[ABI] Kriterien zu: kaufen oder nicht kaufen?

Veröffentlicht am von Die-Archivarin-mit-Herz

Mittlerweile wissen wir, dass Institutionen wie Archive, Bibliotheken, Informations- und Dokumentationseinrichtungen oder Museen, nie alles sammeln können. Daher hat jede einzelne von ihnen, auch abhängig von dem jeweiligen Träger, den eigenen Aufgaben (Zweck) und der zu bedienenden Zielgruppe, einen sogenannten Sammlungsschwerpunkt. Im besten Fall ist klar definiert, was gesammelt wird und in welcher Form. Generell sind natürlich Platz und Budget ausschlaggebend.

Exkurs:
– Beispiele für Träger von ABID-Institutionen: Staat/Bund, Land, Gemeinde, Stadt, Universität, Unternehmen, Verein
– Beispiele für eigene Aufgaben (Zweck): Unterhaltung und/oder Bildung der Bevölkerung, Erhalt von kulturellem Erbe, Dokumentation über die Verwaltung von [Träger], Dokumentation von tagesaktuellen Nachrichten von und über [Träger]
– Beispiele für Zielgruppen: Bevölkerung, Schüler*innen und/oder Studierende von [Träger], [Träger]-Interessierte, Mitarbeiter*innen von [Träger]

Der Ankauf als eine der fünf Erwerbungsarten, spielt je nach Art der Institution, eine mehr oder weniger relevante Rolle, aber zumindest ist er immer mit einer vorangegangenen Entscheidung verbunden: kaufen oder nicht kaufen? In weiterer Folge gilt es diese Entscheidung auch begründen zu können. Ankäufe geschehen, um die vorhandenen Bestände zu vervollständigen oder zu ergänzen bzw. auch Zeitgemäßes zu sammeln und zu dokumentieren. Hierbei ist die Relevanz für die Institution ausschlaggebend.

Am Besten lässt sich die Theorie an dieser Stelle mit der Praxis verbinden, daher folgen nun fiktive Beispiele:

Fiktives Beispiel (Unternehmensarchiv): Ein Unternehmen, das seit 80 Jahren existiert, hat erst kürzlich ein internes Firmenarchiv gegründet. Eine Privatperson hat seit der Jugendzeit rund 50 Werbeplakate von dem Unternehmen gesammelt und möchte diese aus Platzmangel dem Unternehmen um EUR 20.000.- verkaufen. In der Sammlung befinden sich u.a. auch sehr frühe Plakate, von denen das Unternehmen nur wenige besitzt. Aus späterer Zeit würden sich jedoch zahlreiche Mehrfachexemplare wiederfinden. Die Privatperson möchte die Sammlung nur als Ganzes verkaufen und keine Einzelstücke. Für das Unternehmen ist es das erste Mal, dass ihm so etwas angeboten wird.
Warum kaufen oder warum nicht kaufen?

Fiktives Beispiel (Stadtbibliothek/Bücherei): Die Bücher der Harry Potter-Saga sind in der Stadtbibliothek äußerst beliebt und vielfach entlehnt. Es gibt auch die entsprechenden Filme auf DVD, wo aber schon wieder vier Stück kaputt scheinen und sich nicht mehr abspielen lassen. Die letzten drei Jahre sind die Entlehnungen von DVDs sehr stark zurückgegangen. Das Bibliothekspersonal vermutet, dass das an den immer beliebter werdenden Streaming-Diensten liegt.
Warum kaufen oder warum nicht kaufen?

Fiktives Beispiel (Dokumentationszentrum): Ein kleines Dokumentationszentrum sammelt Gedichte aus dem deutschsprachigen Raum. In der aktuellen Ankaufsliste finden sich zwei Gedichtbände, wovon mit dem vorhandenen Budget und Regalplatz nur eines angekauft werden kann. Das eine Buch stammt von einem sehr bekannten Autor, wo es bereits andere Gedichtbände im Bestand gibt, das andere von einer noch unbekannten Schriftstellerin, wo Gerüchte aus dem Verlagswesen besagen, sie sei eine vielversprechende Newcomerin.
Welches Buch soll gekauft werden und warum?

Fiktives Beispiel (Museum): Das Museum sammelt hauptsächlich Spielsachen, darunter z.B. Brett- und Kartenspiele, Sammelkarten und Holzspielzeug. In einem Kunst-Auktionshaus wird aktuell ein Spielzeugauto aus Holz aus den 1960er Jahren um EUR 1.500.- angeboten. Eine Museumsmitarbeiterin stellt mit Hilfe der hauseigenen Datenbank fest, dass bereits viele, ähnliche Spielzeugautos im Bestand sind, aber nicht aus dieser Zeit.
Warum kaufen oder warum nicht kaufen?

Zusammenfassung:
Sammlungsschwerpunkt = Träger + Zweck + Zielgruppe
Ankauf = Sammlungsschwerpunkt + Platz + Budget

Der Grund für einen Ankauf ist abhängig von der Relevanz für die Institution, z.B. Bestände vervollständigen, ergänzen, anreichern.

[ABI] Warum Kennzahlen?

Veröffentlicht am von Die-Archivarin-mit-Herz

Statistische Erhebungen in Form von Kennzahlen dienen dem Vergleich zu Vorjahren im eigenen Betrieb, wie auch dem generellen Vergleich mit anderen Betrieben. Dabei handelt es sich um Informationen, die in Zahlen ausgedrückt werden können. Rubriken von Kennzahlen orientieren sich einerseits am Unternehmen selbst (z.B. Unternehmensgröße, Personalstand) und andererseits an dem angebotenen Produkt oder der Dienstleistung (z.B. Umsatz, Gewinn). Sie unterstützen bei Entscheidungen, dem Steuern und Kontrollieren von Maßnahmen (z.B. im Bereich Marketing und Öffentlichkeitsarbeit) wie auch dem Erkennen von Trends (vgl. Gabler Wirtschaftslexikon: Kennzahlen).

Mathematisch betrachtet handelt es sich um „Absolutzahlen wie Einzelzahlen (z.B. Absatz Produkt X), Summen (z.B. Gesamtumsatz), Differenzen (z.B. Gewinn) und  Mittelwerte (z.B. durchschnittlicher Tagesumsatz)“ (Gabler Wirtschaftslexikon: Kennzahlen).  

Kennzahlen für Archive und Bibliotheken:

Mit Hilfe von Kennzahlen lassen sich die erbrachten Leistungen eines Archivs oder einer Bibliothek messen und dokumentieren. Diese statistischen Aufzeichnungen können die Basis bilden für das Augmentieren und Begründen mit den jeweiligen Trägern, z.B. wenn mehr Budget oder mehr Personal benötigt wird, um die eigene Leistung aufrecht zu erhalten bzw. zu verbessern. Zudem können so (Sammlungs-)Schwerpunkte erkannt, definiert und ausgebaut werden, und Nutzungstrends festgestellt werden, um dahingehende Maßnahmen zu planen (vgl. Büchereiverband Österreichs, o.J.).

Fiktive Annahme als Beispiel: Aufgrund von COVID-bedingten Maßnahmen der Regierung in den letzten beiden Jahren, wie etwa Lockdowns und die teilweise Schließung von Bibliotheken und Archiven für die Öffentlichkeit, konnten geringere Nutzungszahlen vor Ort und eine Steigerung des Bedarfs an Online-Angeboten festgestellt werden. Um das Online-Angebot für das kommende Jahr auszubauen, z.B. mit Hilfe eines Updates der Website, Umstiegs der Bestandsverwaltungs-Software oder eines vermehrten Ankaufs elektronischer Medien, wird für das kommende Jahr hierfür mehr Budget benötigt.

Fiktive Annahme als Beispiel: Die Trägerinstitution fokussiert sich vermehrt auf digitale (Dienst-)Leistungen. Um dem gerecht zu werden, wird Budget z.B. für die Digitalisierung von analogen Beständen benötigt. Darunter fallen u.a. Geldmittel für die Anschaffung von geeigneten Scann-Geräten, Budget für die Einrichtung oder den Ausbau einer Online-Datenbank sowie das für die Umsetzung benötigte Personal.

Beispiel: Kulturstatistik des BMKÖS

Archivstatistik in Österreich

Als Teil der Kulturstatistik des Bundesministeriums für Kunst, Kultur, öffentlicher Dienst und Sport (BMKÖS), wird basierend auf dem vom Österreichischen Staatsarchiv geführten Archivregister in zeitlich versetzten Abständen, die Archivstatistik erhoben. Mit zeitlich versetzt ist gemeint, dass im Jahr 2021 die zu erhebenden Kennzahlen für das Berichtsjahr 2019 angefragt wurden.

Dabei wurden Rubriken abgefragt, wie z.B.:

  • Institutionsfläche in m²,
  • Anzahl der Leseplätze,
  • Bestandsumfang in Laufmeter,
  • Anzahl der benützten Archivalien,
  • Anzahl der persönlichen Benützer*innen (Inland und Ausland)
  • Anzahl der gestellten Anfragen (schriftlich und telefonisch)
  • Archivpersonal in Vollzeitäquivalenten (darunter fachlich ausgebildete Archivar*innen)
  • Ausgaben in EUR 1.000.- (darunter Personalausgaben)
  • Öffentlichkeitsarbeit in Form von Ausstellungen und Publikationen

Die Ergebnisse der Archivstatistik der letzten Jahre können öffentlich eingesehen werden.

Öffentliche und wissenschaftliche Bibliotheken, Spezialbibliotheken:

Im Zuge der Kulturstatistik werden natürlich auch österreichische Bibliotheken berücksichtigt. Neben Erhebungen zur Nutzung der Bibliotheken (registrierte Benützer:innen, Entlehnungen/Benützungsfälle), werden hierbei besonders die unterschiedlichen Bestandsgruppen (z.B. Printmedien, AV-Medien, digitale Bestände) und laufende Neuzugänge unter die Lupe genommen. Zusätzlich wird ein besonderes Augenmerk auf das Bibliothekspersonal gelegt, darunter das Anstellungsverhältnis (hauptberuflich, nebenberuflich, ehrenamtlich) sowie der Einstufungsgrad (höherer Bibliotheksdienst, gehobener Bibliotheksdienst).

Die Ergebnisse der Kulturstatistik für Bibliotheken können im Detail öffentlich eingesehen werden.

Die gesamte Kulturstatistik 2019 kann als PDF heruntergeladen werden.

Beispiel: Jahresmeldung des BVÖ

Der Büchereiverband Österreichs (BVÖ) ruft jährlich zur Jahresmeldung und zum Befüllen einer standardisierten Kennzahlentabelle auf. Dabei werden vier große Rubriken berücksichtigt, nämlich Ressourcen (z.B. Fläche, Personal, Ausgaben), Angebote (z.B. Medien, Öffnungsstunden, Öffentlichkeitsarbeit), Nutzer*innen (z.B. Besuche vor Ort und virtuell) und Nutzung (z.B. Entlehnungen, Absenzquoten, Effizienz von Teilbeständen).

Die Ergebnisse der Kennzahlentabellen aus dem Vorjahr können öffentlich eingesehen werden.

„Die Daten werden von den Servicestellen für die Statistik öffentlicher Bibliotheken in Österreich (Österreichische Büchereistatistik) und für Entwicklungspläne herangezogen und bilden die Grundlage der Subventionsvergabe.“ (Büchereiverband Österreichs, o.J.)

Als Unterstützung hat der BVÖ hierfür eine Broschüre herausgebracht, die den Nutzen und die Arbeit mit Kennzahlen erläutert, darunter auch Hilfestellungen und Formeln für die Errechnung:

Büchereiverband Österreichs (2015): Was kann meine Bibliothek? Kennzahlen in der Praxis. https://www.bvoe.at/sites/default/files/attachments/kennzahlenbroschuere.pdf

Quellen:

Beitragsbild: https://pixabay.com/images/id-3938447/

[ABI] Zusammenspiel von ISBD, RDA und MARC 21

Veröffentlicht am von Die-Archivarin-mit-Herz

Die Erschließung von Beständen gehört – neben der Bestandserwerbung, -verwahrung und -vermittlung – zu den Grundaufgaben einer Bibliothek. Sie ist die Voraussetzung für das Wiederfinden und Benutzen dieser Bestände. Der Bestandskatalog bildet grundsätzlich ein systematisches Verzeichnis der vorhandenen Medien einer Bibliothek ab und dient gleichzeitig der Kontrolle und Revision; er ist somit das wichtigste Arbeitsinstrument.

Bei der formalen Erschließung, auch Formalkatalogisierung genannt, werden einzelne Medien anhand formaler Regeln erfasst, d.h. die beschriebenen Metadaten lassen sich anhand des vorliegenden Mediums selbst belegen. Beispiele für solche Metadaten sind u.a. Verantwortlichkeitsangabe, Titel, Erscheinungsvermerke (z.B. Jahr, Verlag, Erscheinungsort) und Kollationsvermerke (z.B. Seitenumfang, grafische Darstellungen).

Das theoretische Modell ISBD

Das theoretische Katalogisierungsmodell ISBD (International Standard Bibliographic Description) bildet die Basis für die Erschließungsarbeit. Diese standardisierten Regeln wurden von der IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions) entwickelt und dienen der Beschreibung bibliografischer Daten im Kontext eines Bibliothekskataloges. Sie legen 1. die Reihenfolge, 2. die zu beschreibenden Metadaten in Vorlageform und 3. die genauen Trennzeichen innerhalb der Titelaufnahme fest. Dadurch wird gewährleistet, dass bibliografische Informationen international ausgetauscht werden können bzw. von geschulten Augen gelesen und verstanden werden können.

Das bedeutet in der Theorie kann eine Bibliothekar*in aus einem Katalogisat herauslesen, wo sich z.B. Titel, die Verfasserangabe und Erscheinungsvermerke befinden, selbst wenn die Angaben in fremden Schriftzeichen wie etwa Chinesisch oder Kyrillisch sind.

Anbei ein Beispiel, wie folgendes Hörbuch als ISBD in einer Tabelle dargestellt werden kann:

[Dieses Beispiel wurde anhand eines Datensatzes händisch erstellt. Für etwaige Korrekturen mich bitte kontaktieren.]

In diesem Beispiel sind anhand des ISBD-Modells, unterschiedliche Bereiche für Metadaten definiert und eben ihre Reihenfolge, z.B. Sachtitel- und Verfasserangabe, dann der Erscheinungsvermerk und zum Schluss die ISBN. Im Bereich 1 mit der Sachtitel- und Verfasserangabe sind vorgegebene Trennzeichen zu erkennen. Zwischen jeder eigenständigen Information wird ‚Abstand;Abstand‘ angegeben: Terry Pratchett, Stehen Baxter ; gelesen von Jens Wawrczeck ; aus dem Englischen von Gerald Jung ; Regie: Roman Neumann.

Die Reihenfolge der Metadaten anhand der ISBD und die genauen Trennzeichen einzelner Datenbereiche sind in der Darstellung einer Katalogkarte deutlicher zu sehen:

Gesprochenes Wort : audio
Die lange Erde / Terry Pratchett, Stephen Baxter ; gelesen von Jens Wawrczeck ; aus dem Englischen von Gerald Jung ; Regie: Roman Neumann. – München : Der Hörverlag, 2013.
2 MP3-CDs (circa 769 min) ; 12 cm
Vollständige Lesung. – Bearbeitung von: Druck-Ausgabe Die lange Erde / Terry Pratchett. – München : Goldmann, 2014. – ISBN 978-3-8445-1183-3

[Dieses Beispiel wurde anhand eines Datensatzes händisch erstellt. Für etwaige Korrekturen mich bitte kontaktieren.]

Offizielle Beispiele findet ihr hier in einem Dokument der IFLA: https://www.ifla.org/files/assets/cataloguing/isbd/isbd-examples_2013.pdf

Das Regelwerk RDA

Die genauen Katalogisierungsregeln werden in umfangreichen Regelwerken definiert und dienen einer einheitlichen Eingabe der Metadaten. RDA (Resource Description and Access) ist ein internationales Regelwerk, welches auch neue Arten von Medien (z.B. elektronische Publikationen) und Informationstechnologien (z.B. Verlinkungen) berücksichtigt. Dieses Regelwerk findet nicht nur Verwendung in Bibliotheken, sondern wird auch von anderen Informationsdienstleistern (z.B. Museen, Archive) genutzt.  

Hier seht ihr unser Hörbuch-Beispiel als Alma-Datensatz im Datenformat MARC 21:

Wie ihr sehen könnt, wurde Terry Pratchett als Hauptverantwortlicher in der Ansetzungsform im Feld 100a angelegt mit: Pratchett, Terry. Personennamen werden in dieser Form (Nachname, Vorname) gemäß RDA-Regeln angesetzt und nicht „Terry Pratchett“ wie es auf der Hörbuch-CD steht. Die Angaben zur Verantwortlichkeitsangabe in der Vorlageform stehen im Feld 245c.

Das Datenformat MARC 21

Das Datenformat MARC 21 (Machine-Readable Cataloging for the 21st century) strukturiert die einzugebenden Daten in einzelne Felder und Subfelder. So wird eine Datenmigration (z.B. von einer veralteten Bibliothekssoftware zu einer aktuelleren) bzw. einen Datenaustausch (z.B. für Online-Kataloge von Bibliotheksverbünden) vereinfacht.

In weiterer Folge kann eine Suche im Bibliothekskatalog gezielt innerhalb dieser Kategorien erfolgen. Beispiel: Gesucht werden Bücher von Terry Pratchett, daher kann man gezielt innerhalb des Feldes zu Personen/Autor*innen suchen und im Idealfall zusätzlich nach der Erscheinungsform filtern.  

Für unterschiedliche Arten von Datensätzen (z.B. Personen oder Werke) gibt es unterschiedliche Vorlagen im MARC-Format. In unserem Hörbuch-Beispiel, wird eine Vorlage für einen Werk (MARC Bibliographic) dargestellt. Die Angabe zum Hauptverantwortlichen des Originaltextes steht im Feld 100a. Es sind aber noch weitere Beteiligte (z.B. Übersetzer, Sprecher, Regisseur) angegeben. Die anderen Beteiligten werden in einzelnen Feldern mit der Nummer 700a aufgelistet. Die Kategorie 700 entspricht Feldern für Nebeneintragungen und Verknüpfungen.   

Da die einzugebenden bibliografischen Daten für unterschiedliche Medien sehr umfangreich sein können, hat man sich z.B. bei dem Datenformat MARC 21 – zum Großteil bereits bei Vorgängern dieses Datenformats – darauf geeinigt, dass grobe Kategorien in Hunderterschritten unterteilt sind, mit weiteren Subfeldern und Sub-Subfeldern. Damit kann ein Datensatz soweit „ausgedehnt“ werden, wie es eben für eine vollständige Erfassung notwendig ist.

Eine umfangreiche Anleitung dafür, welche Metadaten (nach ISBD) wie (RDA-Regeln) in welches Feld (MARC 21) im jeweiligen Verbund-Bibliothekssystem (speziell für ALEPH und ALMA) einzutragen sind, kann im frei verfügbaren Katalogisierungshandbuch der OBVSG (Österreichische Bibliothekenverbund und Service GmbH) abgerufen werden: https://wiki.obvsg.at/Katalogisierungshandbuch/WebHome

Fazit

Ein theoretisches Modell legt grundsätzlich fest, welche bibliografischen Daten für die formale Erschließung eines Werks benötigt werden und wie diese anzuordnen sind. Es bildet die Basis für ein Grundverständnis bibliografischer Werkinformationen. Das Datenformat gibt eine Struktur einzelner Datenfelder vor und das Regelwerk bestimmt, wie die Metadaten in den einzelnen Feldern zu erfassen sind.

Das theoretische Modell bildet die Basis für Regelwerke, welche wiederum die Basis bilden für elektronische Datenformate. ISBD und RDA stehen in einer gewissen Beziehung zueinander sowie RDA und MARC 21. Letztere dienen vor allem dem internationalen, elektronischen Datenaustausch.  

Kommentar: Besten Dank an V. für die Erlaubnis, diese Inhalte posten zu dürfen. Grundlegende Informationen dieses Beitrags basieren auf einem bereitgestellten Skriptum.

Anbei ein Hinweis aus der Community: Das theoretische Modell für RDA waren die FRBR, jetzt LRM. Die ISBD war Grundlage für die RAK. Mit dem Umstieg auf RDA, ist die ISBD obsolet.

[ABI] Open Access an österreichischen Hochschulbibliotheken

Veröffentlicht am von Die-Archivarin-mit-Herz

Dieser Beitrag entstand in Anlehnung an einen Aufsatz im Rahmen meines Studiums.

Vor etwa 20 Jahren kam es zu einem weltweiten Umdenken bezüglich des Publizierens wissenschaftlicher Beiträge. Das vermehrte Aufkommen elektronischer Publikationen (eBooks) und Zeitschriften (eJournals) sowie deren Lizensierungsgebühren, führten u.a. zu großen finanziellen Belastungen für österreichische Hochschulbibliotheken. Der Grundgedanke von Open Access, also dem frei verfügbaren Zugang zu wissenschaftlichem Wissen, sollte hier die Lösung zu dieser Problematik bilden.

In Österreich wird ein umfangreiches Projekt vom Bund finanziert, um besonders die Hochschulbibliotheken bei der Umstellung auf Open Access-Ressourcen zu unterstützen. Seither arbeiten diese stets am Ausbau der technischen Infrastruktur sowie am Auf- und Ausbau ihrer Online-Repositorien, um Wissen für alle Interessierte zur Verfügung zu stellen.

1. Grundlagen

Der Begriff Open Access und gleichzeitig der Grundgedanke dieser Initiative beschreibt den „kostenlosen und uneingeschränkten Zugang zu wissenschaftlicher Literatur für alle Interessierten“ (Kaier, 2018). Man spricht hier von einem offenen und freien Zugang zu Information und Wissen, insbesondere zum wissenschaftlichen Wissen, im Sinne von ohne Zugriffsbeschränkungen für die Nutzenden. Im Idealfall erfolgt der Zugriff ohne Registrierung/Anmeldung und ohne Erwerbungs- oder Lizenzkosten für die Bibliotheken. Open Access liegt zugrunde, dass durch die Öffentlichkeit finanziertes Wissen auch der Öffentlichkeit zur Verfügung stehen sollte (Böttger, 2011, S.291).

Kriterien für Open Access-Publikationen wurden 2003 in der Berliner Erklärung definiert:

„Die Urheber […] gewähren allen Nutzern unwiderruflich das freie, weltweite Zugangsrecht zu diesen Veröffentlichungen und erlauben ihnen, diese Veröffentlichungen […] zu kopieren, zu nutzen, zu verbreiten, zu übertragen und öffentlich wiederzugeben […], sofern die Urheberschaft korrekt angegeben wird. […] Eine vollständige Fassung der Veröffentlichung […] wird in einem geeigneten elektronischen Standardformat in mindestens einem Online-Archiv hinterlegt, […] [das] den offenen Zugang, die uneingeschränkte Verbreitung, die Interoperabilität und die langfristige Archivierung [ermöglicht].“  (Gantert, 2016, S.126f; Max-Planck-Gesellschaft, 2003, S.2)

Die zwei gebräuchlichsten Wege open-access zu publizieren sind zum einen der sogenannte „Goldene Weg“ und zum anderen der „Grüne Weg“.

  • Der Goldene Weg beschreibt die sofortige Veröffentlichung in einem Open Access-Medium, insbesondere frei verfügbaren Zeitschriften mit Peer-Review-Verfahren („Was bedeutet Open Access?“, o.J.).
  • Der Grüne Weg setzt sich zusammen aus mehreren Parallelveröffentlichungen oder gleichzeitigen Veröffentlichungen auf beispielsweise mehreren Plattformen und der eigenen Website, aber auch zeitversetzte Open Access-Angebote seitens der Verlage, z.B. nach drei Monaten („Was bedeutet Open Access?“, o.J.).

Der Begriff Peer-Review im Zusammenhang mit Open Access-Veröffentlichungen bedeutet eine Überprüfung der Qualität der Publikation durch andere Wissenschaftler*innen, zum Teil sogar ohne Kenntnis über die Autorenschaft des zu beurteilenden Textes (Böttger, 2011, S.291).

1.1. Hintergründe und Vor- und Nachteile

Bislang publizierten wissenschaftlich Forschende in Büchern und vor allem in Zeitschriften, die von Verlagen herausgegeben wurden und anschließend meist in Bibliotheken verfügbar waren. Publikationsgebühren im Bereich Printmedien waren und sind sehr kostenintensiv für die Autor*innen, Herausgeber*innen sowie die Verlage.

Angetrieben wird der Open Access-Gedanke vor allem durch die Eigeninitiative der Literaturschaffenden sowie Anforderungen der Forschungsförderung. Heutzutage können wissenschaftliche Ergebnisse, welche bereits in elektronischer Form vorliegen, weltweit über das Internet verfügbar gemacht werden. Das kann bedeuten, dass das wissenschaftliche Publizieren gegebenenfalls auch ohne Verlage stattfindet. Wissenschaftliche Institutionen und deren Bibliotheken haben so auch die Möglichkeit, Dokumente über eigene Online-Repositorien bzw. Publikationsserver anzubieten (Böttger, 2011, S.292). Dadurch wird internationale und interdisziplinäre Kooperation zwischen Wissenschaftler*innen gefördert und die Produktions- und Distributionskosten gesenkt. 

Open Access hat Vorteile bezüglich der Sichtbarkeit der Forschenden und ihrer Ergebnisse. Die Dokumente sind leichter durch Suchmaschinen zu finden und sind auf Dauer verfügbar, was die allgemeine Informationsversorgung der Bevölkerung fördert. Die Verwertungsrechte liegen bei den Autor*innen, welche den Umfang über die Verbreitung ihrer Texte selbst entscheiden können („Was bedeutet Open Access?“, o.J.). Das Recht auf Verbreitung hatten sich teilweise nur die Verlage einbehalten.

Kritische Stimmen haben Vorbehalte gegenüber Open Access. Sie zweifeln an der Qualitätssicherung der veröffentlichten Texte, aufgrund einer potenziell weniger genauen Kontrolle und Überprüfung der enthaltenen Informationen durch die Peer-Community, vor allem bei Preprints. Es handelt sich hierbei um Vordrucke der wissenschaftlichen Beiträge, die noch keine Begutachtung durlaufen haben und im Internet veröffentlicht werden („Gründe und Vorbehalte“, o.J.).

Auch die Transparenz bezüglich der Realkosten wird immer wieder bemängelt, da Repositorien und Publikationsserver gewartet werden müssen sowie die Arbeit der Wissenschaftler*innen finanziert werden sollte. Autor*innen ohne feste Anbindung an eine wissenschaftliche Einrichtung können hier benachteiligt sein, da sie eventuell keine finanzielle Subventionierung für ihre Arbeit erhalten („Gründe und Vorbehalte“, o.J.).  

1.2. Open Access-Entwicklungen in Österreich

Die Universität Graz hat 2013 als erste österreichische Universität eine Open Access Policy beschlossen (Kaier, 2018). Als eine der unterzeichnenden Parteien der Berliner Erklärung, ist dort u.a. verschriftlicht, dass die Universität Graz Wissenschaftler*innen am eigenen Haus auffordert, Forschungsergebnisse auf dem internen Publikationsserver zu veröffentlichen bzw. auch bereits veröffentlichte Publikationen nach Möglichkeit zu digitalisieren und so ebenfalls zur Verfügung zu stellen. Diese besondere Publikationstätigkeit würde ebenfalls gesondert in der Wissensbilanz der Universität Graz aufscheinen (Open Access Policy, o.J.).

Seit dem Jahr 2015 werden Open Access-Publikationsprojekte vermehrt auch vom Fonds zur Förderung der wissenschaftlichen Forschung (FWF) gefördert (Reckling, 2014).

2016 wurde ein umfangreiches Projekt des damaligen Bundesministeriums für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft zur Förderung von Open Access und der Kooperation von Hochschulen in Österreich bewilligt. Das Projekt mit dem Titel Austrian Transition to Open Access wird bis voraussichtlich Dezember 2020 gefördert und beschäftigt sich in seinen Teilprojekten mit u.a. einer Analyse über die Auswirkungen von Open Access auf Universitätsbibliotheken, der Finanzierungsplanung von Übergangsmodellen, dem Ausbau der technischen Infrastruktur und dem Ausbau eines Open Access-Publikationsfonds (Bauer et al., 2019, S.7).

2. Ausbau bibliothekarischer Angebote

2.1. Bibliotheksbestand

Der Bestandsausbau von bibliothekarischen Open Access-Angeboten kann in drei Bereiche gegliedert werden:

  1. Hauseigene Publikationen: Publikationen von Universitäten, die früher gedruckt erschienen sind, werden heutzutage online beispielsweise auf einem öffentlich zugänglichen Dokumentenserver meist der hauseigenen Bibliothek publiziert.
  2. Aktuelle Forschungsliteratur: Wissenschaftler*innen nutzen heutzutage die technische Infrastruktur von Bibliotheken, um ihre Arbeiten im Internet zu veröffentlichen. Aktuelle Forschungsliteratur wird vor allem auf Online-Repositorien von Universitäts- und Spezialbibliotheken bereitgestellt. Angeboten werden hier Hochschulschriften sowie Pre-Prints und Forschungsberichte von Studierenden und Angestellten der jeweiligen Universitäten und Forschungseinrichtungen.
  3. Urheberrechtsfreie Literatur: Viele Bibliotheken stellen Sammlungen von retrodigitalisierten Drucken aus dem eigenen Bestand im Internet zur Verfügung. Diese älteren, urheberrechtsfreien Werke werden durch die Bibliotheken digitalisiert, um sie auf diese Weise besser zugänglich zu machen und die konservatorische Bestandserhaltung zu fördern. Oft werden hier thematische Sammelschwerpunkte der Bestände abgebildet. (Böttger, 2011, S.292; Gantert, 2016, S.113)

2.2. Technische Infrastruktur

Der Ausbau der technischen Infrastruktur ist entscheidend für die erfolgreiche Zurverfügungstellung von Open Access-Medien. Das Ziel ist ebenfalls die Langzeitverfügbarkeit der Dokumente zu gewährleisten, was mit Hilfe der Konversion in Langzeit-Dateiformate, wie z.B. PDF-A, geschieht.

Hausinterne sowie bibliotheksübergreifende Publikationsserver wurden implementiert, Schnittstellen zu anderen Online-Repositorien geschaffen. Ein bekanntes Beispiel hierfür ist der seit 2008 bestehende Publikationsserver PHAIRDA (Permanent Hosting, Archiving and Indexing of Digital Resources and Assets) der Universität Wien („Das PHAIDRA Netzwerk“, o.J.). Auf diesem besonderen Langzeitarchivierungs-Server können sich auch weitere Universitäten einmieten.

Auch die schrittweise Umstellung auf die neue Bibliothekssoftware ALMA (in Österreich seit 2016) führte zu Verbesserungen im Bereich der Verwaltung, Speicherung und Langzeitarchivierung von vor allem elektronischen Ressourcen („Projektplan für den Umstieg…“, 2016). 

3. Fazit

„Bibliotheken sind wichtige Akteure, wenn es um das Thema Open Access geht.“ („Bibliotheken“, o.J.)

Bibliotheken sind Expert*innen in Bezug auf Wissensmanagement und -vermittlung. Sie übernehmen als Schnittstelle zwischen den Verlagen, Autor*innen und Endnutzer*innen einen Großteil der praktischen Umsetzung von Open Access-Angeboten.

Das Veröffentlichen wissenschaftlicher Ergebnisse ist essenziell für eine fundierte Forschungsbasis und wird auch zukünftig eine wertvolle Rolle spielen. Bibliotheken müssen daher in der Lage sein, dieses Wissen langfristig zu sichern.

Open Access führte zum Aufbau von technischen Infrastrukturen sowie dem Ausbau des literarischen Angebots von österreichischen Hochschulbibliotheken. Der Gedanke wissenschaftliches Wissen frei zur Verfügung zu stellen wird u.a. stark vom Bund gefördert. Die Informationsversorgung der Bevölkerung wird dadurch um ein Vielfaches gesteigert und fördert im Allgemeinen die Kooperation zwischen den Wissenschaftler*innen sowie den Hochschulbibliotheken. Viele Schritte wurden bereits geplant und umgesetzt, um österreichische Institutionen in ein neues Open Access-Zeitalter zu führen, aber der Weg zu einem vollkommen freien Zugang zu Wissen und Forschungsergebnissen für „alle“ ist noch weit.

Online-Repositorien und Publikationsserver lassen sich mittlerweile an vielen wissenschaftlichen Einrichtung finden, wobei sich die Suche nach benötigten Materialien für die Endnutzerinnen und Endnutzer wiederum als unübersichtlich und herausfordernd gestalten kann. Open Access-Angebote sind oftmals institutionell vorhanden und inhaltlich breit gestreut. Eine gemeinsame, zentrale Open Access-Plattform in Österreich (auch gemeinsam mit Deutschland und der Schweiz) mit nur einem Suchmodus, könnte auf Dauer sinnvoll erscheinen.

Literatur

Bauer, B., Ferus, A., Hölbling, L., Zarka, T. (2019). Austrian Transition to Open Access. In Mitteilungen der Vereinigung Österreichischer Bibliothekarinnen und Bibliothekare. Bd. 72 (Nr. 1) [Printausgabe]. Graz

Bibliotheken (o.J.). open-access.net [Website-Beitrag]. Abgerufen von https://open-access.net/informationen-fuer-verschiedene-zielgruppen/bibliotheken

Böttger, K.-P. (2011). Basiskenntnis Bibliothek. Eine Fachkunde für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Bibliothek (5., neubearb. u. erw. Aufl.). [Bad Honnef]: Bock und Herchen

Das PHAIDRA Netzwerk (o.J.). Universität Wien [Website-Beitrag]. Abgerufen von https://datamanagement.univie.ac.at/ueber-phaidra-services/das-phaidra-netzwerk/

Gantert, K. (2016). Bibliothekarisches Grundwissen (9., völlig neu bearb. u. erw. Aufl.). Berlin: De Gruyter

Gründe und Vorbehalte (o.J.). open-access.net [Website-Beitrag]. Abgerufen von https://open-access.net/informationen-zu-open-access/gruende-und-vorbehalte

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (2003). Berliner Erklärung über den offenen Zugang zu wissenschaftlichem Wissen [Online-Ressource]. Abgerufen von https://openaccess.mpg.de/68053/Berliner_Erklaerung_dt_Version_07-2006.pdf

Open Access Policy (o.J.). Karl-Franzens-Universität Graz [Website-Beitrag]. Abgerufen von https://ub.uni-graz.at/de/dienstleistungen/open-access/open-access-policy/

Projektplan für den Umstieg auf neues Bibliothekssystem ALMA (2016). OBVSG – Österreichische Bibliothekenverbund und Service GmbH [Website-Beitrag]. Abgerufen von https://www.obvsg.at/wir-ueber-uns/aktuelles/news/projektplan-fuer-den-umstieg-auf-neues-bibliothekssystem-alma/?tx_news_pi1%5Bcontroller%5D=News&tx_news_pi1%5Baction%5D=detail&cHash=2b4ea9bd749de9557b79f635433bf50f

Reckling, F. (2014). Open Access und Publikationskosten [Website-Beitrag]. Abgerufen von https://www.fwf.ac.at/de/news-presse/news/nachricht/nid/20141219-2097/

Kaier, Ch. (2018). Coffee Lectures „Open Access an der Uni Graz” [Online-Video]. Universität Graz. Abgerufen von https://www.youtube.com/watch?v=8HWfp9E0Sk8

Was bedeutet Open Access? (o.J.) Akademie der bildenden Künste [Website-Beitrag]. Abgerufen von https://www.akbild.ac.at/Portal/forschung/open-access/open-access-verstehen

Literaturempfehlungen

Veröffentlicht am von eduLehre Support

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Allgemein

Holste-Flinspach, Karin (2020). Prüfungshandbuch FaMI-Ausbildung: Übungsaufgaben Für Die Zwischen- Und Abschlussprüfung. (4., umfassend überarbeitete und erweiterte Auflage). Bad Honnef: Bock + Herchen Verlag. ISBN: 978-3-88347-341-3

Rautenberg, Ursula (2015). Reclams Sachlexikon des Buches: von der Handschrift zum E-Book (3., vollst. überarb. und aktualisierte Aufl.). Stuttgart: Reclam. ISBN: 978-3-15-011022-5 EMPFOHLEN
Rezension

Archivwesen

Antenhofer, Christina (2020). Kulturelles Erbe und die Rolle der Archive. Scrinium, 74, 9-21.

Diener-Staeckling, Antja (2018). Wie entwickle ich eine Social-Media-Strategie für mein Archiv? – oder: Die optimale Kosten-Nutzen-Rechnung. Archivar, 71 (1), 28-31.

Gillner, Bastian (2018). Offene Archive. Archive, Nutzer und Technologie im Miteinander. Archivar, 71 (1), 13-21. EMPFOHLEN

Glauert, Mario (2013). Dimensionen der Digitalisierung. Kosten, Kapazitäten und Konsequenzen. In C. Kauertz (Hrsg.), Digital und Analog. Die beiden Archivwelten (48-59). Bonn: Rudolf Habelt.

Glauert, Mario (2019). Quo vadis Lesesaal? Die digitale Transformation der Archivbenutzung. In S. Büttner (Hrsg.), Die digitale Transformation in Institutionen des kulturellen Gedächtnisses. Antworten aus der Informationswissenschaft (25-39). Berlin: Simon Verl. für Bibliothekswissen.

Griesser-Stermscheg, Martina, Sternfeld, Nora, & Ziaja, Luisa (2020). Sich mit Sammlungen anlegen. Gemeinsame Dinge und alternative Archive. Berlin: De Gruyter. ISBN: 978-3-11-070044-2

Hänger, Andrea (2020). Die Mühsal der Zugänglichkeit. Methodische Herausforderungen beim Aufbau virtueller Lesesäle. Zeithistorische Forschungen/Studies in Contemporary History, 17 (1), 179-189.

Hochedlinger, Michael (2009). Aktenkunde: Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit. Wien: Böhlau [u.a.]. ISBN: 978-3-205-78296-4

Hochedlinger, Michael (2013). Österreichische Archivgeschichte: vom Spätmittelalter bis zum Ende des Papierzeitalters. Wien: Böhlau [u.a.]. ISBN: 978-3-205-78906-2 EMPFOHLEN

Lepper, Marcel, & Raulff, Ulrich (2016). Handbuch Archiv. Geschichte, Aufgaben, Perspektiven. Stuttgart: Metzler. iSBN: 978-3-476-05388-6 EMPFOHLEN

Stumpf, Marcus (2018). Praktische Archivkunde: ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste : Fachrichtung Archiv (4. überarbeitete Auflage). Münster: Ardey-Verlag. ISBN: 978-3-87023-434-8 EMPFOHLEN
Rezension

Bibliothekswesen

Gantert, Klaus (2016). Bibliothekarisches Grundwissen (9., vollständig neu bearbeitete und erweiterte Auflage.). Berlin, Boston: De Gruyter Saur. ISBN: 978-3-11-032145-6 EMPFOHLEN

Bibliothek Forschung und Praxis. Berlin, New York, NY: de Gruyter Saur. ISSN: 0341-4183

Hilz, Helmut (2019). Buchgeschichte: eine Einführung. Berlin, Boston: De Gruyter Saur. ISBN: 978-3-11-040515-6 EMPFOHLEN

Krajewski, Markus (2017). Zettelwirtschaft: die Geburt der Kartei aus dem Geiste der Bibliothek. Berlin: Kulturverl. Kadmos. ISBN: 978-3-86599-214-7
Rezension

Just, Peter; Wieland, Florian (2017). Von der Discokugel bis zum Heimplanetarium / Die „Bibliothek der Dinge“ an der ZLB in Berlin geht in den Regelbetrieb In: BuB – Forum Bibliothek und Information 69 (2017)01, S. 34-35
https://opus4.kobv.de/opus4-bib-info/frontdoor/index/index/docId/14046

Umlauf, Konrad. (2012). Handbuch Bibliothek : Geschichte, Aufgaben, Perspektiven. ISBN: 978-3-476-02376-6

Unterkircher, Franz; Fiedler, Rudolf; Stickler, Michael (1980). Die Bibliotheken Österreichs in Vergangenheit und Gegenwart. Wiesbaden: Dr. Ludwig Reichert Verlag. ISBN: 3-88226-105-6

Weimann, Karl-Heinz (1975). Bibliotheksgeschichte: Lehrbuch zur Entwicklung und Topographie des Bibliothekswesens. München: Verl. Dokumentation. ISBN: 3-7940-3179-2 EMPFOHLEN

Diverse Themengebiete / Weitere Literaturempfehlungen

Feitsch, Nathalie; Habermayer, Andreas (2019). abiLehre.com: Wissensvermittlung mit Nachhaltigkeit, In: Bibliothek Forschung und Praxis, 43(1), 150-153. doi: https://doi.org/10.1515/bfp-2018-2001

Beetz, Andrea; Heyer, Meike (2014). Leseförderung mit Hund: Grundlagen und Praxis (2. Auflage.). München: Ernst Reinhardt Verlag. ISBN: 978-3-497-02997-6

[ABI] Sammeln: Bestandsaufbau in Archiven und Bibliotheken

Veröffentlicht am von Die-Archivarin-mit-Herz

Der Bestandsaufbau bzw. das strukturierte Sammeln zählt zu den Grundaufgaben einer Informationseinrichtung und ist Teil des Bestandsmanagements. Hier gilt es den eigenen Bestand zu ergänzen, auszuweiten und zu vervollständigen.

Hilfreich dabei ist es, wenn die Institution einen Sammlungsschwerpunkt definiert hat, denn niemand kann alles sammeln. Was gesammelt wird und inwiefern, kann z.B. vom jeweiligen Träger (Bund, Land, Unternehmen) oder dem Zweck der Institution abhängen, sowie der Erwartungshaltung der jeweiligen Benützer_innen.

Auszug aus dem Leitbild der ÖNB:
„[…] erhält die Österreichische Nationalbibliothek […] Belegexemplare von allen in Österreich erschienenen Publikationen […] sowie […] alle an österreichischen Universitäten approbierten Dissertationen. […] ist weiters berechtigt, […] Webpublikationen mit Österreichbezug zu sammeln […]. Darüber hinaus […] im Ausland publizierte österreichspezifische Literatur […].“
Quelle: https://www.onb.ac.at/ueber-uns/leitbild, abgerufen 07.08.2019

Die Medienauswahl wird zusätzlich durch folgende Kriterien beeinflusst: Qualität, Aktualität, zukünftiger Wert, der vorhandene Platz und das verfügbare Budget.

Im Wesentlichen gilt bei der Sichtung und Bewertung von Neuerwerbungen: Je besser man seine Bestände kennt – also das bereits Vorhandene, desto leichter fällt die Entscheidungsfindung beim Erwerb von Neuem. Mehrfachexemplare sowie Ersatzbeschaffungen werden in Sonderfällen erworben.

Manche Bestände wachsen organisch, z.B. durch Zusendung von Belegexemplaren oder durch Abgabe von (Verwaltungs-)Akten der Registratur nach deren Aufbewahrungsfristen an das Archiv (=Akzession). Im Archivwesen gibt es bezüglich der Akzession von Aktenbeständen im Idealfall einen Ablageplan, welcher die systematische Ordnung und Schriftgutverwaltung (records management) festhält.

Überblick über unterschiedliche Erwerbsarten:

#Kauf: Im Zuge der Beschaffung von Medien, kommt es zu einem Kaufvertrag zwischen Bibliotheken und Buchhandlungen/ Verlagen/ Antiquariaten/ Auktionshäusern/ Privatpersonen. Eine Sonderform des Kaufes ist z.B. die Lizenzierung von elektronischen Medien. Oft kommt es bei besonders teuren Informations- und Wissensdatenbanken und elektronischen Zeitschriften auch zu einer kooperativen Erwerbung durch mehrere Bibliotheken (= Konsortium).

#Tausch: Der sogenannte Schriftentausch findet meist zwischen institutsähnlichen Bibliotheken und ähnlichen Einrichtungen statt, auch länderübergreifend. Getauscht werden oft Publikationen, die nicht oder nicht mehr im regulären Buchhandel zu beschaffen sind (antiquarische und Graue Literatur). Die Doubletten der einen Institution füllen die Bestandslücken der anderen.

#Schenkung: Es kann vorkommen, dass Bibliotheken, Archive und weitere Informationseinrichtungen Schenkungen z.B. von Privatpersonen, Firmen oder Verlagen erhalten. Das Aufsetzen eines Schenkungsvertrages ist ab einer gewissen Summe mittlerweile aufgrund einer gesetzlichen Regelung verpflichtend (Finanzamt). Wichtig hierbei ist, dass Schenkungen auch abgelehnt werden können.

#Pflichtstück: Die österr. Gesetzgebung, darunter Mediengesetz, Universitätsgesetzt und Archivgesetz, stellt so sicher, dass Literatur in Form von Belegexemplarenfür die Nachwelt aufbewahrt wird und der Forschung zu Verfügung steht.

#Nachlass: Das Testament bzw. der letzte Wille einer Person kann beinhalten, dass gewisse Beständer an eine öffentliche Informationseinrichtung zu übergeben sind. Dies geschieht z.B. bei Nachlässen von Wissenschaftler_innen, Künstler_innen oder berühmten Persönlichkeiten. Geschieht die Übergabe noch zu Lebzeiten der Person, spricht man hier von einem Vorlass. Im Gegensatz zur Schenkung, kann ein Nachlass bzw. Vorlass nicht abgelehnt werden.

Zusammenfassung:
Der Bestandsaufbau/ die Erwerbung/ das Sammeln gehört zu den Grundaufgaben einer Informationseinrichtung. Zu beachten ist hierbei der Sammlungsschwerpunkt, das vorhandene Budget, der verfügbare Platz sowie die Erwartungen der Benützer_innen. Der Erwerb von Mehrfachexemplaren ist zu vermeiden, außer er wird gefordert. Die unterschiedlichen Erwerbsarten sind Kauf, Tausch, Schenkung, Pflichtexemplar und Nachlass.

Weiterführende Literatur und Informationsquellen:
– Lernunterlagen aus der Berufsschule sowie Berufspraktika
– Böttger, Klaus-Peter. Basiskenntnis Bibliothek, 2011 (5. Aufl.), S. 97-128
– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 125-163
– Reimann, Norbert (Hg.). Praktische Archivkunde, 2014 (3. Aufl.), S. 115f und S. 143-167

[ABI] Bewahren: Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken

Veröffentlicht am von Die-Archivarin-mit-Herz

Die fachgerechte Bestandsaufbewahrung zählt zu den vier Grundaufgaben von Informationseinrichtungen. Damit einhergehend auch die Bestandspräsentation, -pflege und -erhaltung.

Prinzipiell gilt es die eigenen Bestände vor physikalischen, biologischen und chemischen Einwirkungen zu schützen. Der Schutz des Originals ist besonders relevant für Unikate.

Exkurs: Bestandsordnung – der kleine Unterschied

Noch bevor es um die physische Aufbewahrung geht, ist es relevant zu wissen, ob es sich um eine Freihandaufstellung (für BenützerInnen frei zugänglich) oder Magazinaufstellung (für BenützerInnen nicht zugänglich) handelt und ob es sich um Präsenzbestände (nicht ausleihbar) oder Ausleihbestände (ausleihbar) handelt. Mischformen unter diesen vier Arten sind jedenfalls möglich und machen einen Unterschied, wie die Bestände letztendlich geordnet oder verstandortet werden.

Arten der Bestandsordnung sind systematisch nach Wissensgebieten, mechanisch nach numerus currens (fortlaufender Nummer), Ordnung in Sachgruppen. Innerhalb dieser Ordnungen vielleicht alphabetisch nach den erstgenannten VerfasserInnen oder chronologisch nach dem Erscheinungsjahr oder sogar nach dem Größenformat (Oktav, Quart, Folio). Zusätzlich kommen noch unterschiedliche Medienarten (Bücher, AV-Medien, etc.), Publikationsformen (Zeitschriften) oder auch Sonderbestände wie Nachlässe hinzu.
In der Praxis sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt.

Im Folgenden wird von einem Idealzustand ausgegangen und dementsprechende Beispiele oder Ideen aufgezählt.

Was sind geeignete Räume?
Ein barrierefreier Freihandbereich mit einem nachvollziehbaren Leitsystem, das BenützerInnen durch die geordneten Bestände führt.
Ein separat abgetrenntes Magazin mit Kompaktusregalen, zu dem nur MitarbeiterInnen Zutritt haben – bevorzugt ohne Tageslichtquelle, ohne Wasserzufuhr oder Brandquellen. Schmutz- und Staubfreiheit wären ebenfalls wünschenswert.

Was ist ein geeignetes Klima?
Je nach Material gibt es hier unterschiedliche Richtwerte für Temperatur und Luftfeuchtigkeit. Bei z.B. Büchern und weiteren Papiermedien geht man im Magazin von einer Temperatur von 15-18°C aus und einer relativen Luftfeuchtigkeit von ca. 40-50% , langfristig betrachtet mit geringen Schwankungen. Zum Messen von Temperatur und Luftfeuchtigkeit verwendet man üblicher Weise ein sogenanntes Hygrometer. Die Luftqualität ist manchmal auch wichtig, denn schlechte Sauerstoffwerte können gut für Bücher sein, aber dafür schlecht für Menschen. Hier geht es um eine Balance zwischen der Verhinderung von Schimmelbildung (bei zu hoher Luftfeuchtigkeit) und dem Brüchig werden von Papier (bei zu niedriger Luftfeuchtigkeit).

Was ist eine fachgerechte Lagerung?
Bücher: Bücherregale aus Stahl oder Holz, welche nicht höher als 2 – 2,25 m sind mit max. 6 Regalbrettern. Die Bücher sollten aufrecht und weder zu eng noch zu locker stehen. Bei Bedarf sind Buchstützen zu verwenden. Sehr kleine Oktav– oder große Folio-Formate könnten auch liegend gelagert werden, z.B. auch in entsprechenden Archivboxen.

Bestandsrevision?
Es lohnt sich, die eigenen Bestände regelmäßig auf Vollständigkeit und Standort zu überprüfen. Die vorhandenen Medien werden mit Hilfe des Standortkatalogs/Datenbank abgeglichen. Ausgeliehene Medien sollten hier berücksichtigt werden und vermisste Medien sollten einen Vermerk im System erhalten.

Restaurierung?
Sofern keine hauseigene Restaurierwerkstätte vorhanden ist, lohnt es sich besonders wertvolle Einzelstücke restaurieren bzw. konservieren zu lassen. Jede Gattung (Papier, Gemälde, Holz- und Metallobjekte, Möbel) hat ihre eigenen SpezialistInnen. Bei Schadensfällen (Wasser, Schimmel, Brand, mechanische Schäden) empfiehlt es sich auf jeden Fall ExpertInnen zu Rate zu ziehen.

Langzeitarchivierung?
Eine Form der Bestandserhaltung umfasst die Herstellung von Sekundärformen. Druckfähige Digitalisate werden als Bilddatei oder maschinenlesbare Texte mit Hilfe von OCR (optical character recognition) abgespeichert. Die Mikroverfilmung ist bei großen Literaturbeständen nach wie vor üblich, da die Lebensdauer von Mikroformen bei idealer Lagerung etwa 100+ Jahren entsprechen kann. In Sonderfällen können gedruckte Faksimile hergestellt werden, eine Kopie des Originals.

Zusammenfassung:
Das Bewahren bzw. Erhalten der eigenen Bestände zählt zu den alltäglichen Aufgaben in Informationseinrichtungen. Der Schutz vor physikalischen, biologischen und chemischen Einwirkungen steht hier im Vordergrund. Angefangen von geeigneten Räumlichkeiten, über Aufbewahrungsmöglichkeiten, Klimaregulierung, bis hin zur Restaurierung und Digitalisierung. Je nachdem wie ein Bestand grundsätzlich geordnet ist und benutzt wird, können sich diese Elemente unterscheiden.


Weiterführende Literatur und Informationsquellen:

– umfangreiche Link- und PDF-Sammlung der FH-Potsdam zum Thema Bestandserhaltung, abrufbar unter https://www.fh-potsdam.de/studieren/fachbereiche/studium-informationswissenschaften/fachbereich/landesfachstelle/archivberatung/bestandserhaltung/

– E-Learning-Kurs zur Bestandserhaltung in Archiven von fünf Archiven aus Belgien, Deutschland, Luxemburg und den Niederlanden.
abrufbar unter https://www.bestandserhaltung.eu/

– Haberditzl Anna. Kleine Mühen große Wirkung: Maßnahmen der passiven Konservierung bei der Lagerung, Verpackung und Nutzung von Archiv- und Bibliotheksgut, in: Weber, Hartmut (Hg.): Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken, Stuttgart 1992.
abrufbar unter https://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/47093/weber_1992_haberditzl.pdf

– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 225-247

fast druckfrische Literaturempfehlung des VÖA:
– Engel, Patricia. Schriftgutverwaltung in Archiven und Bibliotheken, 2018
(Buchbesprechung in: scrinium, Band 73/2019)

[ABI] Erschließen: Das Erstellen von Bestandskatalogen

Veröffentlicht am von Die-Archivarin-mit-Herz

Dieser Beitrag betrachtet die Erschließung von Literatur etwas genauer.

Das Erschließen von Beständen zählt zu den Grundaufgaben von Informationseinrichtungen, wie Archiven und Bibliotheken, und ist die Voraussetzung für das Benutzen dieser Bestände.

Ein Bestandskatalog ist ein geordnetes Verzeichnis der vorhandenen Bestände und gleichzeitig das wichtigste Arbeitsinstrument, um zu Recherchieren bzw. um ungewollte Dubletten zu vermeiden (für die Vorakzession). Er dient ebenfalls der Bestandskontrolle und Revision.

Ein Online Public Access Catalogue (OPAC) ist besonders für die Handhabung durch Benützer aufbereitet und wie der Name schon verrät, online im Internet abrufbar. Hier sind interne Daten nicht einsehbar.

Ein Online-Katalog bildet die eigenen Bestände systematisch und strukturiert im Internet ab. Nicht jeder Bestandskatalog ist online und nicht jeder Online-Katalog ist gleichzeitig ein OPAC.

Unterschied zwischen Bibliothekskatalog – Bibliografie – Buchhandelsverzeichnis

Ein Bibliothekskatalog verzeichnet den kompletten Bestand einer Bibliothek und ist daher bestandsabhängig.

Eine Bibliografie verzeichnet Literatur zu bestimmten Themen, ohne wiederzugeben, wo es diese gibt und ist daher bestandsunabhängig.

Ein Buchhandelsverzeichnis verzeichnet die im Buchhandel verfügbaren Medien und wo man diese beziehen kann, z.B. Verzeichnis lieferbarer Bücher (VLB).

Formalerschließung/Katalogisierung:

Die Formalerschließung bezeichnet die Erfassung eines Objektes nach formalen Regeln. Bei der Titelaufnahme einzelner Werke, werden vorwiegend Daten erfasst, die sich belegen lassen: VerfasserIn, Titel, Erscheinungsvermerk (Verlag, Ort, Jahr), Kollationsvermerk (Umfang, Illustrationen), ISBN/ISSN.

Hier die gängigsten Regelwerke:
– RDA = Resource Description and Access (aktuell)

– RAK= Regelwerk für die alphabetische Katalogisierung
– RAK-WB= Regelwerk für wissenschaftliche Bibliotheken
– RAK-ÖB= Regelwerk für öffentliche Bibliotheken
– Preußische Instruktionen
Es gibt Sonderregeln für: Musikalien, Karten, unselbstständig erschienene Werke, Nicht-Buch-Materialien

Sacherschließung/Inhaltserschließung/Indexierung:

Die Sacherschließung erfolgt verbal oder klassifikatorisch.
Bei der verbalen Sacherschließung, der inhaltlichen Beschreibung, erfolgt eine
1. Inhaltsanalyse des vorliegenden Werks mit Hilfe von Abstracts und dem Verstehen des Dokumenteninhaltes, danach folgt die
2. Begriffsfindung und
3. Schlagwortbildung.
Abschließend werden die gefundenen Schlagwörter mit einem vorhandenen Thesaurus abgeglichen (4. terminologische Kontrolle).

Bei der klassifikatorischen Sacherschließung erfolgt aufgrund der Inhaltsanalyse eine hierarchische Einordnung in Klassen bzw. Haupt- und Untergruppen, oft zusätzlich mit einer Notation (Kennzahl).

Schlagwörter sind kurze Beschreibungen des Inhalts, auch Deskriptoren genannt. Sie werden entweder dem Werk entnommen (Extraktionsmethode) oder passend hinzugefügt (Additionsmethode). Diese Suchbegriffe haben auch den Zweck, ein Werk wiederzufinden. Deskriptoren sollten daher spezifisch (keine zu allgemeinen Begriffe) und eindeutig (Wörter können mehrere Bedeutungen haben) sein.

Stichwörter, also im Titel enthalte Wörter sind, eignen sich nicht immer für die Beschlagwortung, da der Titel manchmal nicht genau den Inhalt eines Werks wiedergibt.

Synonyme sind unterschiedliche Begriffe für die gleiche Sache. Das gebräuchlichere Wort laut Wörterbuch wird erst gereiht oder dient als Oberbegriff. Beispiel: Reifeprüfung/Matura/Abitur

Homonyme sind gleiche Wörter für verschiedene Begriffe. Beispiel: Bank (Sitzbank)/Bank (Geldinstitut)

Ein Kompositum (Mehrzahl Komposita) ist ein Wort, das sich aus mehreren Begriffen zusammensetzt. Beispiel: Nummernschildbedruckungsmaschine

Es gibt unterschiedliche Kategorien von Schlagwörtern:

P – Personenschlagwörter, Personennamendatei (Namen)
G – geographische Schlagwörter (Länder, Regionen)
S – Sachschlagwörter (allgem. Begriffe, Individualbegriffe)
Z – Zeitschlagwörter (Zeitraum, Zeitpunkt)
F – Formschlagwörter (Medienart, Erscheinungsweise)

RSWK = Regeln für den Schlagwortkatalog
GND = Gemeinsame Normdatei, die kooperativ von der Deutschen Nationalbibliothek und Bibliotheksverbünden erstellt wurde
– GKD = Gemeinsame Körperschaftsdatei
– PND = Personannamendatei
– SWD = Schlagwortnormdatei

VIAF = Virtual International Authority File
Ein gemeinsames Projekt der Library of Congress in Washington und der Deutschen Nationalbibliothek, bei dem die Personennamendateien Deutschands und der USA verknüpft werden sollen.

Katalogarten:

Alphabetischer Katalog: alphabetische Ordnung nach z.B. dem Nachnamen der/des VerfasserIn
Der alphabetische Katalog ist praktisch, wenn formale Merkmale der Suchkriterien bekannt sind, allerdings ist die Suche nach Schlagwörtern hier nicht möglich.

Schlagwortkatalog: alphabetische Ordnung nach Schlagworten (Sachkatalog)
Der Schlagwortkatalog ist einfach zu verwenden, ähnlich wie ein Lexikon, allerdings werden hier oft die sachlichen Zusammenhänge auseinander gerissen.

Systematischer Katalog / Sachkatalog: Ordnung nach Systematik, Klassifikation oder Notation
Vorteilhaft ist beim Sachkatalog, dass sachlich zusammenhängende Werke bei einander stehen, allerdings muss man als NutzerIn die Systematik vorher kennen.

Standortkatalog: Ordnung nach systematischem Standort, mechanisch oder alphabetisch
Der Standortkatalog ist besonders hilfreich für die Bestandsrevision und die allgemeine Signaturvergabe, allerdings ist er aus Sicht der Benutzerfreundlichkeit am ehesten sinnvoll bei einer mechanischen Aufstellung.

Teil- und Spezialkataloge: für Sonderbestände wie Nachlässe geeignet
Vorteilhaft bei einem Spezialkatalog ist, dass man bei der Suche noch mehr in die Tiefe eingrenzen kann. Wenn eine übergreifende Suche nicht das geforderte Ergebnis bietet, muss man wissen, dass das gesuchte Werk Teil eines Sonderbestandes ist.

Verbundkataloge / Gesamtkataloge / Zentralkataloge: umfassen meist Bestände mehrerer Bibliotheken (in einem Verbund)
Vorteil von Verbundkatalogen ist, dass eine Suchabfrage mehrere Bibliotheken abdeckt, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, etwas Passendes zu finden. Sie dienen als Hilfsmittel für die Fernleihe, allerdings kann es allgemein vorkommen, dass Titelaufnahmen gegebenenfalls uneinheitlich sind.

Exkurs: „alte“ Katalogformen

Bandkatalog / Inventarbuch: Katalog in Buchform
Bandkataloge bzw. Inventarbücher sind besonders für kleine und abgeschlossene Bestände geeignet. Der Nachteil in der Handhabung besteht hier, dass dieser meist handschriftlich entsteht und einen zentralen Standort benötigt sowie nur fortlaufend bearbeitet werden kann. Korrekturen im Nachhinein zu machen, kann mühsam sein.

CD-ROM-Katalog: nur um ihn zu erwähnen.

Mikro(fiche)-Katalog: um auch diesen zu erwähnen. Hier wurden Titelaufnahmen auf Mikroformen gespeichert, welche nur mit einem speziellen Lesegerät wiedergegeben werden können.

Zettelkatalog / Karteikartensystem: eine Titelaufnahme steht auf mindestens einer Karteikarte. Je nach Umfang kann formal, alphabetisch oder nach Schlagwörtern gesucht werden (v.a. in Verbindung mit damaligen Preußischen Instruktionen). Ein Zettelkatalog ist zwar beliebig erweiterbar, kann auf Dauer aber viel platz benötigen. Oft ist die Suche nur eindimensional möglich.

Beispiele für Verbundkataloge / Zentralkataloge:

Zusammenfassung:

Bestandskataloge verzeichnen nicht nur vorhandene Bestände in Informationseinrichtungen, sie sind ein essenzielles Arbeitsmittel für das Recherchieren und Wiederfinden einzelner Werke sowie für die Bestandskontrolle und Standortverwaltung. Die formale und sachliche Erschließung ist mit ganz bestimmten Regeln verbunden, um einheitliche Einträge zu gewährleisten. All dies erleichtert im Allgemeinen die Benützung und die Benutzerfreundlichkeit.

Weiterführende Literatur und teilw. Informationsquellen:
– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 164-221, 293-335
– Böttger, Klaus-Peter. Basiskenntnis Bibliothek, 2011 (5. Aufl.), S. 192-186

[ABI] Vermitteln: Das Zurverfügungstellen von Medien und Informationen

Veröffentlicht am von Die-Archivarin-mit-Herz

Die Bestandsvermittlung zählt zu den Grundaufgaben von Informationseinrichtungen wie Archiven und Bibliotheken. Darunter fallen z.B. die Bekanntmachung der eigenen Aufgaben und des Leistungs- und Bestandsangebotes. Die Öffentlichkeit soll wissen, was Archive und Bibliotheken tun und wozu sie dienen.

Ein angemessener Webauftritt ist diesbezüglich nicht mehr wegzudenken. Wer im Internet nicht (bei Suchmaschinen) aufscheint, den gibt es nicht. Angefangen von Online-Bestandskatalogen über die Veröffentlichung digitalisierter Bestände bis hin zu Ankündigungen von Veranstaltungen.

Die sogenannte interne Öffentlichkeitsarbeit, auch „inreach“ genannt, beschreibt die Positionierung innerhalb des eigenen Unternehmens, die Beantwortung von internen Anfragen sowie Führungen und Schulungen für Mitarbeiter*innen. Archive sind wesentliche Kompetenzzentren für die Geschichte des eigenen Hauses und sollten – wenn möglich – bei der eigenen Geschichtsschreibung aktiv involviert sein. Für Archive hieße das z.B. die Miteinbeziehung in die Einführung von Aktenplänen, Skartierordnungen und elektronische Verwaltungsprozesse.

Besonders öffentlich zugängliche Bibliotheken werden als Informationskompetenzzentren bezeichnet. Sie nehmen als Lern- und Wissensorte eine bedeutsame Rolle als Serviceeinrichtung für die Allgemeinbildung der Bevölkerung ein.

Überblick über unterschiedliche Vermittlungskonzepte:

#Entlehnung: Im Zuge der Entlehnung von Medien in Bibliotheken, kommt es zu einem Leihvertrag mit ihren Benützer*innen. Die ausgeliehenen Medien werden zeitlich begrenzt (z.B. 14 Tage) und kostenlos (im Gegensatz zu Benutzungs- und Mahngebühren) zum persönlichen (nur die Person, die es ausleiht) und ordentlichen Gebrauch (keine Zweckentfremdung) zur Verfügung gestellt.
Archive und Sammlungen überlassen Einzelstücke z.B. anlassbezogen für Ausstellungen in Museen. Die Dauerleihgabe ist eine Sonderform des Leihvertrages. Hier werden Leihnehmer*innen Objekte für einen unbestimmten oder langfristigen Zeitraum überlassen, um diese der Öffentlichkeit zu präsentieren.

#Ausstellungen: Museen und ähnliche Einrichtungen präsentieren der Öffentlichkeit regelmäßig Bestände zu bestimmten Themen oder Personen. Dies ist nicht nur wesentlich für den Bereich Erwachsenenbildung, sondern auch für Schulgruppen. Gegenstände und Dokumentationsmaterialien, die normalerweise nicht für Privatpersonen zugänglich sind, werden für einen bestimmten Zeitraum allen Interessierten zugänglich gemacht.

#Publikationen: Das Publizieren der eigenen Forschungsergebnisse ist eine weitere Form wie Informationen an die Öffentlichkeit gelangen. Sei es die eigene Hausgeschichte zu dokumentieren, einen Begleitkatalog für Ausstellungen zu gestalten oder das Ergebnis der eigenen Bestandsaufarbeitung zu veröffentlichen, die Möglichkeiten sind hier so variabel wie die einzelnen Themenfelder. Publikationen fördern Forschung und Kooperationen und sind ein essenzieller Output.

#Tag der offenen Tür: Ein Open House bietet die Möglichkeit, eine breitere Öffentlichkeit auf die Informationseinrichtung aufmerksam zu machen. Sinnvoll ist es hier auch an größeren PR-Veranstaltungen anzuknüpfen, z.B. „Lange Nacht der…“ oder Archiv-/Bibliothekartage. Ein Tag der offenen Tür bietet sich an für Spezialführungen hinter die Kulissen oder auch kleine Ausstellungen zu Sonderstücken. Ein (Bücher-)Flohmarkt bietet sich hier ebenfalls an.

#Werbemittel bzw. Merchandising: Flyer und Broschüren zählen nach wie vor zu den beliebtesten physischen Werbemitteln der Branche. Diese sollten die wichtigsten Informationen auf einen Blick abbilden: Sammlungsschwerpunkte, Benutzungsbedigungen, Öffnungszeiten, Errechbarkeit, Kontaktinformationen.
Zu Merchandiseartikeln können zählen: Stifte, Lesezeichen, Grußkarten, Tassen, Taschen, etc. Alles was Besucher*innen gerne sammeln und mit nach Hause nehmen würden.

#Online-Datenbanken/Online-Kataloge/Digitalisate: Der Ausbau elektronischer bzw. online verfügbarer Medien wird heutzutage vielerorts von den Benützer*innen vorausgesetzt. Bis es einmal so weit ist, sind oft zahlreiche Arbeitsschritte und Ressourcen notwendig.

#Sponsoring: Maßnahmen wie „Adopt a …“ oder Crowdfunding sind in den letzten Jahrzehnten immer notwendiger geworden, da eine staatliche Unterstützung für kleinere Einrichtungen oft äußerst schwierig ist. Besonders in musealen Institutionen ist dies ein beliebter Weg geworden, Fördergelder zu erhalten. Restaurierkosten oder Buchbindearbeiten sehr kostspielig und es gibt zum Glück zahlreiche Sammler*innen oder Liebhaber*innen besonderer Stücke, die bei der Bestandserhaltung gerne finanziell unterstützen.

#Crowdsourcing/Citizen Science: Bei Croudsourcing versucht man v.a. Wissens-Ressourcen von außerhalb zu nutzen. Die sogenannte „Schwarmintelligenz“ der Bevölkerung zu nutzen, ist in Österreich noch nicht weit verbreitet. Vereinzelt nutzen Museen oder Archive Crowdsourcing z.B. für Fehlerbereinigung, Bestandsaufarbeitungen oder Transkriptionsprojekte. Als Vorreiter können hier das Technische Museum Wien und das Naturhistorische Museum Wien genannt werden, wo Bürger*innen ihr Wissen zu bestimmten Objekten für die Bestandsaufarbeitung einbringen können. Beliebt sind u.a. auch Pensionist*innen, welche bei der Transkription von von Kurrentschrift oder Stenografie behilflich sind.

#Teaching Library: Hiemit sind Kurse von Bibliotheksmitarbeiter*innen zur Steigerung der Informationskompetenz gemeint. Angefangen von Führungen durch die Bibliothek, Einführung in eine effiziente Literaturrecherche über den Umgang mit Datenbanken bis hin zum korrekten Zitieren. Teilweise gibt es Angebote zu den Themen Medienkompetenz und Medienkritik. Es ist hier auch möglich, dass vor allem an Hochschulbibliotheken solche Kurse als Teil des Curriculums gesehen werden.

Weiterführende Literatur und teilw. Informationsquellen:
– Deutscher Bibliotheksverband e.V. (o.J.). Teaching Library [Online Ressource], abgerufen am 16.04.2020 von https://bibliotheksportal.de/ressourcen/bildung/teaching-library/
– Hütte, Mario (2006). Zur Vermittlung von Informationskompetenz an Hochschulbibliotheken – Entwicklung, Status quo und Perspektiven [Online-Ressource], abgerufen am 21.2.2020 von http://www.forschungsnetzwerk.at/downloadpub/huette2006_bibliotheken_137_167.pdf
– Isler, Eveline (2019). Crowdsourcing – Vielfältige Erfahrungen [Online-Ressource], abgerufen am 21.2.2020 von https://vsa-aas.ch/crowdsourcing-vielfaeltige-erfahrungen/
– Naturhistorisches Museum Wien (o.J). Mitmachen! Citizen Science im NHM Wien [Online-Ressource], abgerufen am 16.04.2020 von https://www.nhm-wien.ac.at/forschung/mitmachen

[ABI] Bestandsordnung: der kleine Unterschied

Veröffentlicht am von Die-Archivarin-mit-Herz

Noch bevor es um die physische Aufbewahrung geht, ist es relevant zu wissen, ob es sich um eine Freihandaufstellung (für BenützerInnen frei zugänglich) oder Magazinaufstellung (für BenützerInnen nicht zugänglich) handelt und ob es sich um Präsenzbestände (nicht ausleihbar) oder Ausleihbestände (ausleihbar) handelt. Mischformen unter diesen vier Arten sind jedenfalls möglich und machen einen Unterschied, wie die Bestände letztendlich geordnet oder verstandortet werden.

Freihandaufstellung:
Bei der Freihandaufstellung ist zwar der Zugang zu den Beständen für BenützerInnen frei, jedoch benötigt man mehr Platz aufgrund breiterer Regalabstände und sie bedeutet einen erhöhten Aufwand für das Aufsichtspersonal und die eigentliche Bestandspflege. Die Gefahr der Beschädigung/Abnützung sowie der Verreihung ist ebenfalls höher. Außerdem ist ein Diebstahlschutz für Freihandbestände von Vorteil.

Magazinaufstellung:
Der größte Vorteil ist der vergleichsweise geringere Raumbedarf, auch wenn die Bestände in der Magazinaufstellung für gewöhnlich nicht frei für BenützerInnen zugänglich ist. Der Aufwand bei der Bestandspflege scheint unmittelbar geringer, ebenso wie die Bestandsabnützung und Diebstahlgefahr.

Ausleihbestände:
Beispiele hierfür können sein: aktuelle Literatur (Belletristik, Lehrbücher, Gesamtdarstellungen, Studienliteratur), Mehrfachexemplare.
Der Vorteil liegt hier eindeutig in der Benutzerfreundlichkeit, da man Medien innerhalb einer bestimmten Leihdauer mit nach Hause nehmen darf, um sie in Ruhe durchzugehen.
Nachteilhaft kann für BenützerInnen sein, dass man ein ausgeliehenes Medium erst benutzen kann, wenn dieses wieder retouniert wurde. Für Informationseinrichtungen bedeutet das, dass diese einen Ausleihbetrieb mit allen Funktionalitäten einrichten müssen. In der Regel können sich Medien in diesem Fall auch schneller abnützen als Präsenzbestände.

Präsenzbestände:
Beispiele hierfür können sein: besonders alte, wertvolle und seltene Bestände (Inkunabeln, Graue Literatur), Unikate (Autographen), Nachschlagewerke, besondere Sammlungen, Handapparate.
Der Vorteil liegt hier eindeutig darin, dass die Medien sich immer vor Ort befinden und benutzbar sind. Die Wartezeit Werke einzusehen ist je nach Öffnungszeiten kürzer und mehrere Personen können in kurzer Zeit darauf zugreifen, da im Normalfall kein Medium durch andere Benutzer blockiert wird. Meist lässt sich z.B. gesuchte Fachliteratur zu einem bestimmten Gebiet innerhalb einer Spezialbibliothek finden, dadurch spart man als Benützer auch Zeit.
Nachteilhaft können eingeschränkte Öffnungszeiten sein bzw. begrenzte Sitzplätze für BenützerInnen.

Sowohl  Präsenz- als auch Ausleihbestände können jeweils in Freihand- oder in Magazinaufstellung vorkommen. Es gibt also vier Möglichkeiten:

  1. Freihand-Präsenzbestände (z.B. WBs Lesesäle)
  2. Freihand-Ausleihbestände (z.B. in ÖBs)
  3. Magazin-Präsenzbestände (z.B. ältere Werke in WBs)
  4. Magazin-Ausleihbestände (z.B. aktuelle Werke in WBs)

Arten der Bestandsordnung sind systematisch nach Wissensgebieten, mechanisch nach numerus currens (fortlaufender Nummer), Ordnung in Sachgruppen. Innerhalb dieser Ordnungen vielleicht alphabetisch nach den erstgenannten VerfasserInnen oder chronologisch nach dem Erscheinungsjahr oder sogar nach dem Größenformat (Oktav, Quart, Folio). Zusätzlich kommen noch unterschiedliche Medienarten (Bücher, AV-Medien, etc.), Publikationsformen (Zeitschriften) oder auch Sonderbestände wie Nachlässe hinzu.
In der Praxis sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt.

Ordnung nach Systematik:
Hierbei befinden sich Medien zu einem Thema meist nahe bei einander und oft kann man – wenn man sich bei den Regalen gut zurechtfindet – auch ohne Katalog zum Gesuchten finden, allerdings erfordert diese Bestandsordnung eher viel Platz, da man genügend Reserven für Neuzugänge einplanen sollte. Veränderungen in der Systematik können ebenfalls zu Änderungen in der Signatur führen sowie zu Umstellungen in den Regalen.

Ordnung nach Mechanik (numerus currens):
Bestände werden hier nach fortlaufender Nummer aufgestellt und der vorhandene Raum möglichst gut genutzt. Man vermeidet hier auch mühsames Nachrücken oder Umstellen. Nachteilhaft bei der Suche ist, dass mann die Signatur und den Standort genau kennen muss. Beispiel: Gruppenaufstellung und innerhalb mechanisch.

Ordnung nach Sachgruppen:
Bestände werden hier in Themengebiete gegliedert und innerhalb dieser z.B. alphabetisch, mechanisch oder einer Kombination beider Aufstellungsarten geordnet. Sämtliche Vor- und Nachteile beider Ordnungsarten treffen auch hier zu.

Ordnung nach Alphabet:
Bei der klassisch alphabetischen Aufstellung lassen sich gesuchte Werke meist rasch finden, wobei man sich im Fall von Mehrfachexemplaren ohnehin eine Lösung für die Signatur einfallen lassen muss (meist n.c.). Auch hier kann es zu häufigem Nachrücken kommen, da manche Buchstaben mehr Neuzugänge haben und rascher wachsen als andere. Beispiel: Zeitschriften und Romane (Belletristik).

Ordnung nach Chronologie:
Bestände werden hier nach dem Erscheinungsjahr geordnet. Nachteilhaft kann sein, dass altere Neuzugänge häufigeres Nachrücken verursachen. Wenn das Erscheinungsjahr nicht bekannt ist, stehen unterschiedlich alte Werke nebeneinander, was eine Unterscheidung in alt/wertvoll und neu/beständig erschweren kann. Beispiel: Unterordnung bei Zeitschriftenjahrgängen.

Ordnung nach Format:
Hier erfolgt die Aufstellung nach Größe bzw. Bogenformat.
unter 10 cm: Angabe in cm
Sedez (16°) ca. 10-18 cm Höhe
Oktav (8°) ca. 18-25 cm Höhe
Quart (4°) ca. 25-35 cm Höhe
Folio (2°) über 35 cm Höhe

Medienbearbeitung – zwischen Katalogisierung und Bereitstellung

Die Medienbearbeitung, auch Adjustierung genannt, beinhaltet das hinzufügen des Eigentumsvermerks (z.B. Stempel), Bindearbeiten, die Beschilderung und das Anbringen des Diebstahlschutzes.

Zusammenfassung:
Je nach Art der Informationseinrichtung und je nach Art der Bestände, kann die Ordnung und Aufstellung von Medien variieren. Ob Freihand- oder Magazinaufstellung oder Ausleih- und Präsenzbestände, ob alphabetisch, mechanisch oder chronologisch, die Wahl hängt immer von der Funktionalität der Institution und dem Umgang mit den Beständen ab. So betrachtet gibt es kein richtig und kein falsch, sondern eine Auswahl an Bestandsaufstellungs- und Nutzungskonzepten und deren Umsetzung.

Weiterführende Literatur und teilw. Informationsquellen:
– Aufstellungen in Bibliotheken bzw. Büchereien (Überblick)
– Böttger, Klaus-Peter. Basiskenntnis Bibliothek, 2011 (5. Aufl.), S. 209-215
– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 225-247
– Holste-Flinspach, Karin. Prüfungshandbuch FaMI-Ausbildung, 2015 (2., erw. Aufl.), S. 162, 176f