[ABI] Bewahren: Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken

Die fachgerechte Bestandsaufbewahrung zählt zu den vier Grundaufgaben von Informationseinrichtungen. Damit einhergehend auch die Bestandspräsentation, -pflege und -erhaltung.

Prinzipiell gilt es die eigenen Bestände vor physikalischen, biologischen und chemischen Einwirkungen zu schützen. Der Schutz des Originals ist besonders relevant für Unikate.

Exkurs: Bestandsordnung – der kleine Unterschied

Noch bevor es um die physische Aufbewahrung geht, ist es relevant zu wissen, ob es sich um eine Freihandaufstellung (für BenützerInnen frei zugänglich) oder Magazinaufstellung (für BenützerInnen nicht zugänglich) handelt und ob es sich um Präsenzbestände (nicht ausleihbar) oder Ausleihbestände (ausleihbar) handelt. Mischformen unter diesen vier Arten sind jedenfalls möglich und machen einen Unterschied, wie die Bestände letztendlich geordnet oder verstandortet werden.

Arten der Bestandsordnung sind systematisch nach Wissensgebieten, mechanisch nach numerus currens (fortlaufender Nummer), Ordnung in Sachgruppen. Innerhalb dieser Ordnungen vielleicht alphabetisch nach den erstgenannten VerfasserInnen oder chronologisch nach dem Erscheinungsjahr oder sogar nach dem Größenformat (Oktav, Quart, Folio). Zusätzlich kommen noch unterschiedliche Medienarten (Bücher, AV-Medien, etc.), Publikationsformen (Zeitschriften) oder auch Sonderbestände wie Nachlässe hinzu.
In der Praxis sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt.

Im Folgenden wird von einem Idealzustand ausgegangen und dementsprechende Beispiele oder Ideen aufgezählt.

Was sind geeignete Räume?
Ein barrierefreier Freihandbereich mit einem nachvollziehbaren Leitsystem, das BenützerInnen durch die geordneten Bestände führt.
Ein separat abgetrenntes Magazin mit Kompaktusregalen, zu dem nur MitarbeiterInnen Zutritt haben – bevorzugt ohne Tageslichtquelle, ohne Wasserzufuhr oder Brandquellen. Schmutz- und Staubfreiheit wären ebenfalls wünschenswert.

Was ist ein geeignetes Klima?
Je nach Material gibt es hier unterschiedliche Richtwerte für Temperatur und Luftfeuchtigkeit. Bei z.B. Büchern und weiteren Papiermedien geht man im Magazin von einer Temperatur von 15-18°C aus und einer relativen Luftfeuchtigkeit von ca. 40-50% , langfristig betrachtet mit geringen Schwankungen. Zum Messen von Temperatur und Luftfeuchtigkeit verwendet man üblicher Weise ein sogenanntes Hygrometer. Die Luftqualität ist manchmal auch wichtig, denn schlechte Sauerstoffwerte können gut für Bücher sein, aber dafür schlecht für Menschen. Hier geht es um eine Balance zwischen der Verhinderung von Schimmelbildung (bei zu hoher Luftfeuchtigkeit) und dem Brüchig werden von Papier (bei zu niedriger Luftfeuchtigkeit).

Was ist eine fachgerechte Lagerung?
Bücher: Bücherregale aus Stahl oder Holz, welche nicht höher als 2 – 2,25 m sind mit max. 6 Regalbrettern. Die Bücher sollten aufrecht und weder zu eng noch zu locker stehen. Bei Bedarf sind Buchstützen zu verwenden. Sehr kleine Oktav– oder große Folio-Formate könnten auch liegend gelagert werden, z.B. auch in entsprechenden Archivboxen.

Bestandsrevision?
Es lohnt sich, die eigenen Bestände regelmäßig auf Vollständigkeit und Standort zu überprüfen. Die vorhandenen Medien werden mit Hilfe des Standortkatalogs/Datenbank abgeglichen. Ausgeliehene Medien sollten hier berücksichtigt werden und vermisste Medien sollten einen Vermerk im System erhalten.

Restaurierung?
Sofern keine hauseigene Restaurierwerkstätte vorhanden ist, lohnt es sich besonders wertvolle Einzelstücke restaurieren bzw. konservieren zu lassen. Jede Gattung (Papier, Gemälde, Holz- und Metallobjekte, Möbel) hat ihre eigenen SpezialistInnen. Bei Schadensfällen (Wasser, Schimmel, Brand, mechanische Schäden) empfiehlt es sich auf jeden Fall ExpertInnen zu Rate zu ziehen.

Langzeitarchivierung?
Eine Form der Bestandserhaltung umfasst die Herstellung von Sekundärformen. Druckfähige Digitalisate werden als Bilddatei oder maschinenlesbare Texte mit Hilfe von OCR (optical character recognition) abgespeichert. Die Mikroverfilmung ist bei großen Literaturbeständen nach wie vor üblich, da die Lebensdauer von Mikroformen bei idealer Lagerung etwa 100+ Jahren entsprechen kann. In Sonderfällen können gedruckte Faksimile hergestellt werden, eine Kopie des Originals.

Zusammenfassung:
Das Bewahren bzw. Erhalten der eigenen Bestände zählt zu den alltäglichen Aufgaben in Informationseinrichtungen. Der Schutz vor physikalischen, biologischen und chemischen Einwirkungen steht hier im Vordergrund. Angefangen von geeigneten Räumlichkeiten, über Aufbewahrungsmöglichkeiten, Klimaregulierung, bis hin zur Restaurierung und Digitalisierung. Je nachdem wie ein Bestand grundsätzlich geordnet ist und benutzt wird, können sich diese Elemente unterscheiden.


Weiterführende Literatur und Informationsquellen:

– umfangreiche Link- und PDF-Sammlung der FH-Potsdam zum Thema Bestandserhaltung, abrufbar unter https://www.fh-potsdam.de/studieren/fachbereiche/studium-informationswissenschaften/fachbereich/landesfachstelle/archivberatung/bestandserhaltung/

E-Learning-Kurs zur Bestandserhaltung in Archiven von fünf Archiven aus Belgien, Deutschland, Luxemburg und den Niederlanden.
abrufbar unter https://www.bestandserhaltung.eu/

– Haberditzl Anna. Kleine Mühen große Wirkung: Maßnahmen der passiven Konservierung bei der Lagerung, Verpackung und Nutzung von Archiv- und Bibliotheksgut, in: Weber, Hartmut (Hg.): Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken, Stuttgart 1992.
abrufbar unter https://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/47093/weber_1992_haberditzl.pdf

– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 225-247

fast druckfrische Literaturempfehlung des VÖA:
– Engel, Patricia. Schriftgutverwaltung in Archiven und Bibliotheken, 2018
(Buchbesprechung in: scrinium, Band 73/2019)

[ABI] Erschließen: Das Erstellen von Bestandskatalogen

Dieser Beitrag betrachtet die Erschließung von Literatur etwas genauer.

Das Erschließen von Beständen zählt zu den Grundaufgaben von Informationseinrichtungen, wie Archiven und Bibliotheken, und ist die Voraussetzung für das Benutzen dieser Bestände.

Ein Bestandskatalog ist ein geordnetes Verzeichnis der vorhandenen Bestände und gleichzeitig das wichtigste Arbeitsinstrument, um zu Recherchieren bzw. um ungewollte Dubletten zu vermeiden (für die Vorakzession). Er dient ebenfalls der Bestandskontrolle und Revision.

Ein Online Public Access Catalogue (OPAC) ist besonders für die Handhabung durch Benützer aufbereitet und wie der Name schon verrät, online im Internet abrufbar. Hier sind interne Daten nicht einsehbar.

Ein Online-Katalog bildet die eigenen Bestände systematisch und strukturiert im Internet ab. Nicht jeder Bestandskatalog ist online und nicht jeder Online-Katalog ist gleichzeitig ein OPAC.


Unterschied zwischen Bibliothekskatalog – Bibliografie – Buchhandelsverzeichnis

Ein Bibliothekskatalog verzeichnet den kompletten Bestand einer Bibliothek und ist daher bestandsabhängig.

Eine Bibliografie verzeichnet Literatur zu bestimmten Themen, ohne wiederzugeben, wo es diese gibt und ist daher bestandsunabhängig.

Ein Buchhandelsverzeichnis verzeichnet die im Buchhandel verfügbaren Medien und wo man diese beziehen kann, z.B. Verzeichnis lieferbarer Bücher (VLB).


Formalerschließung/Katalogisierung:

Die Formalerschließung bezeichnet die Erfassung eines Objektes nach formalen Regeln. Bei der Titelaufnahme einzelner Werke, werden vorwiegend Daten erfasst, die sich belegen lassen: VerfasserIn, Titel, Erscheinungsvermerk (Verlag, Ort, Jahr), Kollationsvermerk (Umfang, Illustrationen), ISBN/ISSN.

Hier die gängigsten Regelwerke:
– RDA = Resource Description and Access (aktuell)

– RAK= Regelwerk für die alphabetische Katalogisierung
– RAK-WB= Regelwerk für wissenschaftliche Bibliotheken
– RAK-ÖB= Regelwerk für öffentliche Bibliotheken
– Preußische Instruktionen
Es gibt Sonderregeln für: Musikalien, Karten, unselbstständig erschienene Werke, Nicht-Buch-Materialien

Sacherschließung/Inhaltserschließung/Indexierung:

Die Sacherschließung erfolgt verbal oder klassifikatorisch.
Bei der verbalen Sacherschließung, der inhaltlichen Beschreibung, erfolgt eine
1. Inhaltsanalyse des vorliegenden Werks mit Hilfe von Abstracts und dem Verstehen des Dokumenteninhaltes, danach folgt die
2. Begriffsfindung und
3. Schlagwortbildung.
Abschließend werden die gefundenen Schlagwörter mit einem vorhandenen Thesaurus abgeglichen (4. terminologische Kontrolle).

Bei der klassifikatorischen Sacherschließung erfolgt aufgrund der Inhaltsanalyse eine hierarchische Einordnung in Klassen bzw. Haupt- und Untergruppen, oft zusätzlich mit einer Notation (Kennzahl).

Schlagwörter sind kurze Beschreibungen des Inhalts, auch Deskriptoren genannt. Sie werden entweder dem Werk entnommen (Extraktionsmethode) oder passend hinzugefügt (Additionsmethode). Diese Suchbegriffe haben auch den Zweck, ein Werk wiederzufinden. Deskriptoren sollten daher spezifisch (keine zu allgemeinen Begriffe) und eindeutig (Wörter können mehrere Bedeutungen haben) sein.

Stichwörter, also im Titel enthalte Wörter sind, eignen sich nicht immer für die Beschlagwortung, da der Titel manchmal nicht genau den Inhalt eines Werks wiedergibt.

Synonyme sind unterschiedliche Begriffe für die gleiche Sache. Das gebräuchlichere Wort laut Wörterbuch wird erst gereiht oder dient als Oberbegriff. Beispiel: Reifeprüfung/Matura/Abitur

Homonyme sind gleiche Wörter für verschiedene Begriffe. Beispiel: Bank (Sitzbank)/Bank (Geldinstitut)

Ein Kompositum (Mehrzahl Komposita) ist ein Wort, das sich aus mehreren Begriffen zusammensetzt. Beispiel: Nummernschildbedruckungsmaschine

Es gibt unterschiedliche Kategorien von Schlagwörtern:

P – Personenschlagwörter, Personennamendatei (Namen)
G – geographische Schlagwörter (Länder, Regionen)
S – Sachschlagwörter (allgem. Begriffe, Individualbegriffe)
Z – Zeitschlagwörter (Zeitraum, Zeitpunkt)
F – Formschlagwörter (Medienart, Erscheinungsweise)

RSWK = Regeln für den Schlagwortkatalog
GND = Gemeinsame Normdatei, die kooperativ von der Deutschen Nationalbibliothek und Bibliotheksverbünden erstellt wurde
– GKD = Gemeinsame Körperschaftsdatei
– PND = Personannamendatei
– SWD = Schlagwortnormdatei

VIAF = Virtual International Authority File
Ein gemeinsames Projekt der Library of Congress in Washington und der Deutschen Nationalbibliothek, bei dem die Personennamendateien Deutschands und der USA verknüpft werden sollen.

Katalogarten:

Alphabetischer Katalog: alphabetische Ordnung nach z.B. dem Nachnamen der/des VerfasserIn
Der alphabetische Katalog ist praktisch, wenn formale Merkmale der Suchkriterien bekannt sind, allerdings ist die Suche nach Schlagwörtern hier nicht möglich.

Schlagwortkatalog: alphabetische Ordnung nach Schlagworten (Sachkatalog)
Der Schlagwortkatalog ist einfach zu verwenden, ähnlich wie ein Lexikon, allerdings werden hier oft die sachlichen Zusammenhänge auseinander gerissen.

Systematischer Katalog / Sachkatalog: Ordnung nach Systematik, Klassifikation oder Notation
Vorteilhaft ist beim Sachkatalog, dass sachlich zusammenhängende Werke bei einander stehen, allerdings muss man als NutzerIn die Systematik vorher kennen.

Standortkatalog: Ordnung nach systematischem Standort, mechanisch oder alphabetisch
Der Standortkatalog ist besonders hilfreich für die Bestandsrevision und die allgemeine Signaturvergabe, allerdings ist er aus Sicht der Benutzerfreundlichkeit am ehesten sinnvoll bei einer mechanischen Aufstellung.

Teil- und Spezialkataloge: für Sonderbestände wie Nachlässe geeignet
Vorteilhaft bei einem Spezialkatalog ist, dass man bei der Suche noch mehr in die Tiefe eingrenzen kann. Wenn eine übergreifende Suche nicht das geforderte Ergebnis bietet, muss man wissen, dass das gesuchte Werk Teil eines Sonderbestandes ist.

Verbundkataloge / Gesamtkataloge / Zentralkataloge: umfassen meist Bestände mehrerer Bibliotheken (in einem Verbund)
Vorteil von Verbundkatalogen ist, dass eine Suchabfrage mehrere Bibliotheken abdeckt, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, etwas Passendes zu finden. Sie dienen als Hilfsmittel für die Fernleihe, allerdings kann es allgemein vorkommen, dass Titelaufnahmen gegebenenfalls uneinheitlich sind.

Exkurs: „alte“ Katalogformen

Bandkatalog / Inventarbuch: Katalog in Buchform
Bandkataloge bzw. Inventarbücher sind besonders für kleine und abgeschlossene Bestände geeignet. Der Nachteil in der Handhabung besteht hier, dass dieser meist handschriftlich entsteht und einen zentralen Standort benötigt sowie nur fortlaufend bearbeitet werden kann. Korrekturen im Nachhinein zu machen, kann mühsam sein.

CD-ROM-Katalog: nur um ihn zu erwähnen.

Mikro(fiche)-Katalog: um auch diesen zu erwähnen. Hier wurden Titelaufnahmen auf Mikroformen gespeichert, welche nur mit einem speziellen Lesegerät wiedergegeben werden können.

Zettelkatalog / Karteikartensystem: eine Titelaufnahme steht auf mindestens einer Karteikarte. Je nach Umfang kann formal, alphabetisch oder nach Schlagwörtern gesucht werden (v.a. in Verbindung mit damaligen Preußischen Instruktionen). Ein Zettelkatalog ist zwar beliebig erweiterbar, kann auf Dauer aber viel platz benötigen. Oft ist die Suche nur eindimensional möglich.

Beispiele für Verbundkataloge / Zentralkataloge:

Zusammenfassung:

Bestandskataloge verzeichnen nicht nur vorhandene Bestände in Informationseinrichtungen, sie sind ein essenzielles Arbeitsmittel für das Recherchieren und Wiederfinden einzelner Werke sowie für die Bestandskontrolle und Standortverwaltung. Die formale und sachliche Erschließung ist mit ganz bestimmten Regeln verbunden, um einheitliche Einträge zu gewährleisten. All dies erleichtert im Allgemeinen die Benützung und die Benutzerfreundlichkeit.

Weiterführende Literatur und teilw. Informationsquellen:
– Gantert, Klaus/Rupert Hacker. Bibliothekarisches Grundwissen, 2008 (8. Aufl.), S. 164-221, 293-335
– Böttger, Klaus-Peter. Basiskenntnis Bibliothek, 2011 (5. Aufl.), S. 192-186

[ABI] Periodika

Ein Periodikum (pl. Periodika) ist eine fortlaufende Veröffentlichung bzw. ein fortlaufendes Sammelwerk und erscheint unbegrenzt. Entscheidend für dessen Charakteristik ist, wie der Name bereits sagt, das regelmäßige, also periodische Erscheinen des Werkes. Der Inhalt von Periodika besteht in der Regel aus Beiträgen (Essays, Artikel oder Aufsätze) verschiedener Autorinnen und Autoren.

Allgemein wird bei fortlaufenden Sammelwerken zwischen Zeitungen, Zeitschriften, einer zeitschriftenartigen Reihe sowie Schriftenreihen differenziert.

Welche Periodika gibt es?

Zeitungen

Handelt es sich um eine Tageszeitung, so muss diese mindestens fünfmal in der Woche erscheinen bzw. Wochenzeitungen einmal pro Woche.

Zeitschriften

Bei Zeitschriften gibt es keine Mindestangabe. Die Häufigkeit der Publizierung wird bei Zeitschriften im Erscheinungsverlauf, dieser befindet sich in der Regel beim Impressum bzw. Titelangaben, angegeben.

Zeitschriftenartige Reihen

Bei zeitschriftenartigen Reihen handelt es sich um regelmäßig erscheinende Serienbände mit ensprechender Zählung. Dazu gehören unter anderem Jahrbücher, Jahrbücher welche einen fachlich abgegrenzten Themenschwerpunkt haben (Almanache), Geschäftsberichte und auch Adressbücher (z.B. Österreichischer Amtskalender).

Loseblattausgaben

Bei Loseblattausgaben handelt es sich um Mappen, deren Inhalt durch regelmäßig erscheinende Ergänzungslieferungen erweitert oder aktualisiert wird. Häufig werden diese bei juristischen Werken oder aktuell zu haltenden Regeln/Vorschriften verwendet. Dadurch ergibt sich der Vorteil, dass nicht das komplette Werk, sondern lediglich die entsprechende Stelle ausgetauscht oder im Falle einer Ergänzung zügig der neue Teil hinzugefügt werden muss.

Zeitung vs. Zeitschrift – wo liegt der Unterschied?

Der Unterschied ist im Prinzip recht einfach: Zeitungen befassen sich mit tagesaktuellen Geschehnissen und haben nicht unmittelbar einen Themenschwerpunkt / Genre. Außerdem wird bei Tages- bzw. Wochenzeitungen zwischen Tabloid und Broadsheet differenziert. Bei Tabloids (oder auch Yellow Press) handelt es sich um Boulevardzeitungen. Die Inhalte sind hier meist Emotional und Reißerisch. Beispiele aus Österreich wären hier Blätter wie Heute, Österreich und Kronen Zeitung

Im Gegensatz dazu steht das Broadsheet („Großformat“, „breites Blatt“). Hier sind die Texte in der Regel objektiver gehalten. Es bedarf zum Verständnis der Texte mitunter ein Vorwissen bzw. eine höhere sprachliche Bildung. Beispiele aus Österreich wären hier zum Beispiel Der Standard, Falter (Wochenzeitung) oder auch Die Presse bzw. aus internationaler Perspektive gesehen Die Zeit, die Frankfurter Allgemeine Zeitung (F.A.Z. oder auch FAZ) oder unter anderem auch die Neue Züricher Zeitung (NZZ).

Fortlaufendes Sammelwerk vs. Schriftenreihe (Serie)

Ähnlich wie ein Fortlaufendes Sammelwerk erscheint eine Schriftenreihe ohne zeitlicher Begrenzung fortlaufend. Der große Unterschied liegt jedoch darin, dass die Schriftenreihe nicht regelmäßig erscheinen kann beziehungsweise muss. Des Weiteren verfügt jeder Band über einen eigenen Titel (auch Stücktitel genannt), trägt jedoch auch den Serien-/Reihentitel und erhält eine eigene ISBN.

Der Stücktitel ist somit ein in sich geschlossenes Werk oder vereinfacht gesagt, eine Monografie.


Weitere Informationen / Quellen:

Gudrun Henze (2007). Regeln für die alphabetische Katalogisierung in wissenschaftlichen Bibliotheken RAK-WB. (2., überarbeitete und erweiterte Auflage). Leipzig, Frankfurt/Main, Berlin: Deutsche Nationalbibliothek, ISBN 978-3-933641-88-5

Gantert, Klaus (2016). Bibliothekarisches Grundwissen (9., vollständig neu bearbeitete und erweiterte Auflage). Berlin, Boston: De Gruyter Saur. ISBN 978-3-11-032145-6

[ABI] Kurrentschrift – Schwer

Kann nicht, gibts nicht! 😉

Neue Dateien


[ABI] Kurrentschrift – Mittel

Unter folgenden Links findest Du das nächsthöhere Schwierigkeitslevel.

Viel Spaß! 🙂

[ABI] Kurrentschrift – Leicht

Mit diesen zehn Texten kannst Du deine Grundkenntnisse ausbauen. Falls Du Fragen oder Probleme hast, kontaktiere uns bitte über das Kontaktformular! 🙂

[ABI] Kurrent lesen lernen (Übungen)

Beim Anblick mancher in Kurrentschrift verfasster Texte kommt der eine oder andere Lehrling ins Schwitzen, aber das muss nicht sein. Fang einfach beim Schwierigkeitsgrad „Leicht“ an und steigere Dich nach und nach!

Gutes Gelingen! 🙂

[ABI] Wichtige Begriffe aus dem Archivwesen

Akt/Akte:

Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Dokumente, die bei Verwaltungs- oder Geschäftstätigkeiten anfallen. Akten können in einem Aktenheft (Faszikel), einem Aktenbund (Volumen) oder einem Aktenpaket (Konvolut) zusammengefasst sein.

Aktenplan/Ablageplan:

Eine vorausschauend angelegte und gegliederte Regelung zur systematischen Ordnung und Schriftgutverwaltung (records management/Aktenführung) von Unterlagen aus der Registratur.

Akzession:

  • Zugang von Registraturgut ins Archiv;
  • Gesamtheit der zu einem bestimmten Zeitpunkt übernommenen archivwürdigen Unterlagen einer Provenienzstelle

Akzessionsjournal/Zugangsbuch/Inventarbuch:

Das Akzessionsjournal, Zugangsbuch oder schlicht Inventarbuch genannt, dient der genauen Dokumentation einer jeden Übernahme von Registratur- bzw. Archivgut, welche eindeutig mit einer Zugangsnummer gekennzeichnet wird.

Bei der konventionellen Erwerbung durch Ankauf bzw. Schenkung werden Akzessionsjournale in der Regel dadurch erzeugt, dass Rechnungskopien bzw. Schenkungsverträge in der Reihenfolge der Zugangsnummern dokumentiert werden.

Während in elektronischen Erwerbungssystemen alle im System festgehaltenen Kriterien recherchierbar sind, erlauben konventionelle Inventare nur eine Recherche nach der Zugangsnummer bzw. nach dem Datum der Eintragung. (Gantert S. 38, Frankenberger S. 212f)

Archiv, als Begriff:

Das Wort Archiv leitet sich vom alt.gr. archeíon (Amtsgebäude) ab bzw. lat. archivum („Aktenschrank“).

  • Institution, die im Auftrag ihres Trägers Archivgut sammelt und verwahrt
  • Gebäude bzw. Standort
  • Summe eines historisch gewachsenen Bestandes (meist Unikate)
  • Bewahrt das administrative und kulturelle Erbe
  • auf Dauer eingerichteter Gedächtnisspeicher
  • Bestand ordnet sich meist in einer Tektonik
  • Zum Zweck der Rechtssicherheit, Forschung und Dokumentation

Archive haben drei Hauptaufgaben: Bewahren, Erschließen, Vermitteln

Archivalien (siehe auch Bestandskategorien)

Einzahl: die Archivalie (AT) oder das Archivale (DE)

Unspezifische Bezeichnung für Einzelstücke von Registratur-, Archiv- oder Sammlungsgut. Zu den herkömmlichen schriftlichen Archivaliengattungen (Urkunden, Amtsbücher, Akten, Karten und Pläne) gesellen sich audiovisuelle (Fotos, Filme, Tonträger) sowie digitale Medien (z.B. Webseiten). (Ullmann S. 76)

archivalisch:

Das Archivgut bzw. die Archivalien betreffend

Archivar, historisches Berufsbild:

Archivare verwahrten die ihnen anvertrauten Urkunden und Bücher, später auch Akten und hielten sie in Ordnung. Sie waren vielfach studierte Juristen und Verwaltungsbeamte bzw. Historiker.

(siehe auch Kodex ethischer Grundsätze für Archivarinnen und Archivare)

ArchivarInnen, Aufgaben:

  • Übernehmen, Bewerten, Erfassen: auch Verbesserung des Bewertungs- und Skartierungsverfahrens
  • Ordnen, Verzeichnen, Erschließen: Erstellung von Findmittel bzw. Bestandsübersichten, genormte Titelaufnahmen, Entwicklung neuer Klassifikationsschemen
  • Bewahren, Bestandserhaltung: Bedarfsfeststellung und Maßnahmenumsetzung zum dauerhaften Erhalt von Archivgut, Behebung von Schäden verursacht durch inadäquate Lagerung, Brand, Feuchtigkeit, Schimmel- und Insektenbefall mit Unterstützung von RestauratorInnen und spezialisierten Firmen
  • Sicherungs- und Ersatzverfilmung: Beauftragung von SpezialistInnen zur Herstellen einer Zweitüberlieferung z.B. auf Mikrofilm/Mikrofiche, durch Digitalisierung mithilfe reprografischer Verfahren (hochaufgelöst einscannen oder fotografieren) oder Herstellung von Faksimile
  • Beratung und Recherche: ForscherInnenbetreuung, Wissenschaftliche Auswertung in Form von z.B. Publikationen
  • Öffentlichkeitsarbeit: Darstellung gegenüber dem Archivträger und dessen Einrichtungen, Darstellung des Archivs in der Öffentlichkeit, Medienauftritte, Aktivitäten, Ausbau des Serviceangebotes, Zusammenarbeit mit z.B. Schulen, Universitäten und Museen, Gestaltung von Schauvitrinen, Ausstellungen, Symposien und Tagungen

archivarisch:

Den Archivar oder die Archivarin als Person betreffend

Archivarten:

  • Staatsarchive, Behördenarchive
  • Kommunalarchive
  • Stadtarchive
  • Herrschafts- und Familienarchive
  • Kirchliche Archive
  • Universitätsarchive
  • Archive wissenschaftlicher Einrichtungen
  • Wirtschaftsarchive, Firmenarchive
  • Archive von Parteien, Vereinen und Körperschaften
  • Archive für Literatur, Kunst und Wissenschaft
  • Presse-, Rundfunk- und Filmarchive
  • Privatarchive

ArchivbenützerInnen:

Benützer von Archivgut, welche nicht dem jeweiligen Archiv angehören, z.B. SchülerInnen, Studierende, KuratorInnen, ForscherInnen, WissenschaftlerInnen, Geschichts-, Kunst- und Kulturinteressierte.

Archivieren:

Sachgemäße Aufbewahrung und Nutzbarmachung von Archivgut durch Bewertung, Übernahme, Ordnung, Erfassung, Erschließung, Verwahrung und Bereitstellung.

archivisch:

Das Archiv als Institution betreffend.

Archivgesetz(e) und archivrelevante Gesetze in Österreich:

Archivgut:

Im Archiv verwahrte Unterlagen (von öffentlichen Stellen, natürlichen oder juristischen Personen) mit Merkmalen der Archivwürdigkeit, Einmaligkeit, dem historischen Wert und der relevanten Provenienz; dazu zählt auch vom Archiv gesammeltes Dokumentationsmaterial. In der Regel entspricht die Menge 2-3% der abzugebenden Unterlagen einer Provenienzstelle.

Archivgut, eingeschränkte Nutzung (vgl. Österr. Bundesarchivgesetz § 9. (4)):

Die Nutzung von Archivgut ist einzuschränken oder zu versagen, wenn

  1. das Archivgut dadurch gefährdet wird,
  2. ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand verursacht wird,
  3. die Aufgaben des Archivs […] erschwert werden,
  4. eine Vereinbarung mit dem Eigentümer des betreffenden Archivgutes oder eine testamentarische Verfügung oder Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes entgegenstehen,
  5. der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder Reproduktionen hinlänglich erreicht werden kann oder
  6. das Archivgut wegen gleichzeitiger anderweitiger Nutzung nicht verfügbar ist.

Archivregister:

Laut Bundesarchivgesetz ist das Österreichische Staatsarchiv (ÖStA) zur Führung eines öffentlich verfügbaren Archivregisters verpflichtet. Für die Richtigkeit und Aktualität der dort angegebenen Informationen ist jedes Archiv selbst verantwortlich.

Archivsperre (siehe Schutzfrist)

Archivwürdigkeit:

Ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl von zukünftigem Archivgut. Archivwürdig sind Unterlagen, die einen bleibenden Wert haben für Rechtssicherheit, Verwaltung, Wissenschaft und Forschung (historisch, künstlerisch, kulturgeschichtlich).

Bewertungsgrundlagen für die Archivwürdigkeit von Unterlagen sind u.a. die Überlieferungslage, Schließung von Dokumentationslücken, Entstehungszeit, Entstehungsart, Inhalt, federführende Bearbeitung (z.B. durch berühmte Persönlichkeiten) und Mitwirkung an wichtigen Vorgängen.

Ausfertigung:

Als Ausfertigung bezeichnet man die unterschriebene und eventuell mit Stempel oder Siegel gekennzeichnete Version der Reinschrift, welche an den Adressaten versandt wurde.

Autograph(en):

Eigenhändig verfasstes Schriftstück

Belegexemplar:

Exemplar einer Veröffentlichung, das dem Archiv von einem Benutzer gemäß der Benutzungsordnung (z.B. als Verwendungsnachweis, Recht auf Gegendarstellung) übermittelt wird.

Benützer/Benutzer:

Person, die Archivgut zu einem bestimmten Forschungsthema einsieht und auswertet.

Benutzungsordnung:

Regelt die Zuständigkeit, Funktion und Aufgaben des Archivs und beinhaltet Richtlinien zur Benutzung sowie Verhaltensregeln innerhalb der Archivräumlichkeiten.

Bestandserhaltung:

Gesamtkonzeption von Maßnahmen, die dem vorbeugenden Schutz und der Sicherung des Erhaltungszustandes des Archivgutes bzw. der Wiederinstandsetzung beschädigten Archivguts dienen. Dies beinhaltet den Schutz vor chemischen, biologischen und physikalischen Einwirkungen, fachgerechte Lagerbedingungen sowie die Sicherstellung der räumlichen Infrastruktur (abgedunkelter Raum, niedrige Temperatur, stabile Luftfeuchtigkeit). Gegebenenfalls sind Maßnahmen wie Restaurierarbeiten oder Digitalisierung durch reprografische Verfahren zu ergreifen.

Bestandskategorien

  • Schriftdokumente: Urkunden, Akten, Amtsbücher/Geschäftsbücher/Kanzleibücher, Autographen, Manuskripte, Briefe, neu: elektronische Publikationen und Textdateien
  • Audiovisuelle Dokumente: Filme, Videobänder, Schallplatten, Tonbänder, CDs, DVDs, neu: Audio- und Videodateien
  • Bilddokumente: Gemälde, Originalgrafiken, Druckgrafiken, Karten, Fotografien, Plakate, Pläne, neu: Bilddateien und hochaufgelöste Scans
  • Findmittel: Indexbücher/Indices, Register, Bestandskataloge

Bewertung

Überprüfung von archivwürdigen Unterlagen aus dem angebotenen Registraturgut oder andere Unterlagen für die Übernahme ins Archiv und der Skartierung von nicht-archivwürdigen Unterlagen.

Digitalisierung:

Beschreibt die Umwandlung analoger Formate in digitale und beinhaltet Arbeitsprozesse wie Einscannen und elektronisches Erschließen und Verzeichnen.

Denkmalschutzgesetz:

Regelt den Schutz von Denkmälern aufgrund ihrer historischen, künstlerischen oder sonstigen Bedeutung vor Zerstörung, Veränderung und widerrechtlichen Verbringung ins Ausland. Ausfuhrgenehmigungen können beim Bundesdenkmalamt bzw. für Archivalien beim Staatsarchiv beantragt werden.

Dokumentation:

Aufbereitung von thematisch zusammengehörigen Dokumenten, welche im Auftrag des Trägers gesammelt werden.

DMS – Dokumentenmanagementsysteme:

Computerunterstützte Systeme, die de Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten zuverlässig sicher stellen.

Druckschriften:

Jahresberichte, Annalen, Gesetzes- und Verordnungsblätter, Amtskalender, Telefonbücher

Dossierprinzip (siehe Ordnungsprinzipien)

ELAK – elektronischer Akt:

Der ELAK ist ein bundesweites System der elektronischen Aktenverarbeitung in Österreich und ist eine der bedeutendsten E-Government-Entwicklungen für Verwaltungsabläufe und die Kommunikation zwischen Behörden, Ämtern, den Dienststellen der Verwaltung und der Wirtschaft.

Vorteile: verkürzte Bearbeitungszeit, Abläufe können parallel und standardisiert durchgeführt werden, Recherchen werden direkt vom Arbeitsplatz aus gemacht, der Arbeitsprozess ist transparent

EBLIDA – European Bureau of Library, Information and Documentation Associations

Erschließung:

Ordnung, Verzeichnung und Auffindbarmachung von Unterlagen unter Anwendung bestimmter Richtlinien (z.B. ISAD(G)).

Expedition (abk. ex./exp./exped./expedit.)

Mit Expedition werden in der Aktenkunde Arbeitsgänge bezeichnet, die mit der Ausfertigung und dem Abgang von Schriftstücken verbunden sind. (Ullmann S. 92)

Faksimile:

Das Wort Faksimile leitet sich aus dem lat. fac simile („mache es ähnlich“) ab und ist eine originalgetreue Reproduktion eines Dokuments mithilfe reprografischer Verfahren (Scannen, Fotografieren, Plotten, Drucken).

Findmittel/Findbuch/Findbehelf:

Verzeichnisse und Bestandsübersichten für das Verständnis, die Nutzung und Auswertung von Archivgut, z.B. Indices (Einzahl: Index), Register, Nachschlagewerke, Bestandslisten, Datenbanken.

Findbücher bilden die Grundlage für die Benutzung von Archivgut durch die interessierte Öffentlichkeit. Sie enthalten neben einer Einleitung und Registern die klassifizierten Archivalientitel, um den Benutzer an die von ihm gesuchten Dokumente heranzuführen. Amtsbücher, Kirchenbücher und Matrikelbücher zählen hingegen zu den archivalischen Quellen. (Ullmann S. 72)

Foliierung 

Blattzählung zur Umfangsbestimmung eines Aktes.

ICA – International Council of Archives (Internationaler Archivrat)

ISAD(G) – International Standard of Archival Description (General):

Leitfaden für die methodische Erschließung von Unterlagen in ihrem Provenienzzusammenhang. Ist unabhängig vom Medium universell anwendbar und bildet eine Tektonik von oben nach unten. Folgende Angaben sind verpflichtend anzugeben: Signatur, Titel, Provenienzstelle, Laufzeit, Umfang und Verzeichnungsstufe.

Kodex ethischer Grundsätze für Archivarinnen und Archivare:

Wurde 1996 anlässlich des Internationalen Archivkongresses in Peking beschlossen.

Konzept:

Meist handschriftlicher Erstentwurf eines Schriftstückes mit Gesprächs- und Protokollnotizen. In weiterer Folge wird eine Reinschrift erstellt.

Laufmeter/laufender Meter:

Ein laufender Meter (lfm) ist die nicht normierte Maßeinheit für den räumlichen Umfang von Archivgut. Je nach Lagerungsart existieren verschiedene Berechnungsgrundlagen:

= 1 Stapel Akten in Höhe von 1m

= 3 Stapel Akten in Höhe von 0,33m bei liegender Aufbewahrung

= 1m Regalboard bei stehender Aufbewahrung der Akten. (Ullmann S. 36)

Matrikel/Matrikelblätter/Matrikelbücher:

Sind amtliche bzw. von öffentlichen Stellen erstellte Personenverzeichnisse. Im österreichischen Hochschulwesen werden historische Matrikel auch „Nationale“ genannt (= Einschreibedokumente der Studierenden).

Metadaten:

Metadaten sind „Daten über Daten“ und dienen zur Identifikation von meist elektronischen Dokumenten. Sie beinhalten u.a. Informationen über Herkunft, Entstehungszusammenhang, beteiligte Personen und Aktualität.

Nachlass:

Hinterlassenschaft einer natürlichen Person, die aus deren privater, gesellschaftlicher, künstlerisch-literarischer und dienstlicher Tätigkeit hervorgegangen ist und die ein Archiv gemäß seinem Zweck als Schenkung, Ankauf oder Dauerleihgabe übernimmt. Z.B.: Briefe, Tagebücher, wissenschaftliche und schriftstellerische Manuskripte, Lebensdokumente, Sammlungen (Fotos, Kunstwerke, Architekturpläne, Karten, etc.).

ÖGDI – Österreichische Gesellschaft für Dokumentation und Information

Ordnung von Schriftstücken:

Schriftstücke innerhalb eines Aktes können hintereinander (buchmäßig) oder voreinander (kaufmännisch) gereiht sein. (Ullmann, S. 74)

Ordnungsprinzipien:

  • Provenienzprinzip (=Herkunftsprinzip): Bestand wird übernommen, ohne ihn zu verändern. Die Ordnung spiegelt den Entstehungs- und Wirkungszusammenhang wider.
    • Registraturprinzip: Leitet sich vom Provenienzprinzip ab. Sofern diese sinnvoll erscheint, wird die ursprüngliche Ordnung beibehalten.
  • Pertinenzprinzip (von lat. pertinere = betreffen): Archivgut wird thematisch nach Sachgruppen geordnet, ohne Rücksicht auf die Provenienzstelle zu nehmen. Rückschlüsse über den ursprünglichen Entstehungszusammenhang gehen hierbei jedoch unwiderruflich verloren.
  • Dossierprinzip: Mischform zwischen Provenienz- und Pertinenzprinzip. Der Bestand bleibt erhalten und wird in sich in Sachgruppen geordnet.

Paginierung

Paginierung ist die Nummerierung aller Seiten einer Akte. Im Gegensatz zur Foliierung (Blattzählung) findet sie im Archivwesen jedoch nur in Ausnahmefällen Anwendung. So genannte Paginierstempel erleichtern die monotone, aber notwendige Tätigkeit zur Formierung von lose verwahrten Unterlagen. Das Quadrangel bezeichnet eine Sonderform der Paginierung in der Registratur und leitet sich aus der meist quadratischen Einrahmung der Seitenzahl ab. (Ullmann S. 92)

Pertinenzprinzip (siehe Ordnungsprinzipien)

Provenienzprinzip (siehe Ordnungsprinzipien)

Provenienzstelle:

Organisationseinheit, Dienststelle oder Person, die dem Archiv Unterlagen anzubieten hat oder Unterlagen abgibt; Erzeuger von Unterlagen.

Raumklima:

wird mit einem Thermohygrometer gemessen, Schwankungen in Temperatur und Luftfeuchtigkeit gering halten, zur Regulierung Luftbe- bzw. entfeuchter verwenden.

  • Papier, Pergament 16-20°C und 40-60% relative Luftfeuchtigkeit
  • Fotografien 16-20°C und 30-35% relative Luftfeuchtigkeit
  • Dias, Ektachrome, Negative 13°C und 25-30% relative Luftfeuchtigkeit
  • Schallplatten, Tonbänder 25°C und unter 60% relative Luftfeuchtigkeit

Reinschrift:

Auf Grundlage des Konzeptes erstellte der Kanzleischreiber eine Reinschrift, welche in späterer Folge unterzeichnet und eventuell mit einem Siegel versehen wurde. Das fertige Dokument, welches an den Adressaten entsendet wurde, nennt man Ausfertigung.

Registratur/Ablage:

  1. Hilfsabteilung einer Verwaltungsdienststelle, die die für den laufenden Betrieb noch benötigten Unterlagen geordnet verwaltet und bei Bedarf zur Verfügung stellt
  2. Schriftgutbestand (Registraturgut)

Registraturprinzip (siehe Ordnungsprinzipien)

Reprografische Verfahren

Sind Verfahren der lichttechnischen Wiedergabe in bleibender Form, dazu gehören beispielsweise das Scannen, Kopieren und Ausdrucken.

Retrokonversion:

Erfassung und Umwandlung von hand- oder maschinschriftlichen Findmitteln in digitale Formen, meist Datenbanken.

Schutzverfilmung/Sicherungsverfilmung:

Methode zur Herstellung von Reproduktionen zum Schutz von besonders empfindlichem Material, wo nach der Digitalisierung/Verfilmung nur noch die Ersatzmedien (Mikrofilm, Mikrofiche, Digitalisat) für die Benutzung zu Verfügung stehen.

Schutzfrist (auch Archivsperre oder Sperrfrist):

Archivgesetzlich bestimmte Frist (lt. Bundesarchivgesetz 30 Jahre nach der letzten Bearbeitung), innerhalb welcher Archivgut für die allgemeine Benützung gesperrt und somit nicht zur Benutzung verfügbar ist.

Siegel/Siegelkunde/Sphragistik:

Neben Erkennungszeichen und Verschlussmittel hauptsächlich wichtigste Beglaubigungsform für schriftliche Rechtshandlungen. Mit Vorkommen, Form und Bedeutung befasst sich die Siegelkunde (Sphragistik).

Signatur:

Eine Signatur dient der eindeutigen Kennzeichnung und/oder Verstandortung von Archivalien und besteht meist aus einer Kombination aus Buchstaben und Zahlen.

Skartierung:

Unter Skartierung wird vor allem im österreichischen Archivwesen die datenschutzgerechte Vernichtung nicht archivwürdig bewerteter Unterlagen verstanden. In Deutschland hat sich der Begriff Kassation etabliert, während die Synonyme Aussonderung, Ausscheidung oder Makulierung nur noch gelegentlich Verwendung finden. (Ullmann S. 86)

Sperrfrist (siehe Schutzfrist)

Thermohygrometer

Ein Thermohygrometer, auch Klimamesser genannt, vereint Thermometer und Hygrometer. Mit diesem Gerät wird sowohl die Raumtemperatur als auch die relative Luftfeuchtigkeit gemessen und abgelesen. Das Thermohygrometer ist notwendig, um die Einhaltung optimaler Lagerbedingungen für Archivgut kontrollieren zu können. (Ullmann S. 36)

Tektonik:

Ordnung des Gesamtbestandes eines Archives durch Gliederung und Reihung in Gruppen oder Archivabteilungen.

BESTAND – (Teilbestand) – SERIE – AKT – SCHRIFTSTÜCK

Beispiel: Verwaltungsakten der ehemaligen k. k. Kunstgewerbeschule Wien – Jahr 1938 – Bewerbungen zum Hilfslehrer – einzelnes Bewerbungsschreiben

Thesaurus:

Alphabetisch und systematisch geordnetes Verzeichnis von Wörtern und eines bestimmten Anwendungsbereiches.

Unterlagen (siehe Bestandskategorien)

Urheberrecht:

  • Regelt die Urheber- und Werknutzungsrechte an einem Werk der Literatur, Tonkunst, bildenden Kunst. Die Geltungsdauer der Werknutzungsrechte ist mit 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers festgesetzt.
  • Vervielfältigung zum eigenen Gebrauch (ohne Zustimmung des Urhebers) auf Papier oder einem ähnlichen Träger ist gestattet
  • Archive dürfen eine Sicherungskopie ihrer Werke erstellen, diese aber nicht zur selben Zeit wie das Original verleihen/ausstellen.
  • Archivierungskopie von veröffentlichten, aber nicht erschienenen oder vergriffenen Werken
  • Vervielfältigung auf digitale Träger ist erlaubt, wenn damit kein un/mittelbarer wirtschaftlicher oder kommerzieller Zweck verfolgt wird.
  • Vervielfältigung ganzer Bücher ist nur mit Zustimmung des Urhebers möglich, außer es wird abgeschrieben/abgetippt, ist vergriffen oder noch nicht erschienen.
  • Vervielfältigung für Dritte:
    • Einzelstücke, unentgeltlich, zum eigenen Gebrauch
    • Einzelstücke, entgeltlich, mit Hilfe reprografischer Verfahren
    • Für Objekte, Hinweis auf Rechte des Archivs, Verwendungsgebühr

Urkunde(n):

Unter Beachtung bestimmter Formen der Textgestaltung und Beglaubigung mit Siegel angefertigte Schriftstücke über Rechtshandlungen oder rechtliche Tatbestände.

VÖA – Verband der österreichischen Archivarinnen und Archivare

Wappen/Wappenkunde/Heraldik:

Bezeichnet die Regeln zur Beschreibung und Gestaltung von Wappen (= Abzeichen in Form eines Schildes für eine Person oder Gemeinschaft/Land).

Verwendete bzw. weiterführende Literatur und Websites:

Beck, F. (2012). Die archivalischen Quellen : Mit einer Einführung in die Historischen Hilfswissenschaften (5., erw. und aktualisierte Aufl.).

Frankenberger, R. (2004). Die moderne Bibliothek : Ein Kompendium der Bibliotheksverwaltung.

Franz, E., Lux, T., & Wissenschaftliche Buchgesellschaft VerlegerIn. (2018). Einführung in die Archivkunde (9., vollständig überarbeitete und erweiterte Aufl.).

Gantert, K., & Hacker, R. (2008). Bibliothekarisches Grundwissen (8., vollständig neu bearbeitete und erweiterte Auflage. ed.).

Menne-Haritz, A. (2000). Schlüsselbegriffe der Archivterminologie : Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft (3., durchgesehene Aufl.).

Reimann, Bockhorst, Höötmann, Reimann, Norbert, Bockhorst, Wolfgang, & Höötmann, Hans-Jürgen. (2014). Praktische Archivkunde : Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Archiv (3., aktualisierte Aufl.).

Ullmann, D. (2008). Ullmanns Archiv-Quiz : 150 Fragen & Antworten rund um das Archivwesen ([Quizreihe]).

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[ABI] Crashkurs Bibliothek (inkl. Wichtige Begriffe aus dem Bibliotheksjargon)

Im Nachstehenden Text erhältst Du einen Crashkurs zum Thema Bibliothekswesen. Bitte beachte, dass er nur einen groben Überblick über die Thematik gibt und nicht Spezialisierungen diverser Institutionen enthält. Außerdem findest Du am Ende eine Übersicht der wichtigsten Begriffe rund um das Thema Bibliothek.

Das Skriptum wird laufend erweitert, also bitte beachte die Angabe der Version.