aufbewahrungsort oder um den Prozess einer physischen und/oder elektronischen Ablage (Lepper & Raulff, 2016, S.1).

Archive unterliegen in Österreich, Deutschland und der Schweiz eigenen Bundes- bzw. Landesarchivgesetzen (siehe Bundesarchivgesetz Österreich). Diese regeln grundlegende Aufgaben, Schutzfristen und Nutzung von Archivgut. Das Archivpersonal muss für gewöhnlich auch weitere gesetzliche Regelungen beachten, darunter Datenschutz, Urheberrecht und Denkmalschutz (Gillner, 2018, S.13f.; Hänger, 2020, Kap.3; Wasner & Stettler, 2020, S.4).

Zielgruppen:

Personen, die Archive aufsuchen, sind z.B. interne Mitarbeiter*innen, Familienforscher*innen, wissenschaftlich Forschende aus unterschiedlichen Bereichen (Museumsmitarbeiter*innen, Journalist*innen, Historiker*innen, Buchautor*innen), aber auch Schüler*innen, Studierende, Lehrende (Herkt, 2018, S.199).

Öffentlichkeitsarbeit:

Zu den Maßnahmen für die Öffentlichkeitsarbeit eines Archivs zählen z.B. Publikationen, Ausstellungen, Vorträge, Führungen, Online-Datenbanken, Social-Media-Auftritte. Federführend sind hierbei der Internationale Tag der Archive am 9. Juni wie auch der jährlich stattfindende Österreichische Archivtag mit Vorträgen, Weiterbildungs-Workshops und die Möglichkeit, sich untereinander auszutauschen.

Unterschied zu Bibliotheken:

Die Aufgaben und der Zweck eines Archivs sind gesetzlich geregelt. Nach einer Aufbewahrungspflicht werden nicht mehr benötigte und potenziell archivwürdige Unterlagen der abgebenden Stellen dem zuständigen Archiv angeboten (Anbietungspflicht), und entweder übergeben oder skartiert (= vernichtet).

Archivnutzende geben bekannt, warum sie ein bestimmtes Archiv aufsuchen (Forschungsthema) und wofür sie die gewonnenen Erkenntnisse verwenden möchten (Forschungszweck). Wenn jemand z.B. ein Buch schreibt mit Hilfe der Archivbestände, ist in der Regel ein Belegexemplar/Pflichtexemplar an das Archiv zu übergeben. Unterlagen, die dem Datenschutz (wenn betroffene Personen noch leben) oder der archivischen Schutzfrist von mind. 30 Jahren in Österreich (nach letzter inhaltlicher Bearbeitung eines Aktes) unterliegen, können in der Regel nicht beforscht werden. Bei lebenden Personen kann für die Einsicht um deren Zustimmung angesucht werden.

Berufsvereinigungen:

Arten von Archiven mit Beispielen:

Archive sind im Archivregister des Österreichischen Staatsarchivs verzeichnet.

  • Staatsarchiv (Österreichisches Staatsarchiv verwahrt Archivgut von Bundesdienststellen, z.B. der Ministerien)
  • Landesarchiv (Wiener Stadt- und Landesarchiv verwahrt Archivgut z.B. von Wiener Magistratsabteilungen)
  • Stadt- und Kommunalarchive (z.B. Stadtarchiv Graz verwahrt Unterlagen zur Grazer Stadtverwaltung)
  • Film- und Bildarchive (z.B. ORF-Archiv, Filmarchiv Austria)
  • Kirchenarchive (z.B. Diözesanarchiv Wien; generell Unterlagen zu Geburten, Heiraten und Begräbnissen)
  • Universitätsarchive (z.B. Archiv der Universität Wien; generell Unterlagen zu Studierenden, Lehrenden und Universitätsverwaltung)
  • Firmenarchive/Privatarchive/Parteiarchive, …

Etwas Archivieren

= Bewerten (Sind diese Unterlagen aufbewahrungswürdig? Warum ja/nein?),
= Übernehmen (inkl. z.B. Transport, Übernahmeliste),
= Ordnen (vorhandene Ordnung übernehmen oder eine neue schaffen?),
= Erfassen/Erschließen (inventarisieren/katalogisieren nach bestimmten Regeln z.B. ISAD(G) oder hausinterne Regeln),
= Verwahren (auf Dauer aufbewahren, z.B. mit genauer Verstandortung),
= Bereitstellen (auf Anfrage zur Verfügung stellen),
= Konservieren (bei möglichst fachgerechter Lagerung, z.B. säurefreie Umschläge, Aufbewahrungsboxen, geeignetes Klima),
= Restaurieren (etwas Beschädigtest bestmöglich durch Restaurator*innen wieder herstellen lassen)

Welche Kompetenzen brauche ich als Archivar*in?

  • Wissen über Rechtsvorschriften (Archivgesetz, DSGVO, Urheberrecht, Denkmalschutz), Wissen über Geschichte (historische Ereignisse)
  • Wissen über die Aufgaben, Leistungen und die Verwaltung des eigenen Unternehmens
  • Wissen über archivische Arbeitsprozesse (z.B. Archivierungsrichtlinien, fachgerechte Lagerung von unterschiedlichen Materialien, Maßnahmen für die Bestandssicherung)
  • IT-Kenntnisse (Umgang mit Datenbanken und Archivinformationssystemen, ggfls. Affinität bezüglich Bildbearbeitung und digitaler Langzeitarchivierung)
  • Soziale Kompetenzen (kompetente Betreuung von Archivnutzer*innen, interne und externe Kommunikation)
  • Je nach Art der Bestände ggfls. das Lesen von (alten) Schriften bzw. Handschriften (z.B. Kurrent)

Hinweis: Einzelne Passagen wurden aus meiner Bachelorarbeit mit dem Titel „Die digitale Transformation von Archiven österreichischer Bildungs- und Forschungseinrichtungen“ (2021) entnommen und teilweise für abiLehre.com überarbeitet. Entsprechende Literaturverweise sind am Ende angeführt.

Quellen:

  • Gillner, B. (2018). Offene Archive. Archive, Nutzer und Technologie im Miteinander. Archivar, 71 (1), 13-21. Abgerufen von https://www.archive.nrw.de/sites/default/files/media/files/Archivar-1_2018_0.pdf.
  • Hänger, A. (2020). Die Mühsal der Zugänglichkeit. Methodische Herausforderungen beim Aufbau virtueller Lesesäle. Zeithistorische Forschungen/Studies in Contemporary History, 17 (1), 179-189. doi: https://doi.org/10.14765/zzf.dok-1763.
  • Herkt, S. (2018). Kunst/Geschichte. Das verschränkte Archiv. In B. Reinhold & E. Kernbauer (Hrsg.), Zwischenräume, Zwischentöne (195-201). Berlin: De Gruyter.
  • Lepper, M., & Raulff, U. (2016). Idee des Archivs. In M. Lepper & U. Raulff (Hrsg.), Handbuch Archiv. Geschichte, Aufgaben, Perspektiven (1-8). Stuttgart: Metzler. doi: https://doi-org.uaccess.univie.ac.at/10.1007/978-3-476-05388-6.
  • Neuroth, H. (2017). Bibliothek, Archiv, Museum. In F. Jannidis, H. Kohle & M. Rehbein (Hrsg), Digital Humanities. Eine Einführung (213-222). Stuttgart: Metzler. doi: 10.1007/978-3-476-05446-3.
  • Wasner, C., & Stettler, N. (2020). Digitale Archivpolitik. In T. Klenk, F. Nullmeier & G. Wewer (Hrsg.), Handbuch Digitalisierung in Staat und Verwaltung. Wiesbaden: Springer. doi: https://doi.org/10.1007/978-3-658-23669-4.

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Hilfreich dabei ist es, wenn die Institution einen Sammlungsschwerpunkt definiert hat, denn niemand kann alles sammeln. Was gesammelt wird und inwiefern, kann z.B. vom jeweiligen Träger (Bund, Land, Unternehmen) oder dem Zweck der Institution abhängen, sowie der Erwartungshaltung der jeweiligen Benützer_innen.

Auszug aus dem Leitbild der ÖNB:
„[…] erhält die Österreichische Nationalbibliothek […] Belegexemplare von allen in Österreich erschienenen Publikationen […] sowie […] alle an österreichischen Universitäten approbierten Dissertationen. […] ist weiters berechtigt, […] Webpublikationen mit Österreichbezug zu sammeln […]. Darüber hinaus […] im Ausland publizierte österreichspezifische Literatur […].“
Quelle: https://www.onb.ac.at/ueber-uns/leitbild, abgerufen 07.08.2019

Die Medienauswahl wird zusätzlich durch folgende Kriterien beeinflusst: Qualität, Aktualität, zukünftiger Wert, der vorhandene Platz und das verfügbare Budget.

Im Wesentlichen gilt bei der Sichtung und Bewertung von Neuerwerbungen: Je besser man seine Bestände kennt – also das bereits Vorhandene, desto leichter fällt die Entscheidungsfindung beim Erwerb von Neuem. Mehrfachexemplare sowie Ersatzbeschaffungen werden in Sonderfällen erworben.

Manche Bestände wachsen organisch, z.B. durch Zusendung von Belegexemplaren oder durch Abgabe von (Verwaltungs-)Akten der Registratur nach deren Aufbewahrungsfristen an das Archiv (=Akzession). Im Archivwesen gibt es bezüglich der Akzession von Aktenbeständen im Idealfall einen Ablageplan, welcher die systematische Ordnung und Schriftgutverwaltung (records management) festhält.

Überblick über unterschiedliche Erwerbsarten:

#Kauf: Im Zuge der Beschaffung von Medien, kommt es zu einem Kaufvertrag zwischen Bibliotheken und Buchhandlungen/ Verlagen/ Antiquariaten/ Auktionshäusern/ Privatpersonen. Eine Sonderform des Kaufes ist z.B. die Lizenzierung von elektronischen Medien. Oft kommt es bei besonders teuren Informations- und Wissensdatenbanken und elektronischen Zeitschriften auch zu einer kooperativen Erwerbung durch mehrere Bibliotheken (= Konsortium).

#Tausch: Der sogenannte Schriftentausch findet meist zwischen institutsähnlichen Bibliotheken und ähnlichen Einrichtungen statt, auch länderübergreifend. Getauscht werden oft Publikationen, die nicht oder nicht mehr im regulären Buchhandel zu beschaffen sind (antiquarische und Graue Literatur). Die Doubletten der einen Institution füllen die Bestandslücken der anderen.

#Schenkung: Es kann vorkommen, dass Bibliotheken, Archive und weitere Informationseinrichtungen Schenkungen z.B. von Privatpersonen, Firmen oder Verlagen erhalten. Das Aufsetzen eines Schenkungsvertrages ist ab einer gewissen Summe mittlerweile aufgrund einer gesetzlichen Regelung verpflichtend (Finanzamt). Wichtig hierbei ist, dass Schenkungen auch abgelehnt werden können.

#Pflichtstück: Die österr. Gesetzgebung, darunter Mediengesetz, Universitätsgesetzt und Archivgesetz, stellt so sicher, dass Literatur in Form von Belegexemplarenfür die Nachwelt aufbewahrt wird und der Forschung zu Verfügung steht.

#Nachlass: Das Testament bzw. der letzte Wille einer Person kann beinhalten, dass gewisse Beständer an eine öffentliche Informationseinrichtung zu übergeben sind. Dies geschieht z.B. bei Nachlässen von Wissenschaftler_innen, Künstler_innen oder berühmten Persönlichkeiten. Geschieht die Übergabe noch zu Lebzeiten der Person, spricht man hier von einem Vorlass. Im Gegensatz zur Schenkung, kann ein Nachlass bzw. Vorlass nicht abgelehnt werden.

Zusammenfassung:
Der Bestandsaufbau/ die Erwerbung/ das Sammeln gehört zu den Grundaufgaben einer Informationseinrichtung. Zu beachten ist hierbei der Sammlungsschwerpunkt, das vorhandene Budget, der verfügbare Platz sowie die Erwartungen der Benützer_innen. Der Erwerb von Mehrfachexemplaren ist zu vermeiden, außer er wird gefordert. Die unterschiedlichen Erwerbsarten sind Kauf, Tausch, Schenkung, Pflichtexemplar und Nachlass.

Weiterführende Literatur und Informationsquellen:
– Lernunterlagen aus der Berufsschule sowie Berufspraktika
– Böttger, Klaus-Peter. Basiskenntnis Bibliothek, 2011 (5. Aufl.), S. 97-128
– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 125-163
– Reimann, Norbert (Hg.). Praktische Archivkunde, 2014 (3. Aufl.), S. 115f und S. 143-167