Noch bevor es um die physische Aufbewahrung geht, ist es relevant zu wissen, ob es sich um eine Freihandaufstellung (für BenützerInnen frei zugänglich) oder Magazinaufstellung (für BenützerInnen nicht zugänglich) handelt und ob es sich um Präsenzbestände (nicht ausleihbar) oder Ausleihbestände (ausleihbar) handelt. Mischformen unter diesen vier Arten sind jedenfalls möglich und machen einen Unterschied, wie die Bestände letztendlich geordnet oder verstandortet werden.

Freihandaufstellung:
Bei der Freihandaufstellung ist zwar der Zugang zu den Beständen für BenützerInnen frei, jedoch benötigt man mehr Platz aufgrund breiterer Regalabstände und sie bedeutet einen erhöhten Aufwand für das Aufsichtspersonal und die eigentliche Bestandspflege. Die Gefahr der Beschädigung/Abnützung sowie der Verreihung ist ebenfalls höher. Außerdem ist ein Diebstahlschutz für Freihandbestände von Vorteil.

Magazinaufstellung:
Der größte Vorteil ist der vergleichsweise geringere Raumbedarf, auch wenn die Bestände in der Magazinaufstellung für gewöhnlich nicht frei für BenützerInnen zugänglich ist. Der Aufwand bei der Bestandspflege scheint unmittelbar geringer, ebenso wie die Bestandsabnützung und Diebstahlgefahr.

Ausleihbestände:
Beispiele hierfür können sein: aktuelle Literatur (Belletristik, Lehrbücher, Gesamtdarstellungen, Studienliteratur), Mehrfachexemplare.
Der Vorteil liegt hier eindeutig in der Benutzerfreundlichkeit, da man Medien innerhalb einer bestimmten Leihdauer mit nach Hause nehmen darf, um sie in Ruhe durchzugehen.
Nachteilhaft kann für BenützerInnen sein, dass man ein ausgeliehenes Medium erst benutzen kann, wenn dieses wieder retouniert wurde. Für Informationseinrichtungen bedeutet das, dass diese einen Ausleihbetrieb mit allen Funktionalitäten einrichten müssen. In der Regel können sich Medien in diesem Fall auch schneller abnützen als Präsenzbestände.

Präsenzbestände:
Beispiele hierfür können sein: besonders alte, wertvolle und seltene Bestände (Inkunabeln, Graue Literatur), Unikate (Autographen), Nachschlagewerke, besondere Sammlungen, Handapparate.
Der Vorteil liegt hier eindeutig darin, dass die Medien sich immer vor Ort befinden und benutzbar sind. Die Wartezeit Werke einzusehen ist je nach Öffnungszeiten kürzer und mehrere Personen können in kurzer Zeit darauf zugreifen, da im Normalfall kein Medium durch andere Benutzer blockiert wird. Meist lässt sich z.B. gesuchte Fachliteratur zu einem bestimmten Gebiet innerhalb einer Spezialbibliothek finden, dadurch spart man als Benützer auch Zeit.
Nachteilhaft können eingeschränkte Öffnungszeiten sein bzw. begrenzte Sitzplätze für BenützerInnen.

Sowohl  Präsenz- als auch Ausleihbestände können jeweils in Freihand- oder in Magazinaufstellung vorkommen. Es gibt also vier Möglichkeiten:

1. Freihand-Präsenzbestände (z.B. WBs Lesesäle)
2. Freihand-Ausleihbestände (z.B. in ÖBs)
3. Magazin-Präsenzbestände (z.B. ältere Werke in WBs)
4. Magazin-Ausleihbestände (z.B. aktuelle Werke in WBs)

Arten der Bestandsordnung sind systematisch nach Wissensgebieten, mechanisch nach numerus currens (fortlaufender Nummer), Ordnung in Sachgruppen. Innerhalb dieser Ordnungen vielleicht alphabetisch nach den erstgenannten VerfasserInnen oder chronologisch nach dem Erscheinungsjahr oder sogar nach dem Größenformat (Oktav, Quart, Folio). Zusätzlich kommen noch unterschiedliche Medienarten (Bücher, AV-Medien, etc.), Publikationsformen (Zeitschriften) oder auch Sonderbestände wie Nachlässe hinzu.
In der Praxis sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt.

Ordnung nach Systematik:
Hierbei befinden sich Medien zu einem Thema meist nahe bei einander und oft kann man – wenn man sich bei den Regalen gut zurechtfindet – auch ohne Katalog zum Gesuchten finden, allerdings erfordert diese Bestandsordnung eher viel Platz, da man genügend Reserven für Neuzugänge einplanen sollte. Veränderungen in der Systematik können ebenfalls zu Änderungen in der Signatur führen sowie zu Umstellungen in den Regalen.

Ordnung nach Mechanik (numerus currens):
Bestände werden hier nach fortlaufender Nummer aufgestellt und der vorhandene Raum möglichst gut genutzt. Man vermeidet hier auch mühsames Nachrücken oder Umstellen. Nachteilhaft bei der Suche ist, dass mann die Signatur und den Standort genau kennen muss. Beispiel: Gruppenaufstellung und innerhalb mechanisch.

Ordnung nach Sachgruppen:
Bestände werden hier in Themengebiete gegliedert und innerhalb dieser z.B. alphabetisch, mechanisch oder einer Kombination beider Aufstellungsarten geordnet. Sämtliche Vor- und Nachteile beider Ordnungsarten treffen auch hier zu.

Ordnung nach Alphabet:
Bei der klassisch alphabetischen Aufstellung lassen sich gesuchte Werke meist rasch finden, wobei man sich im Fall von Mehrfachexemplaren ohnehin eine Lösung für die Signatur einfallen lassen muss (meist n.c.). Auch hier kann es zu häufigem Nachrücken kommen, da manche Buchstaben mehr Neuzugänge haben und rascher wachsen als andere. Beispiel: Zeitschriften und Romane (Belletristik).

Ordnung nach Chronologie:
Bestände werden hier nach dem Erscheinungsjahr geordnet. Nachteilhaft kann sein, dass altere Neuzugänge häufigeres Nachrücken verursachen. Wenn das Erscheinungsjahr nicht bekannt ist, stehen unterschiedlich alte Werke nebeneinander, was eine Unterscheidung in alt/wertvoll und neu/beständig erschweren kann. Beispiel: Unterordnung bei Zeitschriftenjahrgängen.

Ordnung nach Format:
Hier erfolgt die Aufstellung nach Größe bzw. Bogenformat.
unter 10 cm: Angabe in cm
Sedez (16°) ca. 10-18 cm Höhe
Oktav (8°) ca. 18-25 cm Höhe
Quart (4°) ca. 25-35 cm Höhe
Folio (2°) über 35 cm Höhe

Medienbearbeitung – zwischen Katalogisierung und Bereitstellung

Die Medienbearbeitung, auch Adjustierung genannt, beinhaltet das hinzufügen des Eigentumsvermerks (z.B. Stempel), Bindearbeiten, die Beschilderung und das Anbringen des Diebstahlschutzes.

Zusammenfassung:
Je nach Art der Informationseinrichtung und je nach Art der Bestände, kann die Ordnung und Aufstellung von Medien variieren. Ob Freihand- oder Magazinaufstellung oder Ausleih- und Präsenzbestände, ob alphabetisch, mechanisch oder chronologisch, die Wahl hängt immer von der Funktionalität der Institution und dem Umgang mit den Beständen ab. So betrachtet gibt es kein richtig und kein falsch, sondern eine Auswahl an Bestandsaufstellungs- und Nutzungskonzepten und deren Umsetzung.

Weiterführende Literatur und teilw. Informationsquellen:
– Aufstellungen in Bibliotheken bzw. Büchereien (Überblick)
– Böttger, Klaus-Peter. Basiskenntnis Bibliothek, 2011 (5. Aufl.), S. 209-215
– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 225-247
– Holste-Flinspach, Karin. Prüfungshandbuch FaMI-Ausbildung, 2015 (2., erw. Aufl.), S. 162, 176f